Realizzare un budget per la gestione della flotta non deve diventare un compito arduo. In questo post ti guiderò attraverso quattro passaggi chiave in grado di semplificare il processo di definizione del budget annuale. Che tu gestisca una flotta di piccole o medie dimensioni, questi suggerimenti ti aiuteranno a ottimizzarne i costi e a migliorarne l’efficienza.

Cose da fare per creare un budget per la gestione della flotta: 4 passaggi chiave

1. Stabilisci i tuoi obiettivi

Cosa vuoi che la tua azienda ottenga quest’anno? Molte delle flotte di piccole e medie dimensioni che si avvalgono della consulenza di Webfleet desiderano contenere i costi. Se anche tu sei preoccupato dei costi, risparmiare su carburante e manutenzione è probabilmente una priorità: dopo tutto, queste sono in genere due delle maggiori spese operative per le flotte. 

Alcune aziende dotate di flotte richiedono la nostra guida alla decarbonizzazione. La riduzione delle emissioni di carbonio richiede una certa pianificazione finanziaria, soprattutto se si prendono in considerazione i veicoli elettrici e le infrastrutture di ricarica.

Quindi forse piacerebbe anche a te ridurre i costi operativi a tutto campo nel corso del prossimo anno, per poi dedicare il risparmio ottenuto all’elettrificazione della flotta. A prescindere dai tuoi obiettivi finanziari, il tuo budget è il punto di partenza. Avere chiari i tuoi obiettivi ti aiuterà realizzare un budget per la gestione della flotta.

Per darti maggiore serenità, vorrei offrirti una parola di conforto. Di tanto in tanto è normale non raggiungere gli obiettivi di budget. Puoi fare del tuo meglio per prevedere determinate circostanze, ma l’imprevedibile prima o poi accadrà.Forse hai avuto bisogno di assumere all’ultimo minuto dei driver in più per un periodo di festività insolitamente impegnativo o forse hai dovuto sostituire un veicolo gravemente danneggiato. Fai in modo di ammortizzare parte della perdita nel minor tempo possibile, tenendo a mente quanto appreso in funzione del prossimo ciclo di budget. A quel punto, potresti prendere in considerazione l’idea di destinare una certa percentuale del budget alle spese per emergenze che non puoi realmente prevedere.

2. Analizza le spese dell’anno precedente

Ora che hai chiari i tuoi obiettivi di budget, è tempo di considerare alcuni numeri. Ma come fai a sapere quali totali utilizzare? Cosa sarebbe realistico? Invece di iniziare da zero, guarda le tue spese dell’anno scorso.

Se vuoi ridurre i costi, i totali dell’anno scorso dovrebbero darti un’idea di come procedere. Prendiamo ad esempio il consumo di carburante. Un totale insolitamente alto per i costi del carburante richiederebbe un po’ di indagini prima di arrivare a un numero da inserire nel budget. C’è stato un aumento dei prezzi alla pompa del carburante? Potresti anche esaminare la pianificazione del percorso e i registri del chilometraggio per trovare indizi su come migliorare l’efficienza del consumo di carburante durante il prossimo anno.

Ricordati di unire i puntini del rebus. Anche lo stato di salute dei pneumatici e le condizioni del veicolo giocano un ruolo nel consumo di carburante. Circa il 20% dei pneumatici di veicoli commerciali attualmente in circolazione sono gravemente sgonfi. Quando i pneumatici hanno una pressione inferiore del 20% rispetto a quella consigliata, è probabile che un veicolo consumi il 2,5% di carburante in più. Le perdite lente causano anche il 90% dei guasti correlati ai pneumatici, che comportano rischi per la sicurezza potenzialmente costosi.

Hai fatto tutto il possibile per assicurarti che i tuoi pneumatici fossero gonfiati correttamente e che i tuoi motori funzionassero senza problemi? Può darsi che investire una quota maggiore del tuo budget in alcune aree possa finire per farti risparmiare denaro nel corso dell’anno.

3. Previsioni per il prossimo anno

A questo punto, vorrai decidere una modalità di approccio alla formulazione del budget. Esistono due metodi ben noti per la creazione del budget: il budget incrementale e il budget a base zero. Il budget incrementale è relativamente rapido e semplice: si aggiunge semplicemente una percentuale fissa ai costi dell’anno precedente.

Restiamo all’esempio del consumo di carburante che abbiamo utilizzato per questo post. Potresti aggiungere il 2% in più al tuo budget per coprire un aumento dei prezzi del carburante. Ma potresti anche domandarti se i costi del carburante dell’anno precedente fossero sensati. Si sarebbero potuti tagliare i viaggi non necessari? Oppure si sarebbero potuti mantenere i pneumatici a livelli di gonfiaggio ottimali? Con il budget incrementale, non esiste un processo per affrontare le inefficienze.

Poi, c’è la formulazione del budget a base zero: è un approccio molto più approfondito rispetto al budget incrementale. Con questo metodo puoi esaminare come sia stato utilizzato il budget dell’anno precedente, identificando dove sia necessario un miglioramento. Il rovescio della medaglia? Non c’è modo di tenere conto di esigenze imprevedibili.

La scelta dell’approccio può essere difficoltosa. La mia opinione? Punta sulla flessibilità. Nessuna previsione di budget sarà mai perfetta. Il punto sta nel creare un budget rimanendo sempre il più possibile in carreggiata verso i propri obiettivi finanziari.

Le flotte di piccole e medie dimensioni possono trarre vantaggio tracciando una via di mezzo tra i due approcci proposti. Se preferisci il budget incrementale perché è più semplice, sceglilo e poi sviluppa un processo per analizzare i costi dell’anno precedente in modo che gli aumenti percentuali riflettano specificamente quei risparmi sui costi che vorresti ottenere nell’anno successivo.

4. Inserisci tutti i tuoi costi imprescindibili

Una volta capito quale metodo di creazione del budget utilizzare, è il momento di mettere giù le tue voci di costo. Poiché stai leggendo questa guida, posso solo supporre che tu sia interessato a mantenere il tuo budget il più semplice possibile. Molte flotte di piccole e medie dimensioni preferiscono concentrarsi sulle voci di costo più essenziali:

• Carburante
• Assistenza e manutenzione
• Riparazioni

• Formazione
• Sostituzione dei veicoli

Il ruolo dei dati nella definizione degli obiettivi di budget della flotta

Creare e mantenere operativo un semplice budget per la gestione della flotta è molto più facile quando hai a disposizione gli strumenti e le informazioni giuste. Inoltre, lavorare con fogli di calcolo può rendere più difficile adattarsi alle circostanze mutevoli, poiché non puoi trarre informazioni rapide dai dati della tua flotta.

Gli strumenti digitali possono fare la differenza nella capacità della tua flotta di soddisfare i suoi obiettivi operativi. Con una soluzione come Webfleet, puoi rimanere al passo con il consumo di carburante e le esigenze di manutenzione utilizzando un unico pannello di controllo e, con l’accesso sia ai tuoi dati in tempo reale che a quelli storici, puoi prendere decisioni più consapevoli su alcuni dei tuoi costi operativi.

I dati tornano utili anche quando hai esigenze di budget più avanzate. 

Il budget per una strategia di decarbonizzazione può essere difficile da mettere giù con carta e penna, poiché le variabili di costo possono essere complesse. 

Vorresti capire quale sia il costo totale di proprietà dei veicoli elettrici? Oppure hai bisogno di consigli personalizzati su come risparmiare più carburante nel prossimo anno? Richiedi una consulenza gratuita in modo che uno dei nostri esperti di flotte possa mostrarti come risparmiare tempo e denaro.