Fuhrparkkosten senken – Dank GPS-Fahrzeugortung und Flottenmanagement

Im Tagesgeschäft geht Innovation oft unter. Wer sich trotzdem mit den Vor- und Nachteilen auseinandersetzt, wird belohnt. Denn digitales Flottenmanagement kann die Voraussetzung für Wachstum schaffen. Wir haben die wichtigsten Einwände zusammengetragen und zeigen, wie jedes Unternehmen prüfen kann, ob sich ein Flottenmanagementsystem am Ende lohnt.

1. Ist das System so teuer, dass es sich nicht lohnt?

Die Frage nach der Rentabilität (ROI) stellt sich immer vor der Einführung eines digitalen Systems. Häufig geht es hier aber nicht um die Leistungsfähigkeit und die Kosten der Software, sondern um die fehlende Messbarkeit und Kostentransparenz bei den eigenen Prozessen.

Ein Telematiksystem macht oft nur wenige Prozente der Gesamtkosten aus. Durch ein Flottenmanagement-System sinkt der Aufwand im Live-Betrieb, manchmal fallen sogar ganze Prozesse ersatzlos weg. Die Kostensenkung kann gegen die Anschaffungs- und Betriebskosten gegengerechnet werden.

Das können Sie tun: Wer die Frage nach den Kosten eines Prozesses für das eigene Unternehmen nicht beantworten kann, rechnet am besten ein oder zwei grundlegende Aufwände gegen. Zum Beispiel das fristgerechte Auslesen der Fahrerkarten oder die Kraftstoffkosten. Einmal gestartet, ergeben sich immer mehr Prozesse, die sich digitalisieren und so optimieren lassen.

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2. Wie soll ich ein so zeitaufwendiges Projekt umsetzen?

Gerade wenn das Geschäft läuft, denkt man nur ans Tagesgeschäft. Es gibt aber zwei Wege, um Wachstum optimal zu bewältigen. Entweder man stellt mehr Mitarbeiter ein oder man ändert die Prozesse.

Mehr Personal scheint zunächst die einfachere Lösung. Allerdings benötigen neue Mitarbeiter natürlich eine Einarbeitungzeit und diese Mitarbeiter müssen erst einmal gefunden werden.

Es kann also durchaus einfacher und rentabler sein, die eigenen Prozesse zu prüfen und zu verbessern und mit dem eigenen Team mehr zu schaffen.

Das können Sie tun: Prüfen Sie den Aufwand, um neue Mitarbeiter zu finden und überlegen Sie, wie hoch die Überstundenlast im Betrieb ist. Am besten definieren Sie dann die optimalen Einstiegsprozesse nach dem ROI.

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3. Werden meine Mitarbeiter sich beobachtet fühlen?

Setzt man ein Telematiksystem ein, weiß man immer, wo sich die Fahrzeuge und damit auch die Fahrer befinden.* Die Positionsbestimmung betrifft zwar nur die Fahrzeugbewegung, dennoch bedeutet es eine Veränderung, über deren Möglichkeiten man sorgfältig informieren muss. Denn gerade die Ortung bietet viele Vorteile für Fahrer und Unternehmen:

  • bessere Planung der Arbeitszeit sorgt für effizienteren Ressourceneinsatz und pünktliche Rückkehr,
  • besserer Service durch genaue Einschätzung der Ankunfts- und Dienstleistungszeiten,
  • Fahrtkosten können besser eingeschätzt und abgerechnet werden, Umwege werden vermieden,
  • Kraftstoff einsparen durch optimale Routenplanung und Feedback zur Fahrweise,
  • schnelle Unterstützung der mobilen Mitarbeiter bei Unfall oder Panne durch die Ortung.

 

Das können Sie tun: Unternehmen, die Fahrzeugortung erfolgreich eingeführt haben, haben ihre Mitarbeiter umfassend über die geplanten Systeme und die Gründe für deren Einführung informiert. Viele Unsicherheiten konnten dabei bereits im Vorfeld ausgeräumt werden oder legten sich kurz nach der Einführung.

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4. Kann ich den erforderlichen Datenschutz wirklich gewährleisten?

Die Frage nach dem Datenschutz ist eng mit der Sorge um die Ängste von Mitarbeitern verbunden. Grundsätzlich lassen sich professionelle Systeme wie Webfleet immer datenschutzkonform betreiben. Jeder Unternehmer hat ein berechtigtes Interesse, ein Planungssystem einzuführen. Er kann damit seiner Sorgfaltspflicht besser nachkommen und das unternehmerische Risiko senken.

  • Entlastung der Fahrer: Bei guter Planung werden die Aufträge direkt auf das Navigationssystem übertragen. Fahrer oder Fahrerin werden entlastet. Das bedeutet weniger Stress und die Gefahr von Unfällen sinkt.
  • Weniger Risiko: Auch das unternehmerische Risiko reduziert sich, wenn Verkehrsregeln sicher eingehalten werden, Regressforderungen sich leicht entkräften lassen oder es keine Steuernachzahlung wegen mangelhaft geführter Fahrtenbücher mehr gibt.

 

Das können Sie tun: Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein und informieren Sie die Mitarbeiter umfassend. Halten Sie genau fest, welche Daten  aufgezeichnet und wozu diese Daten verwendet werden. Es gibt bereits vorgefertigte Informationspakete, die sich gut an den eigenen Bedarf anpassen lassen.

 

5. Wieso soll ich mir noch ein weiteres System anschaffen?

Jedes Unternehmen muss die Anzahl seiner IT-Systeme im Griff haben. Flottenmanagement-Systeme decken viele Bereich im Tagesgeschäft ab. Webfleet zum Beispiel ist ein umfassendes Tool, aber auf Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit konzipiert. Es kann einige Systeme in Einzelprozessen ablösen. Gerade für den Nachweis der Lenk- und Ruhezeiten oder der Mitarbeiter-Arbeitszeiten für den Zoll ist ein System wie Webfleet unabdingbar.

Das können Sie tun: Selbstverständlich ist für jedes Tool wichtig, wie schnell und einfach die Mitarbeiter es lernen können. Webfleet ist bei den Anwendern auch wegen der intuitiv zu nutzenden Oberfläche beliebt.  Sie können Schritt für Schritt Einzelsysteme ablösen oder deren Daten direkt integrieren.

 

Hat man diese fünf Einwände für sich geklärt, zeigt sich, dass mit der Einführung eines Flottenmanagementsystems auch ein großer Professionalisierungsschritt getan wird. Tools zur Effizienzsteigerung erhöhen nicht nur die Kapazitäten, sondern sorgen auch für die Schonung und somit den nachhaltigen Umgang mit den eingesetzten Ressourcen. Viele Unternehmen, die sich für eine Telematik- und Flottenmanagementsystem entschieden haben, sind heute besser organisiert und können Wachstumsphasen besser nutzen.

 

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* Außerhalb der Arbeits­zeiten können die Fahrer auf ihrem professionellen Webfleet-Navigationsgerät in den Privatmodus wechseln. Dadurch wird die Fahrzeugortungsfunktion deaktiviert, sodass die Privatsphäre geschützt bleibt.

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