Administración de los costos de flota

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Mantener los costos de la flota bajo control es uno de los trabajos más importantes para un administrador de flota. Si buscas formas de reducir los gastos operativos, llegaste al lugar correcto. En esta página encontrarás una serie de pautas prácticas sobre temas desde cómo diferenciar entre tipos de costos hasta estrategias de ahorro que pueden ayudarte a administrar una flota más eficiente y rentable.

Planificación de presupuesto y costos de flota

Mantener buenas prácticas de elaboración de presupuestos es clave para administrar una flota eficiente. Entonces, ¿cómo es tu proceso de elaboración de presupuestos? ¿Cómo funcionó tu flota el año pasado y qué partes del negocio podrían mejorarse este año? Tu presupuesto anual debe ayudarte a identificar en qué áreas una mayor eficiencia podría aumentar tus resultados finales.

Ya sea que elijas el presupuesto incremental, el presupuesto basado en cero o un híbrido de estos dos métodos, debes tener claro qué es lo que buscas. Después de todo, reducir los costos operativos requiere tener claridad sobre los ingresos y los gastos. ¿Deseas obtener más información acerca de la elaboración de presupuestos para flotas? Lee nuestra publicación sobre la creación de un presupuesto para flotas simple desde la cual puedes descargar una plantilla gratuita de presupuesto de Excel.

Costos directos vs. indirectos de flota

Para lograr un mejor control de los costos de la flota, primero es necesario comprender qué costos son fijos y cuáles son variables. ¿Por qué? Porque esto te informará cómo ver y administrar los gastos. Para ilustrar el punto, vamos a desglosar estos dos tipos de costos.

Costos directos

Estos costos giran en gran medida en torno a tus vehículos. No tendrías tales costos sin tus vehículos (y tampoco podrías hacer negocios sin los vehículos). Aquí debes pensar en los costos directos fijos y los costos directos variables:

Los costos directos fijos cubren las compras o el alquiler de vehículos y la depreciación. Los costos operativos, como los salarios y los seguros de los empleados, también se encuentran en esta categoría. Como lo implica la palabra “fijo”, estos costos son relativamente invariables durante el año de actividad.

Los costos directos variables abarcan desde el consumo de combustible y el mantenimiento hasta multas y peajes. Realmente no puedes predecir estos costos, pero son una parte necesaria de tus operaciones diarias.

Costos indirectos

Estos gastos no están tan relacionados con tus vehículos. Son gastos generales, como la administración de negocios y el equipamiento de oficina. Es importante calcularlos como factores en tus operaciones generales.

Para obtener un desglose más detallado de los tipos de costos de la flota, consulta nuestra página de glosario sobre costos.

Seguro y responsabilidad

Los seguros y responsabilidades realmente merecen considerarse por separado, ya que mitigar el riesgo es un aspecto importante del control de costos. Estos son los principales problemas que debes tener en cuenta:

La cobertura de seguro integral protege tu empresa contra pérdidas financieras por daños en vehículos, robos y reclamaciones de responsabilidad civil.
Si bien la capacitación del conductor no se considera un costo de seguro en sí, los conductores son tu primera línea para garantizar la seguridad vial y el estado de los vehículos. Los conductores que están bien capacitados en protocolos de seguridad tienen menos probabilidades de provocar accidentes, que pueden aumentar las primas de seguros y dañar la reputación de la empresa.
Algunos proveedores de seguros ofrecen descuentos por logros comprobados en seguridad. Si tu flota mejora constantemente la seguridad vial, podrías obtener importantes ahorros en las primas.

Con todas las opciones anteriores en mente, debes asegurarte de que tienes la cobertura de seguro adecuada para tu flota. Explora cómo reducir los costos de tu seguro con medidas de seguridad y datos.

Estrategias de reducción de costos

Ahora que delineamos el proceso de presupuesto y definimos los costos operativos clave, es hora de averiguar cómo ahorrar dinero. ¿Buscas la manera más sencilla de reducir costos? Utiliza un sistema de administración de flotas que automatiza los procesos repetitivos y te proporciona información sobre cómo reducir costos.

Esta es una muestra rápida de lo que puedes hacer con una solución de administración de flotas como Webfleet:

Optimiza las rutas: La navegación profesional y la programación eficiente de pedidos ayudan a tus conductores a llegar a sus destinos más rápido y de manera más segura. Al mantener a tus conductores en las mejores rutas, también puedes evitar atascos de tráfico y otras situaciones que consumen combustible en la carretera.

Monitorea el estilo de conducción: Con nuestra herramienta OptiDrive 360, es posible analizar las puntuaciones de los conductores históricamente y en tiempo real. Esta herramienta proporciona a los conductores recomendaciones sobre su rendimiento en la cabina, lo que les permite mejorar su conducción en el momento.
Simplifica el cumplimiento: Recibe notificaciones cuando tus conductores estén por cometer una infracción para que puedas tomar medidas inmediatas y evitar sanciones. También ayudarás a garantizar que los conductores hagan pausas y tomen períodos de descanso, lo que es clave para la seguridad vial.
Automatiza las tareas de mantenimiento: Configura las notificaciones para que te recuerden cuándo debes realizar el mantenimiento. Además de mantener los vehículos en condiciones de circular, el mantenimiento regular es esencial para prevenir reparaciones no planificadas y costosas.

¿Podrías utilizar algunos consejos prácticos para ahorrar combustible, optimizar el mantenimiento o aprovechar la tecnología de administración de flotas? Consulta nuestra página sobre estrategias de reducción de costos.