6 suggerimenti top per gestire il tachigrafo in conformità con la legge

La ricerca Trasporti 2018 di Webfleet ha portato alla luce interessanti risultati relativi alla regolamentazione delle ore di guida e all’utilizzo del tachigrafo. Grazie allo studio, che mette in evidenza le preoccupazioni degli operatori, abbiamo delineato sei suggerimenti principali per aiutarti con il cruciale processo di conformità.

I tachigrafi giocano un ruolo vitale nell’aiutare a far rispettare le norme sull’orario di guida dei conducenti dell’UE, contribuendo a migliorare la sicurezza stradale prevenendo l’affaticamento del conducente.

Sebbene la conformità con l’uso del tachigrafo possa rivelarsi una delle più complesse e lunghe procedure, è comunque un obbligo legale e le violazioni possono comportare sanzioni costose da parte delle autorità di regolamentazione.

Secondo le ultime ricerche di Webfleet, solo negli ultimi 12 mesi  il 52% delle aziende di trasporto europee ha ricevuto ispezioni nei propri uffici in merito alla conformità alle ore di guida. Inoltre, per il 49%, il rischio di essere perseguiti è una preoccupazione crescente.

Se gestisci veicoli commerciali di peso superiore a 3,5 tonnellate o veicoli per il trasporto di passeggeri che trasportano più di nove persone (compreso l’autista), i consigli di conformità descritti di seguito potrebbero aiutarti ad essere in regola con la legge.

Garantire che i conducenti siano consapevoli delle proprie responsabilità

Le regole UE sull’uso dei tachigrafi [1] devono essere osservate sia dai guidatori che dagli operatori dei veicoli che rientrano nel campo di applicazione dei regolamenti.

Gli operatori dei trasporti dovrebbero garantire che i conducenti che sono sotto il loro controllo e di cui hanno di conseguenza una responsabilità, abbiano ricevuto un’adeguata formazione e istruzioni sulle regole sulle ore di guida e sull’uso corretto delle apparecchiature di registrazione del tachigrafo.

I nuovi ‘tachigrafi smart’ verranno introdotti nel mercato nel 2019, ma nel frattempo i guidatori potranno utilizzare sia i tachigrafi analogici che quelli digitali – e gli obblighi da ottemperare varieranno in base a quale tipologia sia in uso.

Comunque, in entrambi i casi, i guidatori sono responsabili dell’utilizzo del tachigrafo per ogni giorno al volante, per registrare il tempo di guida e di pausa dalla guida/lavoro. Inoltre, i driver devono essere in grado di produrre registrazioni rilevanti per i controlli a bordo strada da parte delle autorità.

Per maggiori informazioni sulle responsabilità alla guida dei veicoli dotati di tachigrafi digitali – obbligatori per tutti i nuovi veicoli a partire dal 2006 – si rimanda alle FAQ della Commissione Europea.

Stabilire un piano di formazione

Un formale piano di formazione può aiutare a garantire orari di guida funzionali e conformità ai tachigrafi. La formazione all’interno di un’organizzazione non dovrebbe essere limitata ai soli conducenti, ma dovrebbe includere anche la direzione, i formatori, il personale dell’ufficio e gli analisti.

Questo piano dovrebbe tenere in considerazione i driver assunti tramite agenzie esterne, per assicurarsi che comprendano  per le specifiche Unità Veicoli (UV) della compagnia. Il piano dovrebbe anche includere eventuali requisiti di riqualificazione, insieme a qualsiasi addestramento su misura che potrebbe essere richiesto per coloro che hanno violato le regole.

Adottare misure per garantire che i dati siano protetti

I tachigrafi memorizzano i dati personali relativi ai singoli conducenti e le aziende hanno la responsabilità di garantire che tali dati siano protetti da accessi non autorizzati. Questa responsabilità è stata rafforzata dal regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Le schede aziendali possono essere utilizzate per aiutare a proteggere i dati dei guidatori “bloccando” i dati prima che un veicolo venga utilizzato per la prima volta. Possono poi essere utilizzate per “sbloccare” i dati quando un veicolo lascia la flotta di un operatore.

È importante, inoltre, che i registri archiviati siano immagazzinati in modo sicuro. Se questo compito viene svolto da una terza parte – un fornitore telematico, ad esempio – è necessario controllare dove e per quanto tempo vengano archiviati. Un sistema di archiviazione dati sicuro dovrebbe includere procedure di backup e ripristino di emergenza. Webfleet Tachograph Manager scaricherà automaticamente i dati e li archivierà in un centro dati sicuro per un massimo di due anni.

Programmare i download – mai saltare una scadenza

I dati provenienti dalle carte dei driver devono essere scaricati almeno ogni 28 giorni e almeno ogni 90 giorni dalle unità dei veicoli [2].

Il download manuale di questi dati può essere un’attività che richiede molto tempo e, laddove le informazioni vengano memorizzate su un PC aziendale, si può avere un impatto negativo sulle capacità di reporting di un’azienda.

Le soluzioni di download remoto, come quelle incluse tra le funzionalità avanzate di un sistema telematico, possono pianificare automaticamente i download per garantire che le scadenze non vengano disattese.

Adesso è possibile anche che i sistemi di gestione del tachigrafo si connettano e condividano i dati con software di analisi di terze parti. Ciò può anche aiutare con il processo di conformità.

Analisi automatizzate

Scaricare manualmente i dati su base giornaliera o settimanale e cercare di individuare le violazioni in modo che possano essere affrontate rapidamente può rivelarsi un compito arduo.

Gli strumenti di analisi del tachigrafo, sia che si tratti di pacchetti software autonomi o che si tratti di funzionalità associate a più ampi sistemi di gestione della flotta, possono automatizzare questo processo, generando report che dimostrino la conformità o evidenzino le violazioni a colpo d’occhio.

Responsabilità per attività non registrate

È un reato guidare un veicolo dotato di un tachigrafo digitale senza una carta del conducente in regola. Se una carta è stata smarrita, rubata o danneggiata, puoi guidare senza carta solo per un massimo di 15 giorni3.

Vi sono tuttavia alcune eccezioni a queste regole, come quella che riguarda i veicoli che vengono guidati al di fuori delle strade pubbliche. In queste circostanze, dovresti prendere provvedimenti per assicurarti di essere in grado di tenere conto di questa attività non registrata, nel caso ti venisse richiesto dalle autorità competenti.

[1]  Regolamento (UE) N. 165/2014

[2] Possono sussistere variazioni tra gli stati membri dell’UE

 

 

 

Principali fonti:

 

 

 

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