O que é a gestão de riscos de frotas?

A gestão de riscos de frotas refere-se a todas as políticas, procedimentos, ferramentas e comportamentos utilizados para controlar os riscos relacionados com a sua frota. Minimizar os riscos da frota assegura não só a segurança e eficiência da frota e das operações, como também ajuda a evitar multas dispendiosas. Qualquer política padrão de gestão de riscos de frotas deve estar centrada na conformidade e considerar os riscos físicos e regulamentares das frotas.

A gestão de riscos de frotas combina prevenção, monitorização, formação e melhoria contínua. Em vez de reagir a incidentes, a gestão de riscos de frotas centra-se na redução proativa da probabilidade e do impacto de acidentes, avarias, multas e danos à reputação.

Neste artigo, vamos analisar os problemas de gestão de riscos que afetam as frotas e a conformidade das mesmas, e como a tecnologia pode ser importante na gestão de riscos de frotas.

Gestão de riscos: tipos de problemas que afetam as frotas

A gestão de riscos de frotas abrange uma vasta gama de desafios que podem afetar as operações diárias e o desempenho a longo prazo. Desde garantir a segurança dos condutores na estrada até assegurar que os veículos estão em boas condições de manutenção e cumprem os regulamentos, os gestores de frotas têm de encontrar continuamente o equilíbrio entre segurança, eficiência e controlo de custos. Abaixo, pode ler sobre os riscos que afetam frequentemente as frotas; estes podem ser classificados em segurança dos condutores, manutenção da frota, segurança dos veículos e conformidade.

Segurança dos condutores: A distração do condutor é um risco que um gestor de riscos de frotas tem de ter em consideração, pois, infelizmente, continua a ser uma das maiores causas de acidentes. Graças aos avanços da tecnologia, o estilo de condução distraído pode ser detetado dentro da cabina e os condutores podem ser alertados quando conduzem sem segurança. Além disso, e com a adição de uma câmara de dashboard e telemática de vídeo, os gestores de frota podem monitorizar e orientar mais eficazmente os condutores ao incentivá-los a adotarem uma condução segura, reduzindo o risco de acidentes.

Manutenção de frotas: A manutenção também é um aspeto fundamental relacionado com a segurança do condutor e a eficiência da frota. A tecnologia tem ajudado os gestores de frotas a manter eficazmente os veículos através da monitorização dos dados do motor, da pressão dos pneus e da funcionalidade dos travões. Os sistemas de gestão de frotas alertam-no sobre os problemas antes de se tornarem sérios e pode programar eficientemente as tarefas de manutenção de frotas, receber informações acerca de códigos de anomalias e manter os custos reduzidos, enquanto se mitigam os riscos de segurança da frota.
Segurança dos veículos: Por transportarem cargas de valor ou por serem, eles próprios, um investimento avultado, os veículos de frota podem ser alvo de roubo. Os ladrões procuram frequentemente carrinhas e caminhões de empresas ou qualquer veículo que possa conter equipamento caro que possam revender. Para minimizar o risco de serem vítimas de roubo de veículos, os gestores devem tomar medidas para proteger os parques de estacionamento, formar os motoristas em práticas de segurança durante o turno e instalar tecnologia dissuasora/antirroubo, como câmaras de vigilância.
Conformidade: Os gestores de frotas são responsáveis por gerirem uma frota em conformidade, independentemente de ser um processo bastante complicado. No entanto, os sistemas de gestão de frotas podem ajudar a simplificar a conformidade ao gravar automaticamente as horas de serviço e a registar os tempos de condução por si.

Frotas em conformidade

Para se certificar que está a operar uma frota em conformidade, existem quatro áreas principais com prioridade elevada.

Os veículos têm de estar:

Adequados à finalidade
Inspecionados e mantidos regulamente
Equipados com sistemas de segurança

Os condutores têm de:

Ter formação completa para utilizar a classe do veículo atribuída
Ter conhecimento de todas as políticas de segurança da empresa e dos regulamentos de conformidade
Estar bem de saúde ao conduzir e ter uma carta de condução válida

As operações têm de oferecer:

Horários de trabalho plausíveis e justos com intervalos adequados
Viagens pessoais e da empresa estruturadas e bem planeadas para melhorar a segurança e mitigar os riscos
Um plano de contingência para variáveis imprevisíveis (p. ex. condições meteorológicas adversas)

A gestão tem de assegurar que:

Todos os veículos utilizados pela e para a empresa estão devidamente documentados
Os documentos descrevem responsabilidade, tarefas, processos e rotinas
Os registos mostram a monitorização eficaz e as capacidades de análise

Por que motivo a gestão de riscos de frotas é importante?

A gestão de riscos de frotas é importante desde o ponto de vista da segurança, da atividade, da conformidade e da gestão financeira. Em primeiro lugar, ao limitar os riscos na estrada, protege o bem-estar dos seus condutores. Com menos riscos de avarias e falhas nos veículos, mantém as operações da empresa a decorrer sem problemas. A conformidade com os regulamentos é assegurada através da avaliação prévia das operações e da adoção de medidas de segurança relevantes. Com menos acidentes, sinistros e reparações, também reduz os custos da empresa.

Se os gestores de frotas não gerirem os riscos de forma proativa, podem ocorrer várias consequências negativas para os funcionários, os ativos da empresa e a própria empresa. Sem nenhuma avaliação de risco, os condutores têm maior probabilidade de estarem envolvidos em acidentes ou incidentes. Além disso, um histórico de incidentes rodoviários leva a prémios de seguro mais elevados, para não falar de reparações dispendiosas de veículos ou mesmo de perda total de veículos. As infrações de conformidade também podem provocar sanções financeiras ou, em casos mais graves, questões legais. O tempo de inatividade causado por riscos não geridos pode resultar em entregas atrasadas, perda de receitas e clientes insatisfeitos. Se os incidentes vierem a ser divulgados, a reputação da marca pode ficar prejudicada.

Estratégias para a gestão de riscos de frotas

Existem quatro tipos principais de gestão de riscos de frotas. Pode selecionar uma estratégia com base na viabilidade e na adequação ao risco em questão. Seguir as estratégias de gestão de riscos de frotas é uma abordagem organizada e rigorosa para salvaguardar as suas operações, o que significa que tem menos probabilidade de ignorar potenciais perigos para os seus veículos e condutores.

Prevenção: não realizar a atividade que envolve um risco. Esta é a estratégia de gestão de riscos mais rigorosa, uma vez que impede a realização da tarefa ou viagem inicialmente planeada. Por exemplo, cancelar percursos em condições meteorológicas exigentes que tornem a condução perigosa.
Redução: tomar medidas para reduzir a probabilidade ou o impacto do risco. Isto significa modificar a atividade originalmente planeada para ter um maior controlo sobre o resultado. A utilização da telemática é um exemplo de redução de riscos: as operações avançam, mas com uma monitorização cuidadosa de fatores como as condições do veículo e o estilo de condução para minimizar as hipóteses de acidentes.
Transferência: transferir o risco para um terceiro especializado. Transferir a gestão e os custos associados a potenciais problemas para uma empresa externa evita despesas inesperadas à frota. As frotas podem transferir o risco através da contratação de seguros para os veículos e da externalização das reparações.
Aceitação: aceitar riscos de baixo nível que são difíceis de controlar. Os gestores de frotas não conseguem prever nem evitar todos os incidentes que possam ocorrer durante cada dia de trabalho. Mas isso não significa que devam deixar de gerir os seus negócios. Riscos como o desgaste normal ou os atrasos no trânsito fazem simplesmente parte das operações das frotas.

Solução de gestão de riscos de frotas

Lembre-se de verificar sempre os regulamentos locais para manter a conformidade e estar sempre a par das normas e regulamentos. Está interessado numa solução de gestão de frotas que ajuda a mitigar os risos e a otimizar a frota? A Webfleet analisa os dados da sua frota para que possa tomar decisões informadas de forma a gerir os riscos da frota eficientemente, permanecer em conformidade e melhorar a segurança do condutor.

Perguntas frequentes

Quais são os cinco passos da gestão de riscos?

Os cinco passos para uma gestão de riscos eficaz, amplamente utilizados em contextos de segurança, operações e logística, são:

Identificar os perigos.
Avaliar os riscos. (Qual é a probabilidade de ocorrerem? Qual é a gravidade do seu impacto?)
Mitigar os riscos.
Implementar os controlos.
Monitorar e analisar.

Estes passos levam-no de uma situação em que desconhece os riscos e não dispõe de um plano de segurança, para a adoção de medidas específicas destinadas a reduzir o risco e à verificação regular da eficácia das suas estratégias.

Quais são os quatro P da gestão de riscos?

Os quatro P da gestão de risco ajudam a identificar metodicamente todos os riscos associados a uma operação. No contexto da gestão de frotas, estes elementos podem ser entendidos como:

Pessoas: riscos que afetam funcionários/condutores.
Instalações (Premises): riscos relacionados com destinos, armazéns e instalações.
Processos: riscos dentro de fluxos de trabalho ou procedimentos.
Propriedade: riscos inerentes a veículos, equipamentos, bens e ativos.

Após registar todos estes riscos, deve avaliar a sua probabilidade e gravidade antes de decidir como lidar com cada um deles, com base nas quatro estratégias de gestão de riscos acima referidas.

Quais são as cinco perguntas em gestão de riscos?

As cinco perguntas foram concebidas para o orientar através de uma análise de risco. Antes de iniciar qualquer nova atividade empresarial, os gestores de frotas devem perguntar-se:

O que poderá correr mal?
Por que razão poderá acontecer?
Onde é provável que ocorra?
Quando poderá ocorrer?
Quem poderá ser afetado?

Após responder a estas perguntas da forma mais completa possível, o próximo passo é transformá-las num plano de gestão de riscos estruturado: avaliar os riscos, definir uma resposta para cada um, estabelecer controlos e acompanhá-los ao longo do tempo.

Quais são os quatro C da gestão de riscos?

Os quatro C constituem uma lista de verificação simples e fácil de memorizar, destinada a tornar a gestão de riscos centrada nas pessoas e eficaz, garantindo que todos compreendem, partilham e apoiam as medidas necessárias para reduzir o risco. Os quatro C devem ser considerados quando um risco for identificado.

Controlo: aplicar medidas para limitar o risco.
Comunicação: garantir que todos os colegas estão conscientes do risco, como mitigá-lo e do que significa para o seu trabalho.
Coordenação: alinhar pessoas, processos e ações para que o risco seja gerido de forma eficaz.
Cooperação: certifique-se de que este plano de segurança é conhecido, compreendido e aplicado por todos os membros da equipa.