Wenn Ihr Fuhrpark Busse und Lkw umfasst, wird Ihnen bekannt sein, dass Sie die Vorschriften zu den Lenkzeiten einhalten müssen. Schließlich könnten bei Verstößen empfindliche Bußgelder auf Sie zukommen.
Die diesbezüglichen EU-Vorschriften sind jedoch komplex und es ist nicht immer klar, welche Anforderungen unter bestimmten Umständen gelten.
Wir bei Webfleet, möchten es Ihnen leichter machen. Hier geben wir Ihnen einen kurzen Überblick zum Thema Fahrtenschreiber für Lkw und Busse und zur Einhaltung der Lenkzeitvorschriften. Erfahren Sie, warum es diese Vorgaben gibt, wie ein (digitaler) Fahrtenschreiber funktioniert, welche Grundregeln gelten und wie Sie mühelos für deren Einhaltung sorgen können.
Webfleet: Eine zentrale Plattform für alles
Als Manager eines Fuhrparks aus dem Transportsektor haben Sie viel zu tun –Zeitpläne, Routen, Sicherheit, Schutz, Fahrer, Compliance, Wartung, Kraftstoff, Kosten und vieles mehr. Wie viel einfacher wäre es, wenn Sie eine zentrale Plattform für all diese Aufgaben hätten?
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Welchen Zweck haben die Vorschriften zur Erfassung der Lenkzeiten mit digitalen Fahrtenschreibern?
Es gibt gleich zwei Hauptgründe, aus denen die Europäische Union die Lenkzeiten begrenzt und vorschreibt, dass sie mit einem Fahrtenschreiber (auch Tachograph genannt) erfasst werden müssen.
Erstens wird so sichergestellt, dass die Fahrer am Steuer nicht übermüdet sind. Das dient nicht nur der Sicherheit der Fahrer, sondern auch dem Schutz der anderen Verkehrsteilnehmer. Zweitens wird ein gesunder Wettbewerb gefördert, weil kein Unternehmen seine Mitbewerber dadurch benachteiligen kann, dass es seinen Fahrern übermäßig lange Arbeitszeiten abverlangt.
Das Fahrpersonalgesetz (FPersG), bzw. die Regeln der Fahrpersonalverordnung (FPersV) legen fest, wann Lkw Fahrer Pausen (Fahrunterbrechungen) einlegen müssen. Die Vorschriften gelten für alle Berufskraftfahrer, die ein Fahrzeug mit über 3,5t Gesamtgewicht steuern. Die Regelungen betreffen also nicht nur Lkw Fahrer, sondern auch Busfahrer.
Parallel gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Neben der eigentlichen Tätigkeit des Fahrens, hat ein Lkw Fahrer noch weitere Aufgaben wie Be- und Entladen, Reinigung und Wartung zu übernehmen. Diese zählen nicht zur Lenkzeit, aber zur Arbeitszeit. Daher sind sie bei der Einsatzplanung zu beachten.
Was ist ein digitaler Fahrtenschreiber?
Digitale Fahrtenschreiber (auch EG-Kontrollgerät genannt) zeichnen die Zeit, die Geschwindigkeit und die Entfernung der Fahrten Ihrer Fahrer auf. Das Gerät ist fest in Ihren Fahrzeugen eingebaut und erfasst ab dem Beginn einer Fahrt automatisch die relevanten Informationen.
Der Fahrtenschreiber für Lkw und Busse ist also vergleichbar mit einem Elektronisches Fahrtenbuch. Die aufgezeichneten und archivierten Daten des (digitalen) Fahrtenschreibers werden dazu verwendet, die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten sowie Lenkzeitunterbrechungen zu überprüfen. Analoge Fahrtenschreiber wurden bereits in den 1950er Jahren eingeführt und mittlerweile großflächig durch digitale Fahrtenschreiber ersetzt.
Wann ist ein (digitaler) Fahrtenschreiber Pflicht?
In der europäischen Union ist ein Einbau eines Fahrtenschreibers verpflichtend.
Seit dem 01.05.2006 ist der Einbau eines digitalen Tachographen für alle in der EU hergestellten Nutzfahrzeuge gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft alle gewerblich genutzten neu zugelassenen Fahrzeuge mit einem Gewicht von über 3,5t oder mehr als 9 Sitzen für Fahrgäste. Eine Umrüstung für Bestandsfahrzeuge auf digitale Fahrtenschreiber ist nicht verpflichtend, sofern der Lkw über einen analogen Fahrtenschreiber verfügt:
Ab Mitte Juni 2019 gelten jedoch neue Bestimmungen. Von diesem Zeitpunkt an müssen alle neuen Fahrzeuge mit einem sogenannten Smart Tachograph ausgestattet sein. Diese Geräte bieten mehr Sicherheit und Effizienz, eine offene Schnittstelle für zusätzliche Dienste und ein eigenes Kommunikationssystem mit beschränkter Reichweite, um den Kontrollprozess zu vereinfachen. Damit können auch die Lenk- und Ruhezeiten Ihrer Fahrer optimal erfasst werden.
Ausnahmen von der Nutzungspflicht digitaler Fahrtenschreiber
Nicht alle Fahrzeuge mit über 3,5t Gewicht haben die Pflicht, einen digitalen Fahrtenschreiber einzubauen. Dazu zählen unter anderem:
- Fahrzeuge, die Personen in einem Umkreis von unter 50km befördern
- Fahrzeuge von Polizei und Feuerwehr
- Fahrzeuge mit unter 40km/h
- Fahrzeuge der Pannenhilfe (bei einem Umkreis von 100km um den jeweiligen Standort)
- Fahrzeuge, die bei einer Testfahrt eingesetzt werden und noch nicht in Betrieb genommen wurden
Prüfung der Fahrtenschreiber
Digitale und analoge Fahrtenschreiber in Lkw und Bussen müssen gemäß §57b StVZO aller zwei Jahre einer Fahrtenschreiberprüfung unterzogen werden. So wird sichergestellt, dass Lenk- und Ruhezeiten korrekt erfasst werden. Eine entsprechende Prüfbescheinigung bestätigt die durchgeführte Fahrtenschreiberprüfung.
Aufzeichnung und Auslesen der Daten mit dem digitalen Fahrtenschreiber
Bei analogen Fahrtenschreibern werden Lenk- und Ruhezeiten auf sogenannten Tachoscheiben aus Papier erfasst. Diese Geräte müssen regelmäßig alle zwei Jahre kontrolliert und geeicht werden.
Digitale Tachographen erfassen die Daten in einem versiegelten Speichermodul. Zur Datenerfassung ist eine Fahrerkarte notwendig. Diese dient als personengebundener Nachweis, auf dem der digitale Fahrtenschreiber sämtliche Daten zur Fahrt speichert. Die Fahrerkarten haben in der Regel Kapazität zur Aufzeichnung von 28 Tagen. Im Speichermodul selbst können die Daten von bis zu 365 Tagen erfasst werden.
Die Daten können von der Polizei, dem Bundesamt für Güterverkehr und Zoll sowie dem Unternehmen/Werkstätten ausgelesen werden.
Pflicht zur Aufbewahrung der Fahreraufzeichnungen/Fahrerdaten
Sie sind zudem verpflichtet, die gespeicherten Daten über einen bestimmten Zeitraum zu archivieren. Die Daten der Fahrerkarten müssen nach spätestens 28 Tagen, und die des Tachographen nach 90 Tagen ausgelesen und für mindestens 1 Jahr sicher gespeichert werden. Warum das Auslesen der Fahrtenschreiber Daten so wichtig ist und wie Sie die Abläufe optimal gestalten und automatische Downloads nutzen können, lesen Sie hier.
Warum das automatische Auslesen von Fahrtenschreiber- Daten so wichtig ist
Auch ein Nachtrag von Daten ist bei digitalen Fahrtenschreibern möglich, wenn sie nötig sind, um eine lückenlose Aufzeichnung der Daten sicherzustellen. Ein Nachtrag kann z.B. dann nötig werden, wenn der digitale Fahrtenschreiber selbst oder die Fahrerkarte defekt sind und daher eine manuelle Aufzeichnung notwendig ist.
Wer muss mit Bußgeldern rechnen?
Wenn einem Unternehmen Verstöße gegen die Lenkzeitvorschriften nachgewiesen werden, kann dies Bußgelder und in manchen Fällen auch Freiheitsstrafen nach sich ziehen. Darüber hinaus kann dem Unternehmen die Zulassung entzogen werden. Sowohl die Unternehmen als auch die Fuhrparkmanager und die Fahrer können für nachweisliche Verstöße zur Rechenschaft gezogen werden. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Zeitplanung könnte beispielsweise kein digitaler Fahrtenschreiber der für die Zusammenstellung der Auftragstouren zuständige Mitarbeiter verantwortlich gemacht werden, bei einer unzureichenden Schulung der Fahrer oder bei Unterlassung der standardmäßigen Arbeitszeitkontrollen der Fuhrparkmanager.
Zudem drohen Bußgelder bei Verstößen gegen die Pflicht, einen Fahrtenschreiber in Lkw oder Bussen zu verwenden. Ist beispielsweise kein digitaler Fahrtenschreiber verbaut oder wird dieser nicht vorschriftsgemäß benutzt, werden Bußgelder für Fahrer und Unternehmen fällig. Auch wenn der Fahrer die Fahrerkarte nicht vorweisen kann, muss mit Strafen gerechnet werden. Werden die Daten aus dem digitaler Fahrtenschreiber nicht ordnungsgemäß archiviert, droht dem Fuhrunternehmen ebenfalls ein Bußgeld entsprechend dem Lkw-Bußgeldkatalog.
Lenkzeiten und Ruhezeiten: Das sind die wichtigsten Regeln
Lenkzeiten und Arbeitszeiten für Lkw-Fahrer
Es ist vorgeschrieben, wie lange Ihre Fahrer während eines Zeitraums von zwei Wochen, einer Woche bzw. einem Tag fahren dürfen.
Als Lenkzeit wird die Zeit bezeichnet, in der ein Fahrer mit dem tatsächlichen steuern des Lkw/Busses beschäftigt ist. Als Lenkzeiten gelten zudem auch Standzeiten durch Ampeln, Stau, Bahnschranken oder an Grenzen.
Grundsätzlich ist nach 4,5 Stunden Lenkzeit eine Pause von mindestens 45 Minuten einzulegen. Entscheidend ist, dass die Pausenzeiten zur Erholung und nicht zur Erledigung weiterer Arbeiten, wie z.B. das Be- und Entladen, genutzt werden dürfen.
Zudem ist festgelegt, dass die übliche tägliche Lenkzeit nicht mehr als 9 Stunden betragen darf. Mit Ausnahmeregelung darf die tägliche Lenkzeit für maximal zwei Tage in einer Woche auf 10 Stunden erhöht werden. Auch hier gilt das Gebot mindestens 45 Minuten nach maximal 4,5 Stunden Lenkzeit zu nehmen.
Zeitraum Höchstlenkzeit pro Fahrer Ein Tag 9 Stunden Eine Woche 56 Stunden Zwei Wochen 90 Stunden Aufgaben neben der Tätigkeit des Fahrens (Be- und Entladen etc.) zählen nicht zur Lenkzeit, allerdings zur Arbeitszeit des Lkw Fahrers. Die Pausen müssen auch die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes berücksichtigen. So ist vorgeschrieben, dass die tägliche Arbeitszeit bei 8 Stunden liegt und an einzelnen Tagen auf 10 Stunden verlängert werden kann.
Tägliche Pausen und Ruhezeiten für Lkw Fahrer
Pro 4,5 Stunden Lenkzeit müssen die Fahrer mindestens 45 Minuten Pause machen. Dabei ist eine zusammenhängende Pause ebenso möglich wie die Aufteilung in zwei kleinere Pausen: Die erste Pause muss mindestens 15 Minuten betragen und die zweite mindestens 30 Minuten. Die Reihenfolge dieser Pausen darf nicht getauscht werden.
Jeder Fahrer muss pro Tag eine Mindestruhezeit von 11 Stunden einhalten. Wird diese Ruhezeit nicht am Stück in Anspruch genommen, sondern auf zwei kürzere Ruhezeiten verteilt, so muss die Gesamtdauer um eine Stunde verlängert werden, sodass eine 9-stündige und eine 3-stündige Ruhezeit entstehen.
An 3 Tagen pro Woche kann ein Fahrer seine Ruhezeit auf 9 Stunden verkürzen. Die täglichen Ruhezeiten müssen jedoch stets innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Ruhezeit des Fahrers eingelegt werden.
Regeln zum Auslesen der Daten
Die Fahrzeug- und Fahrerkartendaten müssen regelmäßig erfasst und ausgewertet werden – mindestens alle 28 Tage für jeden Fahrer und mindestens alle 90 Tage für jedes Fahrzeug.
Wöchentliche Ruhezeiten Lkw/Bus
Pro Fahrwoche muss ein Fahrer mindestens 45 Stunden Ruhezeit am Stück einhalten. Die Ruhezeit muss spätestens 6 Tage (6x24 Stunden) nach Ende der letzten Ruhezeit des Fahrers beginnen.
Die Fahrer haben allerdings die Möglichkeit, ihre wöchentliche Ruhezeit zu verkürzen. Der Fahrer kann innerhalb von 6 Tagen nach Ende seiner letzten Ruhezeit auch lediglich eine Ruhezeit von – mindestens – 24 Stunden in Anspruch nehmen. Dies muss dann vor Ende der dritten Woche, nachdem die verkürzte Ruhezeit in Anspruch genommen wurde, an einem Stück und im Anschluss an eine Ruhezeit von mindestens 9 Stunden ausgeglichen werden.
Die wöchentlichen Ruhezeiten müssen jeweils an einem Stück genommen werden und der Fahrer darf während dieser Zeit keiner anderen beruflichen Tätigkeit nachgehen.
Wie behalte ich die Einhaltung der Lenkzeitvorschriften im Griff?
Bislang wurden die Lenkzeiten im Fernverkehr in der Regel manuell von den Fahrern erfasst. Die Ergebnisse sind selten optimal. Allzu oft unterlaufen den Fahrern im Arbeitsalltag Fehler beim Ausfüllen der Formulare und das bringt einen erhöhten Verwaltungsaufwand für die Fuhrparkmanager mit sich. Die Berge von Unterlagen, aus denen der Verlauf der Tachographendaten mühsam rekonstruiert werden muss, erschweren und verlangsamen die Kontrollen.
Aus diesem Grund stellen immer mehr Unternehmen auf papierlose Verfahren zur Erfassung der Daten aus den Fahrtenschreibern um. Und genau dafür hat Webfleet den Tachograph Manager entwickelt. Damit können alle erforderlichen Daten per Remote-Download vom Fahrtenschreiber, gespeichert und auf übersichtlichen, benutzerfreundlichen Reporting-Dashboards angezeigt werden. Diese Komplettlösung für digitale Tachographen und Smart Tachographen ermöglicht Ihnen die mühelose Einhaltung der Lenkzeitvorschriften und eine schnelle Abwicklung von Kontrollen.