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Schneller beim Kunden dank TomTom Telematics und Sage

Leipzig, 15. Juli 2015
Für Serviceunternehmen sind kurze Reaktionszeiten geschäftsentscheidend. Je schneller ein neuer Auftrag angenommen und an den richtigen Techniker weitergeleitet wird und je weniger Zeit dieser bei der Anfahrt zum Einsatzort verliert, desto höher ist letztlich die Kundenzufriedenheit. Das gilt vor allem bei Notfällen wie verstopften Abflüssen, mit denen zum Beispiel die Clean-Rohr Service GmbH täglich zu tun hat: Wer bei dem Berliner Dienstleister anruft, erwartet eine sofortige Lösung für sein Problem. Dass die Mitarbeiter von Clean-Rohr innerhalb kurzer Zeit zur Stelle sein können, wenn beim Kunden das Wasser steht, verdanken sie einer modernen Softwarelösung: der vor rund drei Jahren eingeführten Kombination aus der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware Sage Office Line und der innovativen Flottenmanagement-Plattform WEBFLEET von TomTom Telematics.

«Früher hatten wir sieben verschiedene Programme im Einsatz, um den Tagesablauf der Mitarbeiter zu planen. Heute läuft alles über das zentrale Service-Center – ein Portal, von dem man sowohl auf die ERP- als auch auf die Flottenmanagement-Lösung zugreifen kann. Das ist wesentlich schneller und effizienter», vergleicht Steffen Wölfer, IT-Verantwortlicher bei Clean-Rohr. «Dadurch können wir unseren Kunden einen besseren Service bieten und wirtschaftlicher arbeiten.»

Vor allem in der Auftragszuteilung sind die Effizienzsteigerungen mit WEBFLEET enorm: Aus dem Service-Center heraus übermittelt das integrierte System den aktuellen Auftrag direkt an das Navigationsgerät TomTom PRO 7100 im Fahrzeug, das zeitaufwändige Telefonieren mit den Fahrern entfällt. Außerdem können sich die Fahrer besser auf den Verkehr konzentrieren, und die Leitungen der Disposition bleiben für Kundengespräche frei. Und schließlich ist die elektronische Auftragsübermittlung weniger anfällig für Fehler und Missverständnisse. «Unsere Fahrer sind schneller beim Kunden – Zeitverluste durch Falschfahrten kommen so gut wie nicht mehr vor», freut sich Wölfer. «Unsere Kunden wissen das zu schätzen – schließlich handelt es sich meistens um Notfälle.»

Die Adresse erscheint im Display, wird vom Fahrer per Tastendruck bestätigt und landet automatisch im ERP-System. Von jetzt an wird der Auftragsstatus verfolgt. Über das im Fahrzeug installierte Ortungsgerät der Serie TomTom LINK hat die Zentrale immer den Überblick, welcher Fahrer sich gerade wo befindet. Dadurch können die Disponenten dem Servicetechniker einen neuen Auftrag zuteilen, der gerade frei ist und am schnellsten vor Ort sein kann. Automatisch übertragen wird, wann der Fahrer den Auftrag annimmt, zum Einsatzort fährt, vor Ort angekommen ist, den Auftrag bearbeitet und wieder verfügbar ist. «Dauert ein Einsatz etwas länger, können wir den Kunden sofort informieren oder umplanen», erläutert Wölfer. Zudem leitet die Navigationsfunktion mit TomTom Traffic den Fahrer an Staus und Behinderungen vorbei und zeigt die jeweils zu erwartende Ankunftszeit an. «Damit können wir verkehrsbedingte Verzögerungen sofort an den Auftraggeber weitergeben. Auch das ist ein wichtiger Beitrag zur Kundenzufriedenheit.»