Bent u dit jaar van plan om te investeren in een wagenparkbeheeroplossing? Grote kans dat uw kosten lager zullen uitvallen, u efficiënter te werk kunt gaan en dat de veiligheid zal verbeteren. Maar welke oplossing is uiteindelijk het meest geschikt voor uw wagenpark? Deze 5 stappen helpen u een weloverwogen beslissing te maken.
Op zoek naar de juiste oplossing voor wagenparkbeheer
1. Prioriteer uw doelstellingen
Naar welke meerwaarde bent u op zoek bij de keuze voor een wagenparkbeheeroplossing? Om hierachter te komen, is het verstandig de volgende voordelen van voertuigtelematica voor uw bedrijf te prioriteren:
- Efficiënter plannen en meer controle: voertuigtelematica geeft u nonstop inzicht in waar uw chauffeurs en voertuigen zich bevinden. Met een platform voor wagenparkbeheer heb je inzicht in hoe lang ze bij een klant zijn en wie bijvoorbeeld een extra werkorder kan afhandelen.
- Hogere productiviteit en meer veiligheid: route-optimalisatie en inzicht in files zorgen ervoor dat uw chauffeurs meer werkorders kunnen realiseren en de veiligste routes kunnen kiezen.
- Lagere brandstof- en onderhoudskosten: krijg toegang tot prestatiegegevens van chauffeurs en ontvang waarschuwingen wanneer voertuigonderhoud nodig is, zodat u problemen kunt aanpakken voordat ze tot stilstand leiden.
- Nauwkeurige administratie: automatiseer rittenregistraties voor salarisadminstratie, facturering of om te voldoen aan de wet- en regelgeving. Een oplossing die is geïntegreerd met systemen voor salaris- en financiële administratie kan papierwerk verminderen en helpen bij het oplossen van facturerings- of gerelateerde geschillen.
2. Betrek uw collega’s bij het beslissingstraject
Wie in uw bedrijf zal te maken hebben met de wagenparkbeheeroplossing? Neem hen zo vroeg mogelijk mee in het proces. Zorg ervoor dat u uw chauffeurs of een vertegenwoordiger van uw chauffeurs op de hoogte houdt. Aangezien zij de oplossing dagelijks zullen gebruiken, is het essentieel dat ze meteen de voordelen ervan begrijpen. Luister naar ze en neem eventuele zorgen over veiligheid of privacy bij ze weg.
3. Vraag leveranciers om voorstellen
Nadat u de keuze heeft gemaakt voor een wagenparkoplossing die bij uw bedrijf past, is het tijd om rond te kijken. Neem contact op met de leverancier die u online of via via heeft gevonden. Vertel over uw doelstellingen en vraag vervolgens om een voorstel voor de oplossing waarvan zij denken dat deze het beste bij uw bedrijf kan werken. Dit is niet alleen de eenvoudigste manier om aan informatie te komen die u nodig heeft – in plaats van de ene na de andere brochure door te spitten – het geeft u ook een goed beeld van hoe de leverancier klanten beheert. Dit wordt een langdurige relatie, dus de kwaliteit van de dienstverlening kan net zo belangrijk zijn als de software zelf.
4. Maak uw keuze!
Zodra u een paar voorstellen heeft ontvangen, kunt u een shortlist maken van fleet management-oplossingen. Vraag de leveranciers van de shortlist om dieper in te gaan op de elementen van hun voorgestelde oplossing. Zorg ervoor dat ze uitleggen wat deze kernfunctionaliteiten zullen opleveren:
- GPS voertuigvolgsysteem
- Analyse rijvaardigheden
- Professionele navigatie
- Personeelsbeheer
- Geofencing
- Rapportage
Ga proactief op onderzoek uit. Vraag naar demo’s, neem contact op met eventuele referenties die de leverancier heeft gebruikt en grijp elke kans aan om het systeem uit te proberen. Hoe scoort de shortlist van leveranciers? Welk voorstel kan u op weg helpen naar succes op de lange termijn? Neem ook contact op met uw IT-afdeling voor eventuele vragen over hardware en software, gegevensbeveiliging en privacy, apps en integraties van derden. Een alles-in-één oplossing kan uw besluitvormingsproces vergemakkelijken. Webfleet biedt alles wat nodig is om een wagenpark efficiënter, veiliger en duurzamer te laten werken.
5. Laat het contract opstellen
Zodra u een beslissing heeft genomen, bespreekt u de voorwaarden en tarieven met de leverancier van de wagenparkbeheeroplossing. Ook maakt u afspraken over planning, installatie, training en service. U wilt er immers zeker van zijn dat het nieuwe systeem optimaal wordt ingevoerd en dat iedereen er direct mee kan werken.
Leg alles vast in een contract, met afspraken over onderhoud, garantie en zekerheid. Ook is het verstandig om via een aparte overeenkomst afspraken te maken over dataprivacy, om vast te leggen wie toegang heeft tot welke data en waarom.
Deze fase is bepalend voor uw leveranciersrelatie. Het is het begin van een langdurige samenwerking waarin persoonlijke aandacht, professionele ondersteuning en continu verbeteren de sleutel tot succes zijn.