Bedrijfsreiskosten zijn kosten voor elke reis die een medewerker moet maken om zijn of haar werk te kunnen doen. Een bedrijfsreiskostenaanvraag is de formele aanvraag die wordt gedaan om de hoeveelheid belasting te beperken die aan het eind van het jaar moet worden betaald vanwege deze reiskosten en gereden zakelijke kilometers.
Wat valt onder bedrijfsreiskosten?
Wat valt onder bedrijfsreiskosten?
Zoals hierboven wordt omschreven, omvatten bedrijfsreiskosten elke reis die met een bedrijfsdoeleinde wordt gemaakt in een voertuig van een persoon of het bedrijf. Het omvat met andere woorden alle reizen die u maakt terwijl u werkt.
U maakt bedrijfsreiskosten wanneer u reist naar:
- De werkplek van een klant
- Een evenement, zoals een seminar of werkgerelateerde conferentie
- Een locatie voor een verplichte training
- Een tijdelijke werklocatie
Er worden ook bedrijfsreiskosten gemaakt wanneer de reis is gemaakt om een product of dienst te leveren.
Er geldt een aantal regels waarmee u rekening moet houden als u naar een tijdelijke werklocatie reist. Een van deze regels is de 24-maandenregel.
Deze regel geeft aan dat u het recht heeft om uw reiskosten voor reizen naar een tijdelijke werkplek te claimen, maar legt daarnaast uit dat een tijdelijke werkplek als permanent wordt gezien als uw medewerker meer dan 40% van zijn of haar tijd op deze plek spendeert. In een dergelijke situatie kan geen aanspraak worden gemaakt op bedrijfsreiskostenvergoeding.
Hoeveel bedrijfsreiskosten kunnen worden aangevraagd?
Hoeveel bedrijfsreiskosten kunnen worden aangevraagd?
HM Revenue and Customs (HMRC) heeft een eenvoudig schema opgesteld met de naam Mileage Allowance Payments (Toegestane reiskostenvergoedingen (MAP's)).
Dit houdt in dat u uw medewerker een bepaalde hoeveelheid MAP's mag uitkeren zonder dat u dit hoeft te melden bij HMRC. Dit wordt een 'approved mileage allowance payment' (goedgekeurde reiskostenvergoeding) of AMAP genoemd.
Hoe kan ik bedrijfsreiskosten aanvragen?
Hoe kan ik bedrijfsreiskosten aanvragen?
U kunt bedrijfsreiskosten eenvoudig aanvragen. Het is belangrijk dat bedrijfsreiskostenaanvragen accuraat zijn en aan alle eisen voldoen. U moet altijd de volgende gegevens aanleveren, of u nu een aanvraag doet als een zelfstandige handelaar, directeur of medewerker:
- De datum en locatie van elke zakelijke reis, inclusief het adres van de begin- en eindlocatie
- Het aantal gemaakte zakelijke kilometers
- De reden van de reis
- Het aantal dat wordt aangevraagd
Zorg dat u deze gegevens en het aantal zakelijk gereden kilometers ten minste vijf jaar opslaat om boetes in de toekomst te voorkomen.
U heeft misschien gemerkt dat het ingewikkeld kan zijn om al deze gegevens bij te houden, vooral als in uw bedrijf veel zakelijke reizen worden gemaakt. Met de juiste hulpmiddelen is het echter een duidelijk en eenvoudig proces.
Neem vandaag nog contact op met een van onze experts als u wilt weten hoe Webfleet uw bedrijfsreiskostenaanvragen kan vereenvoudigen of als u meer wilt weten over digitale kilometerregistratie.
Waarom overschakelen op digitale kilometerregistratie?
Lees meer over hoe u slim belastingaangifte kan doen en uw zakelijke kilometers kunt bijhouden met een digitale kilometerregistratie zoals Webfleet Logbook.
