Para cualquier organización, la gestión del tiempo es uno de los pilares fundamentales del éxito. Esto es aún más importante para un gestor de flotas, ya que es imprescindible cumplir todos los plazos y existen incontables imprevistos en esa tarea.
Normalmente, el gestor de flotas supervisa operaciones como el mantenimiento de los vehículos, la utilización de activos, y la gestión de los conductores y el combustible, entre otras tareas clave. Es una gran responsabilidad para una empresa con necesidades de transporte y vehículos.
También debe gestionar muchas otras tareas recurrentes que irán surgiendo y que pueden entorpecer su desempeño. Cuando la multitarea es la norma, es natural sentir que uno dedica su tiempo a solucionar el problema urgente que acaba de surgir, en lugar de invertirlo en la tarea más importante de todas: optimizar el rendimiento del negocio.
Este texto analiza el problema del tiempo para los gestores de flotas. Investiga las mejores prácticas para mejorar la gestión del tiempo y analiza algunas de las tecnologías que pueden facilitarla.
¿Qué puedes hacer en tu trabajo diario para gestionar el tiempo de una forma más eficaz?
Estas son algunas de las mejores prácticas.
Anticípate tanto como sea posible:
Si dedicas tu tiempo exclusivamente a reaccionar a problemas urgentes y buscar soluciones, es posible que debas tener más en cuenta las contingencias en tu planificación. ¿Es posible solucionar los problemas antes de que se produzcan?
Dedicar tiempo a identificar todo lo que puede fallar en tus operaciones y trazar hasta cuatro planes alternativos que ofrezcan la misma fiabilidad que el plan A, merece la pena, ya que ahorrarás tiempo y reducirás el estrés a largo plazo.
Digitaliza más tareas manuales:
¿Sueles encontrarte entre cerros trabajo y documentos, o gestionando tareas esenciales, pero lentas de forma completamente manual? Si esto sucede puede convertirse en una distracción preocupante que te aleje de los aspectos esenciales del negocio. Y si, además le pasa a varias personas de tu organización, los beneficios podrían verse seriamente afectados.
Cada vez más flotas recurren a soluciones tecnológicas para digitalizarse y, en muchos casos, automatizar sus tareas administrativas habituales. Al reducir el tiempo dedicado a gestionarlas o eliminarlas por completo de la planificación, esta decisión puede ser muy ventajosa.
Toma decisiones fiables a partir de los datos:
En la gestión, a menudo hay que pensar detenidamente a qué actividad dedicar más tiempo. ¿Qué parte de tus operaciones deberías mejorar para asignarle más recursos y horas de trabajo? ¿Qué factores están bien y se deben conservar?
La mejor manera de garantizar que estás siguiendo las líneas de acción adecuadas para tu negocio es basar tus decisiones en datos precisos, que son puntos de datos clave de tu flota como el consumo de combustible, los tiempos de conducción, las ubicaciones de vehículos y el estilo de conducción, puede ayudarte a tomar mejores decisiones con mayor confianza a la hora de invertir tu tiempo.
Software de gestión de tiempo para gestores de flotas:
No importa qué tipo de flota gestiones, la única constante es que siempre habrá una alta demanda de eficiencia. La tecnología puede ayudar a lograrlo.
Un software de gestión de flotas, como WEBFLEET (link), puede contribuir a automatizar algunas de las tareas que más tiempo consumen y, por tanto, a simplificar el trabajo. Te ofrece ventajas como:
- Gestión de conductores
- Informes en tiempo real
- Seguimiento de vehículos
- Optimización de rutas
- Mantenimiento de vehículos proactivo
- Comunicación con los conductores
- Simplificación de tareas como el procesamiento de documentos
- Gestión general de documentos
Al automatizar con WEBFLEET las tareas rutinarias que más tiempo consumen, como el mantenimiento de los vehículos y las actualizaciones relacionadas con el cumplimiento de las normas, y al reducir la cantidad de documentos, gozas de una mayor libertad para emprender las acciones que más beneficiarán a tu negocio.
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