Vous gérez une équipe de conducteurs ? Parlons de vos principaux défis en matière de gestion des flux de travail

Pour de nombreuses PME de différents secteurs, voitures et véhicules utilitaires légers jouent un rôle essentiel. Or, une flotte, même réduite, modifie la nature de vos activités. Vous devez relever des défis bien spécifiques et gérer des tâches variées. Sans une gestion minutieuse et attentive des flux de travail, ces questions peuvent rapidement nuire à votre productivité et vous coûter temps et argent.

Pour mieux comprendre les difficultés auxquelles les PME sont confrontées avec leurs véhicules, nous avons récemment lancé une grande enquête à travers Europe et États-Unis. À cette occasion, nous avons discuté avec 1 350 décideurs des principales difficultés qu’ils rencontrent dans le cadre de la gestion de leurs équipes itinérantes. Les résultats ne sont pas dénués d’intérêt pour les PME.

Tout est une question de communication

Lorsque vous avez des employés sur le terrain, pouvoir communiquer clairement et rapidement revêt une importance capitale. Pourtant, c’est un domaine qui soulève encore des inquiétudes parmi les personnes que nous avons interrogées.

Face à la proposition « Je suis frustré(e) par les malentendus et les imprécisions lorsque je communique avec mon équipe itinérante », 20 % étaient tout à fait d’accord et 35 % plutôt d’accord. Dans le même temps, 44 % ont répondu que l’incapacité de leurs équipes sur le terrain à respecter le planning prévu avait des conséquences négatives sur leur entreprise, voire très négatives pour 17 % des personnes interrogées.

Par ailleurs, 41% des personnes interrogées ont cité « La lenteur de la communication entre les équipes dans les bureaux et sur le terrain » parmi les éléments ayant des conséquences négatives sur leur entreprise, voire très négatives pour 17 % d’entre eux.

Assurer la sécurité de vos conducteurs

L’importance d’une communication claire ne fait aucun doute. Pourtant, les entreprises qui disposent d’une équipe de conducteurs sont également confrontées à un autre problème déterminant en matière de gestion des flux de travail : la visibilité. Comment peut-on avoir la garantie que les personnes qui conduisent les véhicules de votre entreprise le font de manière prudente et responsable ?

Face à la phrase « Je ne suis pas sûr(e) que mes chauffeurs conduisent de manière prudente sur la route », 21 % des personnes interrogées étaient tout à fait d’accord et 32 % plutôt d’accord. De plus, 37 % ont affirmé que le manque de visibilité sur les performances de conduite de leurs équipes itinérantes avait des conséquences négatives sur leur entreprise. Voire très négatives pour 18 % des personnes interrogées.

Maîtriser les coûts

Le coût de fonctionnement des véhicules est un autre grand sujet de préoccupation des personnes interrogées. 22 % d’entre elles sont tout à fait d’accord pour affirmer que les coûts liés à leurs véhicules sont inutilement élevés, et 34 % sont plutôt d’accord avec cette affirmation. Elles sont également une majorité à considérer qu’elles pourraient en faire davantage pour réduire leurs frais de carburant (23 % tout à fait d’accord et 43 % plutôt d’accord).

Les amendes de stationnement et d’excès de vitesse sont aussi citées comme élément de préoccupation commun. La plupart des décideurs de PME qui utilisent des véhicules affirment qu’elles ont un impact négatif sur leur entreprise.

Améliorer la gestion des flux de travail avec l’automatisation

Comment les personnes interrogées gèrent-elles donc les difficultés soulevées ? Eh bien, bon nombre d’entre elles se tournent vers les solutions d’automatisation.

Prenez par exemple la transmission du planning du jour aux employés. Comme nous l’avons vu précédemment, il s’agit d’un domaine qui pose problème à de nombreux participants. Le manque de clarté des lignes de communication ralentissant la productivité lorsque les employés ne peuvent pas respecter le planning prévu.

La mise en place d’une solution numérique qui automatise cet élément de l’activité accélère la communication et réduit le risque d’erreur humaine. 27 % des personnes que nous avons interrogées utilisent des processus entièrement automatisés pour transmettre les plannings du jour. 38 % d’entre elles ont automatisé cette tâche en grande partie. En outre, parmi les personnes qui gèrent ce processus manuellement, 36 % estiment que cela exige qu’au moins un membre de leur équipe consacre de 1,5 à 2 heures par jour à cette activité – un gâchis de ressources évident lorsque l’on fait le total sur plusieurs mois.

Le résultat le plus éloquent est certainement la grande majorité de personnes interrogées qui affirment qu’elles pourraient être plus productives si elles pouvaient automatiser davantage leur activité. 41 % étant tout à fait d’accord et 40 % plutôt d’accord.

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