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Fahrt­kos­ten­ab­rechnung für Dienst­reisen

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Die geschäftlich gefahrenen Kilometer entstehen durch jegliche Fahrten, die ein Mitarbeiter zur Ausübung seiner Arbeit unternehmen muss. Eine Fahrt­kos­ten­ab­rechnung ist der formelle Antrag, der gestellt wird, um Fahrtkosten für Dienst­reisen vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen.


Was zählt als geschäftlich gefahrene Kilometer?

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Was zählt als geschäftlich gefahrene Kilometer?

Wie weiter oben erwähnt, beziehen sich die geschäftlich gefahrenen Kilometer auf alle Fahrten in einem Privat- oder Unter­neh­mens­fahrzeug, die zu Geschäfts­zwecken unternommen werden. Kurz gesagt sind das alle während der Arbeit gefahrenen Kilometer.

Geschäftlich gefahrene Kilometer sind Fahrten zu:

  • einem Kunden­standort
  • einer Veran­staltung, z. B. einem Seminar oder einer Geschäfts­kon­ferenz
  • einem Ort, an dem eine Pflicht­schulung stattfindet
  • einem vorüber­ge­henden Arbeitsort

Auch Fahrten, bei denen ein Produkt oder Service trans­por­tiert oder geliefert wird, zählen als geschäftlich gefahrene Kilometer.

Bei Fahrten zu einem vorüber­ge­henden Arbeitsort gilt es, einige Regeln zu berück­sich­tigen. Dazu gehört beispiels­weise die 24-Mona­te-Regel.

Gemäß dieser Regel dürfen Sie Fahrtkosten für Fahrten zu einem vorüber­ge­henden Arbeitsort abrechnen. Allerdings wird ein solcher vorüber­ge­hender Arbeitsort als permanent betrachtet, wenn Ihr Mitarbeiter 40 % seiner Zeit an diesem Ort verbringt. In diesem Fall würde die Fahrt­kos­ten­ab­rechnung für Geschäfts­fahrten also nicht greifen.

Wie viele der geschäftlich gefahrenen Kilometer können abgerechnet werden?

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Wie viele der geschäftlich gefahrenen Kilometer können abgerechnet werden?

Die britische Steuer­be­hörde HMRC hat einen verein­fachten Plan namens Mileage Allowance Payments (MAPs, Kilometer- bzw. Meilen­geld­zah­lungen) aufgestellt.

Im Rahmen dieses Plans können Sie Ihren Mitar­beitern jedes Jahr einen bestimmten Betrag an Kilome­tergeld zahlen, ohne dies der HMRC melden zu müssen. Dies wird als „gebilligte Kilome­ter­geld­zahlung“ (AMAPs, Approved Mileage Allowance Payment) bezeichnet.

  • Dienstreise §670 BGB
  • Kilome­ter­pau­schale
  • Was ist mit Dienst­reisen mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln?
  • Aufbe­wahrung von Tankquit­tungen
  • Berechnung der Entfer­nungs­pau­schale
  • Wie sieht es mit Abrech­nungen für die Fahrt zur Arbeit aus?

Wie stelle ich die Fahrt­kos­ten­ab­rechnung?

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Wie stelle ich die Fahrt­kos­ten­ab­rechnung?

Die Abrechnung der Kosten für die geschäftlich gefahrenen Kilometer geht einfach vonstatten. Wichtig ist, dass die Anträge korrekte Angaben halten und konform sind. Unabhängig davon, ob Sie ein Einzel­un­ter­nehmer, Geschäfts­führer oder Mitarbeiter sind, müssen Sie folgende Unterlagen aufbewahren:

  • Datum und Ort jeder Geschäfts­fahrt, einschließlich Start- und Zieladressen
  • Anzahl der geschäftlich gefahrenen Kilometer
  • Grund der Fahrt
  • Einge­for­derter Betrag
  • Genutztes Verkehrs­mittel
  • Name des Fahrers
  • Ggf. Nachweis der Belege bei Fahrten mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln

Archivieren Sie diese Daten mindestens fünf Jahre lang, um unnötige Strafgelder in der Zukunft zu vermeiden.

Wie Sie sehen, kann es sehr aufwendig sein, den Überblick über all diese Daten zu behalten – insbe­sondere, wenn es in Ihrem Unternehmen viele Dienst­reisen gibt. Mit den richtigen Tools lässt sich dieser Prozess jedoch deutlich verein­fachen.

Wenn Sie wissen möchten, wie WEBFLEET Sie bei der Fahrt­kos­ten­ab­rechnung unter­stützen kann, oder wenn Sie mehr über die digitale Erfassung der gefahrenen Kilometer erfahren wollen, kontak­tieren Sie noch heute einen unserer Experten.

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Warum sollten Sie auf ein digitales Fahrtenbuch umstellen?

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