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¿Cómo gestionar mejor los riesgos asociados a tu flota de vehículos?

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La gestión de riesgos de flotas es el conjunto de políticas, procedi­mientos, herramientas y comporta­mientos utilizados para controlar los riesgos relacionados con tu flota. La reducción de los riesgos de flotas no solo garantiza la seguridad y la eficiencia de tu flota y tus operaciones, sino que también te ayuda a evitar costosas multas. Cualquier política estándar de gestión de riesgos de flotas se debe basar en el cumplimiento de las normas y considerar los riesgos físicos y normativos de las flotas.

La gestión de riesgos de flotas combina prevención, supervisión, formación y mejora continua. En lugar de reaccionar ante incidentes, la gestión de riesgos de flotas se centra en reducir de forma proactiva la probabilidad y el impacto de accidentes, averías, multas y daños a la reputación.

En este artículo, analizaremos los problemas de gestión de riesgos que afectan a las flotas y el cumplimiento de sus normativas, y cómo la tecnología desempeña un papel en la gestión de riesgos de flotas con el fin de reducir accidentes y siniestros.


Gestión de riesgos: tipos de problemas que afectan a las flotas

Impacto de los riesgos en la flota

La gestión de riesgos de flotas abarca diferentes desafíos que pueden afectar tanto a las operaciones diarias como al rendimiento a largo plazo. Desde mantener la seguridad de los conductores en la carretera hasta garantizar que los vehículos permanecen en buen estado y cumplen las normas, los gestores de flotas deben equilibrar continua­mente la seguridad, la eficiencia y el control de costes. A continuación te mostramos información sobre los riesgos que suelen afectar a las flotas: se pueden clasificar como seguridad de los conductores, manteni­miento de la flota, seguridad de los vehículos y cumplimiento de las normas.

Seguridad del conductor
Uno de los riesgos al que debe hacer frente un gestor de flotas son las distrac­ciones de los conductores, que lamentable­mente siguen siendo una de las principales causas de accidentes. Gracias a los avances tecnológicos, es posible detectar si un conductor se distrae mientras va al volante y alertarle si conduce de forma imprudente. Además, si se instala una cámara en el salpicadero y telemática de vídeo, los gestores de flotas pueden supervisar y aconsejar a los conductores de forma más eficaz para animarles a adoptar un estilo de conducción más seguro y reducir así el riesgo de accidentes.
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Manteni­miento de flotas
El manteni­miento es un aspecto esencial para la seguridad del conductor y la eficiencia de las flotas. La tecnología ha ayudado a los gestores de flotas a mantener los vehículos en perfecto estado de manera eficiente gracias al control de aspectos como los datos del motor, la presión de los neumáticos y la funciona­lidad de los frenos. Los sistemas de gestión de flotas te avisan de los problemas antes de que empeoren para ayudarte a programar las tareas de manteni­miento de forma eficaz, recibir información sobre los códigos de diagnóstico y mantener bajos los costes a la vez que se reduce el riesgo de accidentes durante el tiempo de conducción.
Seguridad de los vehículos
Al transportar cargas valiosas o simplemente por su gran valor, los vehículos de flotas pueden ser objetivos de robos. Los ladrones suelen buscar furgonetas, camiones o cualquier vehículo que pueda contener equipos caros que puedan revender. Para minimizar la posibilidad de ser víctimas de robos, los gestores de flota deben tomar medidas para proteger los depósitos, formar a los conductores en prácticas seguras e instalar tecnología disuasoria/antirrobo, como cámaras. Descarga la guía de prevención de robos para flotas, que ofrece consejos para prepararse ante las situaciones más comunes con los dispositivos de seguridad correctos. Al proteger los vehículos contra robos, también los protege contra el vandalismo, otro riesgo para la seguridad del vehículo.
Cumplimiento de las normas
Los gestores de flotas deben garantizar que estas cumplen las normas, sin importar los problemas administra­tivos que conlleve dicha tarea. Sin embargo, los sistemas de gestión de flotas pueden ayudar a optimizar el cumplimiento de las normas al registrar automática­mente las horas de servicio y los tiempos de conducción.

Flotas que cumplen con las normas

La importancia de una flota compatible

Para asegurarte de que operas una flota que cumple con las normas, debes tener en cuenta cuatro elementos clave.

Los vehículos deben:

  • Ser adecuados para su uso
  • Ser objeto de inspecciones y manteni­miento regularmente
  • Disponer de sistemas de seguridad
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Los conductores deben:

  • Estar perfecta­mente capacitados para conducir el tipo de vehículo que se les asigna
  • Conocer al detalle las políticas de seguridad de la empresa y las normativas
  • Conducir en buen estado de salud y con los permisos en orden

Las operaciones deben garantizar:

  • Horarios laborales realistas y razonables, con periodos de descanso adecuados
  • Viajes personales y de empresa bien planificados y estructu­rados para mejorar la seguridad y reducir los riesgos
  • Planes de contingencia para situaciones imprevistas (por ejemplo, condiciones meteoro­lógicas adversas)

La gestión debe garantizar que:

  • Todos los vehículos utilizados por y para la empresa están debidamente documentados
  • Los documentos exponen responsabili­dades, tareas, procesos y rutinas
  • Los registros muestran las funciones de monitori­zación y análisis de forma efectiva

¿Por qué es tan importante la gestión de riesgos de flotas?

La gestión de riesgos de flotas es importante para la seguridad, el tiempo de actividad, el cumplimiento de las normas y la situación financiera. En primer lugar, al limitar los riesgos en la carretera, proteges el bienestar de los conductores. Con menos posibilidad de fallos y averías en los vehículos, las operaciones de la empresa siguen funcionando sin problemas. El cumplimiento de las normas se garantiza evaluando las operaciones con antelación y adoptando las medidas de seguridad pertinentes. Con menos accidentes, reclama­ciones de seguros y trabajos de reparación, también se reducen los costes de la empresa.

Si los gestores de flotas no se ocupan de los riesgos de forma proactiva, los empleados, los activos de la empresa y el negocio en sí pueden sufrir varias conse­cuencias negativas. Al no disponer de una evaluación de riesgos, es más probable que los conductores se vean involucrados en accidentes o incidentes. Con un historial de incidentes en carretera, las primas de los seguros suben, las reparaciones son más costosas e incluso se pueden perder vehículos. El incumpli­miento de las normas también puede conllevar sanciones financieras o, en casos más graves, problemas legales. El tiempo de inactividad debido a riesgos no gestionados puede provocar que no se realicen entregas, se pierdan ingresos y disminuya la satisfacción de los clientes. Si los incidentes se hacen públicos, la reputación de la marca se puede ver dañada.

Estrategias para la gestión de riesgos de flotas

Existen cuatro tipos principales de gestión de riesgos de flotas. Para seleccionar una estrategia, básate en la viabilidad y la adecuación al riesgo en cuestión. Seguir las estrategias de gestión de riesgos de flotas es un enfoque organizado y riguroso para proteger tus operaciones, lo que significa que es menos probable que pases por alto los posibles peligros para tus vehículos y conductores.

  1. Prohibición: evitar actividades que impliquen un riesgo. Esta es la estrategia de gestión de riesgos más estricta, ya que prohíbe el trabajo o el trayecto planificado original­mente. Por ejemplo, cancelar rutas en condiciones meteoro­lógicas extremas debido a situaciones de conducción peligrosas.
  2. Reducción: tomar medidas para reducir la probabilidad o el impacto del riesgo. Implica modificar la actividad planificada original­mente para tener un mayor control sobre el resultado. El uso de la telemática es un ejemplo de reducción de riesgos: las operaciones siguen adelante, pero con una supervisión cuidadosa de factores como el estado del vehículo y el estilo de conducción para minimizar la posibilidad de accidentes.
  3. Trans­ferencia: transferir el riesgo a un tercero especia­lizado. La trans­ferencia de la gestión y la carga de costes de posibles problemas a una empresa externa evita gastos inesperados a una flota. Las flotas pueden transferir los riesgos asegurando los vehículos y externa­lizando las reparaciones.
  4. Aceptación: aceptar riesgos de bajo nivel que son difíciles de controlar. Los gestores de flotas no pueden predecir ni evitar todos los eventos que se puedan producir durante las operaciones diarias. Sin embargo, esto no significa que deban dejar de gestionar su negocio. Los riesgos como el desgaste leve o los retrasos de tráfico son simplemente parte de las operaciones de la flota.

Soluciones para la gestión de riesgos de flotas

Solución de gestión para minimizar riesgos

Recuerda verificar siempre las regulaciones locales y las obligaciones legales para garantizar el cumplimiento de las reglas y regulaciones aplicables. ¿Estás interesado en una solución para la gestión de flotas que te ayude a reducir los riesgos y optimizar tu flota? Webfleet no solo es la mejor herramienta para controlar los datos de tu flota, sino que además te ayuda a tomar decisiones informadas para gestionar los riesgos de flotas de manera efectiva, cumplir con las normas y mejorar la seguridad de los conductores reduciendo al mismo tiempo los costes de gestión.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los 5 pasos de la gestión de riesgos?

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Los cinco pasos de la gestión de riesgos eficaz que más se utilizan en seguridad, operaciones y logística son:

  1. Identificar los peligros.
  2. Evaluar los riesgos. (¿Qué probabilidad hay de que sucedan? ¿Qué impacto tendrían?)
  3. Mitigar los riesgos.
  4. Implementar los controles.
  5. Supervisar y revisar.

Con estos pasos, puedes pasar de no ser consciente de los riesgos y no tener un plan de seguridad en marcha a tomar medidas específicas para reducir los riesgos y comprobar la eficacia de tus estrategias de forma regular.

¿Cuáles son las 4 P de la gestión de riesgos?

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Las cuatro P de la gestión de riesgos te ayudan a identificar metódica­mente todos los riesgos que presenta una operación. En el caso de las empresas con flota, las cuatro P se pueden entender como:

  1. Personas: riesgos que afectan a los empleados/conductores.
  2. Premisas: riesgos relacionados con destinos, depósitos e instala­ciones.
  3. Procesos: riesgos dentro de los flujos de trabajo o procedi­mientos.
  4. Propiedad: riesgos de los vehículos, el equipo, las mercancías y los activos.

Una vez que hayas anotado todos estos riesgos, debes evaluar su probabilidad y gravedad antes de decidir cómo tratar cada uno de ellos según las cuatro estrategias de gestión de riesgos anteriores.

¿Cuáles son las 5 preguntas de la gestión de riesgos?

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Estas cinco preguntas se han diseñado para ayudarte con el análisis de riesgos. Antes de iniciar una nueva actividad empresarial, los gestores de flotas se deben preguntar:

  1. ¿Qué puede salir mal?
  2. ¿Por qué podría suceder?
  3. ¿Dónde es probable que ocurra?
  4. ¿Cuándo podría ocurrir?
  5. ¿A quién podría afectar?

Después de responder a estas preguntas de la forma más completa posible, el siguiente paso es convertirlas en un plan de riesgo estructurado: evaluar los riesgos, asignar una respuesta a cada una, definir controles y super­visarlos a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son las 4 C de la gestión de riesgos?

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Las 4 C son una checklist sencilla y fácil de recordar para que la gestión de riesgos se centre en las personas y sea eficaz. Garantizan que todo el mundo entiende, comparte y apoya las acciones necesarias para reducir el riesgo. Las 4 C se deben considerar una vez que se haya identificado el riesgo.

  1. Control: poner en marcha medidas para limitar el riesgo.
  2. Comunicación: todos los empleados deben ser conscientes del riesgo y saber cómo mitigarlo y lo que implica en su trabajo.
  3. Coordinación: las personas, los procesos y las acciones deben estar alineados para gestionar el riesgo de forma eficaz.
  4. Cooperación: todos los miembros del equipo deben conocer, comprender y aplicar el plan de seguridad.