¿Qué es la adminis­tración de flotas?

¿Cuál es la función de un gestor de flotas?

Los gestores de flotas supervisan el funcio­na­miento y mante­ni­miento de la flota de una empresa. Entre sus funciones, se incluyen seleccionar y hacer un seguimiento de los vehículos, asegurar su uso correcto y las rutas adecuadas, además de ocuparse del mante­ni­miento.

Los gestores de flotas también son respon­sables de coordinar a los conductores, mantener los costes relacio­nados con la flota bajo control y garantizar que se cumple cualquier requisito legal.

Para aumentar la efectividad y eficiencia de sus flotas, los gestores suelen confiar en tecnología telemática para vehículos junto con hardware y software de gestión de flotas.

Encontrar la solución correcta implica varios pasos, como definir las necesidades de tu negocio, comprender las funcio­na­li­dades de diferentes proveedores, confirmar los requisitos de TI y establecer las expec­ta­tivas de servicio.

¿Qué es un sistema de gestión de flotas?

Un sistema de gestión de flotas es una combinación de software y hardware conectado que utilizan los operadores de flotas para gestionar sus vehículos.

Estos sistemas pueden incluir varios elementos:

• Software de gestión de flotas. Los gestores de flotas utilizan esta interfaz para acceder a los datos del vehículo y conocer mejor cómo optimizar el rendimiento de la flota.
• Dispo­si­tivos de seguimiento de vehículos. Los dispo­si­tivos de hardware se pueden instalar o conectar a los vehículos para realizar un seguimiento de su locali­zación en tiempo real. Estos dispo­si­tivos también pueden recopilar datos sobre el estilo de conducción y diagnós­ticos del motor.
• Interfaces de conductor. Estos dispo­si­tivos ayudan a los conductores al mejorar la navegación. También reciben información actualizada sobre la asignación, facilitan la comuni­cación y registran la información de uso del vehículo.
• Cámaras en el salpicadero. Los vehículos pueden llevar instaladas cámaras orientadas a la carretera y al conductor para identificar la conducción de riesgo y ofrecer información sobre cualquier incidente relacionado con la carretera.

Un sistema de gestión de flotas puede suponer para una empresa un recorte de gastos, la mejora en el rendimiento de los vehículos, el ahorro de combustible, la optimi­zación en la seguridad del conductor, la gestión de riesgos y un aumento en la eficiencia general de la flota.

¿Cómo funciona el sistema de gestión de flotas?

La telemática de flotas te puede ayudar a:

• Realizar el seguimiento de la locali­zación del vehículo. Los dispo­si­tivos del vehículo comparten coordenadas con el sistema principal en tiempo real.
• Comunicarte con tu equipo. Puedes enviar instruc­ciones o actua­li­za­ciones direc­ta­mente al conductor a través de la interfaz de conductor.
• Controlar el estilo de conducción. Los sensores del hardware pueden controlar las costumbres de conducción para ver si utilizan tus vehículos de forma segura, económica y adecuada.
• Establecer mejores horas estimadas de llegada. Puedes establecer horas de llegada precisas y comunicar cualquier retraso al cliente.
• Llevar un seguimiento de los conductores. Los conductores pueden recibir consejos de conducción y mejores rutas a través de la interfaz de conductor. También pueden recibir alertas de límites de velocidad y las posiciones de los radares de tráfico.
• Registrar el tiempo de trabajo. Algunos sistemas telemáticos pueden registrar automá­ti­ca­mente las horas de conducción, lo que te ayuda a cumplir cualquier requisito legal.
• Planificar estrategias y mejorar. El dashboard de tu solución de gestión de flotas ofrece información sobre los viajes anteriores para que puedas analizar el rendimiento del vehículo y planificar los próximos con más eficacia.
• Automatizar tareas adminis­tra­tivas. Otros depar­ta­mentos se benefician de los sistemas de gestión de flotas mediante la automa­ti­zación de facturas o la descarga de información sobre los tiempos de conducción.

¿Cuáles son las ventajas de contar con soluciones de gestión de flotas?

Las soluciones de gestión de flotas no solo ayudan a los gestores, sino también a los conductores, al personal adminis­trativo y a cualquiera relacionado con el manejo de una flota de negocios.

• Aumenta la eficiencia. Accede fácilmente a información relevante y actualizada para poder planificar y adaptarte de forma rápida y efectiva a los sucesos inesperados.
• Aumenta la produc­ti­vidad. Utiliza la información de tráfico en tiempo real para que tus conductores sigan las rutas más rápidas y completen más trabajos.
• Mejora la seguridad. Un sistema de gestión de flotas puede ofrecer mejor información para ayudar a reducir el estilo de conducción peligroso que podría dañar a los conductores, a los vehículos o a la reputación del negocio.
• Reduce los costes. Fomenta la eficiencia del combustible en la conducción y evita las repara­ciones costosas gracias a los recor­da­torios de mante­ni­miento a tiempo.
• Mejora la comuni­cación. No pierdas el contacto con los conductores. Podrás enviar la información de trabajo desde tu despacho a las interfaces de conductor en sus vehículos.
• Aumenta la satis­facción del cliente. Mantén a los clientes informados de los cambios en la hora de llegada y acorta los tiempos de espera innece­sarios.
• Reduce el estrés de los conductores. Establece la mejor ruta para los conductores y transmite actua­li­za­ciones de tráfico a tiempo a través de las interfaces de conductor, de forma que puedan hacer su trabajo con facilidad.
• Simplifica la adminis­tración. Ahorra tiempo en distintos depar­ta­mentos gracias a la automa­ti­zación de las tareas adminis­tra­tivas.