So wird die Einführung einer Flottenmanagementlösungen in Ihrem Unternehmen zum Erfolg
Die Nutzung von Flottenmanagement-Technologien bringt für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen und Mehrwerten mit sich. Kosten können reduziert, Geschäftsprozesse optimiert, der Kundenservice verbessert und rechtliche Bestimmungen besser eingehalten werden. Mitarbeiter stehen Fuhrparklösungen, bei denen es um die Positionsbestimmung von Fahrzeugen geht, jedoch häufig kritisch gegenüber, gerade wenn ihre Aktivitäten am Steuer nachvollzogen und ausgewertet werden.
Wie können Sie eine Fahrzeugortungslösung einführen und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern die Bedenken beim Thema Privatsphäre nehmen? Wenn Sie es richtig anstellen, vertrauen Ihre Mitarbeiter einer Lösung, die die operativen Prozesse, den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter sowie das Unternehmensergebnis verbessert. Wenn andererseits die Einführung misslingt, stößt eine derartige Lösung auf Ablehnung, sodass deren Potenzial nie ganz ausgeschöpft werden kann. Wir geben Tipps, wie die Einführung einer Flottenmanagementlösung zum Erfolg werden kann.
1. Machen Sie Ihren Fahrern bewusst, dass Ihr Unternehmen zum maßvollen und effizienten Umgang mit den Unternehmensressourcen verpflichtet ist.
Erklären Sie, dass dies sowohl zu Ihrem Vorteil als auch wichtig für das Wohl des Unternehmens ist. Eine gesteigerte Effizienz bedeutet mehr Mittel für Gehälter, Lohnerhöhungen und andere Zusatzleistungen. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist dies besonders relevant und in einigen Fällen kann es den Unterschied zwischen sicheren Arbeitsplätzen und Entlassungen ausmachen.
2. Erklären Sie die Vorteile von Telematik für die Belegschaft und erläutern Sie die Gründe, die dafür sprechen.
Der Nutzen für Fahrer ist dabei vielfältig:
- Weniger Stress beim Fahren dank verbundener Satellitennavigation, einschließlich Tools zur Vermeidung von Verkehrsstörungen.
- Schutz vor falschen Anschuldigungen in Bezug auf Streitigkeiten mit Kunden, Fahrzeugschäden oder Fahrverstöße.
- Weniger Papierkram dank der Reportingfunktion, mit der kein Ausfüllen von Fahrtenbüchern mehr nötig ist.
- Eine gerechtere Verteilung der Aufgaben dank Transparenz und Sichtbarkeit der Mitarbeiterauslastung.
- Nachweis darüber, dass Firmenwagen geschäftlich und nicht privat genutzt werden, sodass eine Versteuerung als geldwerter Vorteil (pauschal mit monatlich 1 % des Brutto-Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung) umgangen werden kann. Bei einem leichten Nutzfahrzeug erreicht diese Steuerpflicht leicht 4.000 Euro im Jahr.
- Sicherere Arbeitsbedingungen. Manager können beispielsweise Mitarbeiter, die hochwertige Güter transportieren, im Auge behalten und dabei sicherstellen, dass diese nicht zu lange ohne Pause durchfahren.
3. Sorgen Sie für Transparenz.
Erläutern Sie Ihren Fahrern von Anfang an die Gründe für die Einführung der Fahrzeugortung, nicht erst, nachdem sie bereits implementiert wurde. Beziehen Sie am besten von Anfang an etwaige Arbeitnehmervertreter bzw. den Betriebsrat in den Planungs- und Erklärungsprozess mit ein. Verdeutlichen Sie die geschäftlichen Vorteile, sodass die Belegschaft versteht, dass solch eine Veränderung kein Zeichen für mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter ist. Mögliche geschäftliche Vorteile reichen von gesteigerter Kraftstoffeffizienz über den Schutz von Unternehmenseigentum bis hin zum Nachweis der Auftragsdurchführung und zur Konformität mit rechtlichen Bestimmungen, um nur einige zu nennen. Telematik sollte dabei gegenüber Mitarbeitern auf keinen Fall als „Spion im Fahrerhaus“ oder Ähnlichem positioniert werden. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Nutzung von Telematik sich auf die Positionsbestimmung des Fahrzeugs – einem Vermögenswert des Unternehmens – beschränkt, und nicht auf die Ortung einzelner Mitarbeiter abzielt.
4. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Einführung der Fahrzeugortungslösung schriftlich bekannt, um Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden.
Machen Sie deutlich, welche operativen Auswirkungen dies auf sie und das Geschäft hat und wie es ggf. ihren Arbeitsalltag verändern wird. Unternehmen Sie keinen Versuch einer Implementierung dieser Technologie, ohne Ihre Mitarbeiter darüber in Kenntnis zu setzen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, Fragen zu stellen, und verfolgen Sie eine klare und offene Kommunikationspolitik.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie das System in- und auswendig kennen, bevor Sie es Ihren Mitarbeitern vorstellen.
Wenn Sie selbst keine Ahnung haben, wovon Sie sprechen, werden Ihre Fahrer kein Vertrauen in diesen Teil der Unternehmensstrategie entwickeln.
6. Oft besteht auch die Möglichkeit, führende Mitarbeiter oder einen Mitarbeitervertreter in die Auswahl der Technologie mit einzubeziehen.
Dies kann einen wertvollen Beitrag zur wahrgenommenen Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitern leisten, was in der Folge Vorteile im gesamten Unternehmen mit sich bringen kann.
7. Auch wenn wir in einer technisch hochentwickelten Umgebung leben und arbeiten, empfinden viele Mitarbeiter Technologie noch immer als einschüchternd.
Dies gilt nicht nur für mobile Mitarbeiter und Büropersonal, sondern sogar oft auch für das Management. Webfleet ist besonders wegen der hohen Benutzerfreundlichkeit seiner Telematiklösungen bekannt. Dennoch sollten Mitarbeitern bei Bedarf Schulungen angeboten werden, um etwaige Berührungsängste abzubauen.
8. Die Entwicklung von Incentive-Programmen für Mitarbeiter kann zu mehr Engagement und einer positiven Einstellung bei der Nutzung des Systems beitragen.
So könnte beispielsweise der Fahrer mit den wenigsten scharfen Brems- oder Lenkmanövern oder derjenige mit dem besten Kraftstoffverbrauch pro Kilometer in einem Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag oder einen finanziellen Bonus erhalten. Unternehmen, welche ihre mit einer Telematiklösung eingesparten Kraftstoffkosten messen, könnten Ihre Mitarbeiter mit einem individuellen Prozentsatz als Bonus zum Gehalt an diesen Einsparungen beteiligen. In vielen Unternehmen hat sich dies bereits als äußerst effektiv erwiesen.
9. Flottenmanagement-Technologie stellt für alle Mitarbeiter ein Mehr an Sicherheit dar,
da die Verantwortlichen den Zustand des Fuhrparks und der Fahrzeuge stets im Blick haben. Für die meisten Mitarbeiter ermöglicht Fahrzeugortung mehr Transparenz und weniger Stress, da die Zentrale jederzeit über etwaige, z. B. verkehrsbedingt auftretende Verzögerungen informiert ist. Sollte ein kleiner Teil der Mitarbeiter ein das Unternehmen schädigendes Verhalten an den Tag legen, ermöglicht die Technologie dem Management, Mitarbeiter auf etwaige Verfehlungen hinzuweisen oder entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dadurch kann eine faire Arbeitsumgebung für alle geschaffen werden. Legen Sie gleich zu Beginn Richtlinien in Bezug auf Verstöße fest und halten Sie sich an diese.
10. Passen Sie bestehende Systeme und Prozesse an, sodass die Privatsphäre von Mitarbeitern jederzeit sichergestellt und respektiert wird.
Wenn Mitarbeiter das Recht haben, Firmenfahrzeuge außerhalb der Arbeitszeit zu nutzen, muss die Einhaltung der Privatsphäre sichergestellt sein. Ein Telematiksystem sollte es dem Benutzer ermöglichen, Fahrten vor dem Arbeitgeber (im Privatmodus) zu verbergen, auch wenn die gefahrenen Kilometer weiterhin erfasst werden. Flottenmanagement-Systeme generieren eine Fülle an (teilweise sensiblen) Daten, z. B. Fahrzeugpositionen und individuelle Arbeitszeiten. Daher sollte es nur über eine gesicherte Anmeldung möglich sein, auf diese Daten zuzugreifen. Außerdem sollte der Zugriff auf die für die Verwaltung einer Unternehmensflotte zuständigen Personen beschränkt werden.
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Es ist ganz natürlich, dass Fahrer skeptisch auf neue Systeme und Prozesse reagieren. Ein effektives Veränderungsmanagement kann jedoch einen nahtlosen Übergang sicherstellen. Eine klare und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreich eingeführten Flottenmanagementsystem, welches somit zu einer wertvollen Stütze im Tagesgeschäft werden kann.