Le coût d’un déplacement de technicien représente une part significative des charges d’exploitation d’un service d’intervention terrain (SAV, maintenance, installation). Ce coût peut être calculé en intègrant le carburant, l’usure du véhicule, le temps de trajet et les frais annexes. Découvrez les méthodes de calcul, les barèmes de référence et les leviers d’optimisation pour maîtriser le coût des déplacements de vos techniciens.
Quel est le coût réel d’un déplacement de technicien pour une entreprise ?
Le coût réel d’un déplacement de technicien dépasse largement le seul poste carburant. Il intègre des coûts directs (carburant, péages, stationnement) et des coûts indirects (temps improductif, usure du véhicule, assurance). Pour une entreprise de services gérant une flotte de techniciens itinérants, le coût moyen par déplacement se situe entre 150 € et 350 €, selon la distance parcourue et le type de véhicule utilisé.
Retrouvez dans le tableau ci-dessous la répartition moyenne des postes de coût pour un déplacement de technicien (aller-retour de 60 km, véhicule utilitaire léger) :
| Poste de coût | Montant estimé | Part du coût total |
| Carburant (gazole) | 12 à 18 € | 8 à 10 % |
| Usure et entretien du véhicule | 15 à 25 € | 10 à 12 % |
| Assurance et amortissement | 10 à 20 € | 7 à 10 % |
| Péages et stationnement | 0 à 15 € | 0 à 7 % |
| Temps de trajet du technicien (coût salarial) | 80 à 200 € | 55 à 65 % |
| Frais annexes (repas, hébergement) | 0 à 20 € | 0 à 10 % |
| Coût total estimé | 150 à 350 € | 100 % |
Ce tableau est donné à titre estimatif. Le temps de trajet constitue le premier poste de dépense : un technicien rémunéré 35 €/heure brut qui passe 2 heures sur la route représente un coût salarial improductif de 70 € minimum, hors charges de structure.
Quels sont les postes de dépense d’un déplacement de technicien ?
Les postes de dépense d’un déplacement de technicien se décomposent en 3 catégories principales :
- les coûts liés au véhicule,
- les frais de route,
- le coût du temps de trajet.
Carburant et usure du véhicule
Le carburant représente le coût variable le plus visible. Pour un véhicule utilitaire léger consommant en moyenne 8 à 10 litres de gazole aux 100 km, le coût carburant d’un trajet de 60 km aller-retour s’élève à environ 12 à 18 € (au prix moyen du gazole en France). À ce coût s’ajoutent l’usure des pneumatiques, l’entretien courant (vidange, freins, filtres) et l’amortissement du véhicule. Selon le barème kilométrique de l’URSSAF, ces coûts indirects représentent 0,20 à 0,40 € par kilomètre parcouru en fonction de la puissance fiscale du véhicule.
Péages, stationnement et frais annexes
Les péages autoroutiers et les frais de stationnement en zone urbaine constituent des coûts variables selon la localisation des interventions. Pour les déplacements longs (supérieurs à 50 km), des frais de repas et d’hébergement peuvent s’ajouter. Le barème URSSAF fixe les indemnités de repas à 10,10 € en cas de restauration hors entreprise et à 20,70 € en cas de repas au restaurant.
Temps de trajet improductif
Le temps de trajet est le poste de coût le plus sous-estimé. Un technicien qui se déplace ne produit pas de valeur facturable. Pour une flotte de 10 techniciens effectuant chacun 3 déplacements par jour avec un temps de trajet moyen de 45 minutes, le temps de trajet cumulé représente 22,5 heures improductives par jour, soit l’équivalent de 3 techniciens à temps plein dédiés uniquement au transport.
Quelle formule utiliser pour calculer le coût complet d’une intervention ?
Il existe une formule de calcul permettant d’estimer le coût complet d’un déplacement de technicien. Le calcul consiste à additionner le coût kilométrique du véhicule, le coût salarial du temps de trajet et les frais annexes, ce qui donne la formule suivante :
Coût du déplacement = (Distance aller-retour en km × Coût au km du véhicule) + (Temps de trajet en heures × Coût horaire chargé du technicien) + Frais annexes
Exemple pour un technicien effectuant un déplacement de 80 km aller-retour en véhicule utilitaire (5 CV fiscaux) :
- Distance : 80 km
- Coût kilométrique (barème URSSAF 2025, 5 CV) : 0,636 €/km
- Temps de trajet estimé : 1h30 (soit 1,5 heure)
- Coût horaire chargé du technicien : 40 €/h
- Frais annexes (péage) : 8 €
Coût du déplacement = (80 × 0,636) + (1,5 × 40) + 8 = 50,88 + 60 + 8 = 118,88 €
Ce calcul ne prend pas en compte le coût d’opportunité (interventions non réalisées pendant le trajet) ni les coûts de structure. Le coût réel complet peut être supérieur de 20 à 30 % à ce montant.
Barème kilométrique URSSAF 2025 : quel taux appliquer par véhicule ?
Le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale permet de calculer une indemnité forfaitaire couvrant les frais de carburant, d’entretien et d’assurance d’un véhicule utilisé à des fins professionnelles. Le barème 2025 (applicable aux revenus 2024) est identique à celui de 2024, sans revalorisation. Il varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle parcourue.
Voici le barème kilométrique 2025 applicable aux véhicules de tourisme et utilitaires :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
d = distance parcourue à titre professionnel en kilomètres (km).
Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. Cette majoration s’applique depuis le 1er janvier 2021 et constitue un levier financier pour les entreprises envisageant le passage à l’électrique pour leur flotte de techniciens.
Coût au réel ou forfait par zone : quelle méthode de tarification choisir ?
Il existe 3 méthodes principales pour tarifer le coût des déplacements de techniciens. Le choix dépend du volume d’interventions, de la variabilité des distances parcourues et du niveau de précision souhaité.
- Calcul au coût réel : les frais de déplacement sont comptabilisés sur la base des dépenses réellement engagées (carburant, péages, stationnement) avec justificatifs. Cette méthode offre la meilleure précision mais nécessite un suivi administratif rigoureux.
- Forfait par zone géographique : un montant fixe est défini selon la distance entre le point de départ et le lieu d’intervention. Par exemple : Zone A (< 15 km) : 20 €, Zone B (15-40 km) : 45 €, Zone C (> 40 km) : 75 €. Cette approche simplifie la facturation et la gestion comptable.
- Intégration dans le tarif horaire : les frais de déplacement sont inclus dans le prix de la prestation. Le client ne voit pas de ligne distincte pour le déplacement. Cette méthode est utilisée par les entreprises dont les zones d’intervention sont homogènes.
Le forfait par zone est la méthode la plus utilisée par les entreprises de maintenance et de SAV disposant d’une flotte de techniciens itinérants. Elle offre un bon compromis entre simplicité de gestion et couverture des coûts réels.
Comment facturer les frais de déplacement d’un technicien au client ?
La facturation des frais de déplacement d’un technicien au client peut être réalisée de 2 manières : en intégrant les frais dans le montant total de la prestation, ou en les détaillant sur une ligne distincte du devis et de la facture. Dans les deux cas, les frais de déplacement doivent être communiqués au client avant l’intervention, de préférence dès le devis.
Les frais de déplacement refacturés sont soumis à la TVA au même taux que la prestation principale (20 % pour les prestations de service en France métropolitaine). L’entreprise refacture les frais sur la base du montant hors taxe. Les frais de déplacement constituent une mention obligatoire sur le devis lorsqu’ils sont facturés en complément de la prestation.
Pour les entreprises de gestion de flotte gérant un volume élevé d’interventions, la mise en place d’un système de tarification automatisé (forfait par zone calculé à partir de la géolocalisation du technicien) permet de standardiser la facturation et de réduire les litiges clients.
Comment réduire le coût des déplacements de techniciens
Pour réduire le coût des déplacements de techniciens, il est possible d’agir sur 3 leviers principaux : l’optimisation des tournées, le remplacement de certains déplacements par l’assistance à distance et le choix d’un véhicule adapté.
Optimisation des tournées
La planification des tournées consiste à organiser les interventions de manière à réduire les distances parcourues et les temps de trajet entre chaque site. Un logiciel de gestion de flotte intégrant un module d’optimisation d’itinéraires permet de regrouper les interventions par zone géographique et de calculer les trajets les plus courts. Selon plusieurs études du secteur, l’optimisation des tournées permet de réduire les kilomètres parcourus de 15 à 25 % et d’augmenter le nombre d’interventions quotidiennes par technicien.
Assistance à distance et visio-intervention
Le remplacement de certains déplacements physiques par des sessions de visio-assistance permet de supprimer le coût du trajet lorsqu’un diagnostic ou un dépannage de premier niveau peut être réalisé à distance. Les outils de visio-intervention permettent au technicien de guider le client par vidéo en temps réel. Cette approche est particulièrement adaptée aux opérations de diagnostic, de paramétrage et de résolution de pannes logicielles. Le taux de résolution à distance varie de 20 à 40 % selon le type d’équipement.
Passage à un véhicule à faible consommation
Le choix du véhicule influence directement le coût kilométrique. Le passage d’un utilitaire diesel à un véhicule électrique permet de réduire le coût énergétique de 60 à 70 % (électricité vs gazole) et de bénéficier de la majoration de 20 % sur le barème kilométrique. Les véhicules hybrides rechargeables constituent une alternative pour les flottes effectuant des déplacements mixtes (urbain et périurbain).
Existe-t-il un calculateur pour estimer le coût des déplacements d’une flotte ?
Oui, il existe des calculateurs en ligne permettant d’estimer le coût des déplacements pour une flotte de techniciens. Ces outils fournissent une estimation des coûts à partir de 3 indicateurs : le nombre de véhicules, le kilométrage moyen annuel et le type de carburant utilisé.
Le calculateur de coûts des déplacements de techniciens a été conçu pour aider les gestionnaires de flotte à mesurer le coût réel de leurs interventions terrain. Il prend en compte les coûts directs (carburant, usure, péages) et les coûts indirects (temps de trajet, coût salarial improductif) pour fournir un aperçu complet du coût par intervention et du coût annuel de la flotte.
Les résultats obtenus permettent d’identifier les postes de dépense les plus élevés et de simuler les économies réalisables grâce à l’optimisation des tournées ou au passage à l’électrique.
Comment un logiciel de gestion de flotte réduit-il les coûts de déplacement ?
La mise en place d’un logiciel de gestion de flotte connecté par boîtier télématique permet de collecter automatiquement les données kilométriques, la consommation de carburant et les temps de trajet de chaque véhicule. Ces données sont reportées dans un tableau de bord centralisé accessible en temps réel.
Un logiciel de gestion de flotte contribue à réduire les coûts de déplacement grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Suivi kilométrique automatisé : les kilomètres parcourus par chaque technicien sont enregistrés sans saisie manuelle, garantissant la fiabilité des données pour le calcul des coûts et la facturation.
- Optimisation des itinéraires : les trajets sont calculés en fonction du trafic en temps réel et de la localisation des interventions, réduisant les kilomètres parcourus et le temps de route.
- Analyse de la consommation de carburant : les rapports de consommation identifient les véhicules surconsommateurs et les comportements de conduite énergivores (excès de vitesse, ralenti prolongé, freinages brusques).
- Reporting et aide à la décision : les tableaux de bord permettent de comparer le coût par intervention, par technicien et par zone géographique pour ajuster la planification.
Les entreprises utilisant une solution de gestion de flotte constatent une réduction pouvant aller jusqu’à 15 à 20 % de leurs coûts de déplacement, selon les données publiées par les principaux éditeurs du secteur. Pour estimer les économies réalisables sur votre flotte, vous pouvez utiliser notre calculateur d’économies.