Gestión de los costes de flota

Conseguir una demo Obtén más información⁠

Mantener los costes de las flotas bajo control es una de las tareas más importantes de un responsable de flota. Si buscas formas de reducir los gastos operativos, has llegado al lugar adecuado. En esta página, encontrarás una serie de directrices prácticas, desde la diferencia entre los tipos de costes hasta las estrategias de ahorro que pueden ayudarte a operar una flota de manera más eficiente y rentable.

Planificación del presupuesto y costes de flota

Implementar buenas prácticas presupuestarias es clave para gestionar una flota eficiente. ¿Cómo es tu proceso de elaboración de presupuestos? ¿Cuál fue el rendimiento de tu flota el año pasado y qué partes del negocio podrían mejorar este año? Tu presupuesto anual debería ayudar a resaltar dónde una mayor eficiencia podría mejorar tus resultados.

Tanto si optas por presupuestos incrementales, como por presupuestos base cero o una mezcla de estos dos métodos, debes saber cuál es tu objetivo. Al fin y al cabo, para reducir los costes operativos es necesario tener claros los ingresos frente a los gastos. ¿Quieres obtener más información acerca de la elaboración de presupuestos de flotas? Lee nuestra publicación acerca de cómo crear un presupuesto de flota sencillo, donde podrás descargar una plantilla de presupuesto en Excel gratuita.

Costes de flota directos frente a indirectos

Para tener un mejor control de los costes de flota, primero es necesario conocer qué costes son fijos y cuáles variables. ¿Por qué? Porque esto fundamentará tu visión y gestión de los gastos. Para ilustrarlo, vamos a desglosar los dos tipos de costes.

Costes directos

Estos costes suelen provenir principalmente de tus vehículos. Estos costes no existirían si no tuvieras vehículos (y tampoco podrías hacer negocios sin los vehículos). En este caso, debes pensar en los costes directos fijos y los costes directos variables:

Los costes directos fijos cubren aspectos como las compras y el alquiler de vehículos, y la depreciación. Los costes operativos, como los sueldos de los empleados y los seguros, entran en esta categoría. Como implica la palabra "fijos", estos costes no varían demasiado durante el año de actividad.

Los costes directos variables van desde el consumo de combustible y el mantenimiento hasta las multas y los peajes. Realmente no se puede predecir estos costes, aunque son una parte necesaria de tus operaciones diarias.

Costes indirectos

Estos gastos no están vinculados con tus vehículos. Son gastos más generales, como los de la gestión administrativa y los equipos de oficina. Es importante calcularlos, ya que se tienen en cuenta en tus operaciones generales.

Para obtener un desglose más detallado de los tipos de costes de flota, consulta nuestra página de glosario sobre costes.

Seguros y responsabilidad civil

Los seguros y la responsabilidad civil merecen examinarse aparte, ya que la mitigación de riesgos es un aspecto importante del control de costes. Estos son los principales problemas que debes tener en cuenta:

Una cobertura completa del seguro protege tu negocio frente a pérdidas financieras por daños en los vehículos, robos y reclamaciones por responsabilidad civil.
Aunque la formación de los conductores no es en sí un coste relacionado con los seguros, los conductores son tu primera línea en cuanto a seguridad vial y buen estado de los vehículos. Los conductores bien formados en cuanto a protocolos de seguridad son menos propensos a provocar accidentes que pueden aumentar las primas de los seguros y dañar la reputación de tu empresa.
Algunas aseguradoras ofrecen descuentos por logros conseguidos en cuanto a seguridad. Si tu flota mejora constantemente la seguridad vial, podrás disfrutar de importantes ahorros en las primas.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, querrás asegurarte de contar con una cobertura de los seguros que sea adecuada para tu flota. Descubre cómo reducir los costes de los seguros con datos y medidas de seguridad.

Estrategias de reducción de costes

Ahora que hemos descrito el proceso de elaboración de presupuestos y definido los costes operativos, vamos a determinar cómo puedes ahorrar dinero realmente. ¿Buscas la forma más sencilla de reducir costes? Utiliza un sistema de gestión de flotas que automatice los procesos repetitivos y proporcione información sobre reducción de costes.

A continuación, tienes una muestra rápida de lo que puedes hacer con un sistema de gestión de flotas Webfleet:

Optimiza las rutas: La navegación profesional y la programación de órdenes eficaz ayudan a tus conductores a llegar a sus destinos con mayor rapidez y seguridad. Si mantienes a tus conductores en las mejores rutas, también podrás evitar los atascos de tráfico y otras situaciones en la carretera que suponen un consumo excesivo de combustible.

Controla el estilo de conducción: Con nuestra herramienta OptiDrive 360, puedes analizar las puntuaciones históricas de los conductores y también verlas en tiempo real. Esta herramienta proporciona a los conductores información en cabina sobre su rendimiento, lo que les permite mejorar su conducción en el momento.
Simplifica el cumplimiento: Recibe notificaciones cuando tus conductores estén a punto de cometer una infracción, para que puedas tomar medidas de inmediato y evitar multas. También ayudarás a garantizar que los conductores cumplan sus periodos de descanso, lo que es clave para la seguridad vial.
Automatiza las tareas de mantenimiento: Configura notificaciones para recordarte cuándo es necesario llevar a cabo el mantenimiento. Además de conservar los vehículos en condiciones de circulación, un mantenimiento regular es esencial para evitar reparaciones no planificadas y costosas.

¿Hay algún consejo concreto para ahorrar combustible, optimizar el mantenimiento o aprovechar la tecnología de gestión de flotas? Consulta nuestra página sobre estrategias de reducción de costes.