Para cualquier organización, la gestión del tiempo es uno de los pilares fundamentales del éxito. Esto es aún más importante para un gestor de flotas, ya que es imprescindible cumplir todos los plazos y existen incontables imprevistos que pueden impedirlo.

Normalmente, el gestor de flotas supervisa operaciones como el mantenimiento de los vehículos, la utilización de activos, y la gestión de los conductores y el combustible, entre otras tareas clave. Es una gran responsabilidad.

Además, también debe gestionar muchas otras tareas recurrentes que irán surgiendo y que pueden entorpecer su avance. Cuando la multitarea es la norma, es normal sentir que uno dedica su tiempo a solucionar el problema urgente que acaba de surgir en lugar de invertirlo en la tarea más importante de todas: optimizar el rendimiento del negocio.

Este blog analiza el problema del tiempo para los gestores de flotas. Investiga las mejores prácticas para mejorar la gestión del tiempo y trata algunas de las tecnologías que pueden facilitarla.

Cómo mejorar la gestión del tiempo para tu flota

¿Qué puedes hacer en tu trabajo diario para gestionar el tiempo de una forma más eficaz?

Estas son algunas de las mejores prácticas:

1. Anticípate tanto como sea posible

Si tienes la sensación de que dedicas tu tiempo exclusivamente a reaccionar a problemas urgentes y buscar soluciones, es posible que debas tener más en cuenta las contingencias en tu planificación. ¿Es posible solucionar los problemas antes de que se produzcan?

Dedicar tiempo a identificar todo lo que puede torcerse en tus operaciones y trazar hasta cuatro planes alternativos que ofrezcan la misma fiabilidad que el plan A puede merecer la pena, ahorrar tiempo y reducir el estrés a largo plazo.

2. Digitaliza más tareas manuales

¿Sueles encontrarte entre montañas de papeleo o gestionando tareas esenciales pero lentas de forma manual? Si esto sucede muy a menudo, puede convertirse en una distracción preocupante que te aleje de los aspectos esenciales del negocio. Y, si además le pasa a varias personas de tu organización, los beneficios podrían verse seriamente afectados.

Cada vez más flotas recurren a soluciones digitales para digitalizar y, en muchos casos, automatizar sus tareas administrativas habituales. Al reducir el tiempo dedicado a gestionarlas o eliminarlas por completo de la planificación, esta decisión puede ser increíblemente ventajosa.

3. Toma decisiones fiables a partir de los datos

En la gestión, a menudo hay que pensar detenidamente a qué actividad dedicar más tiempo. ¿Qué parte de tus operaciones deberías mejorar destinándole más recursos y horas de trabajo? ¿Qué factores pueden conservarse como están?

La mejor manera de garantizar que estás siguiendo las líneas de acción adecuadas para tu negocio es basar tus decisiones en datos precisos. Basarte en puntos de datos clave de tu flota como el consumo de combustible, los tiempos de conducción, las ubicaciones de vehículos y el estilo de conducción, puede ayudarte a tomar mejores decisiones con mayor confianza a la hora de invertir tu tiempo.

Software de gestión de tiempo para gestores de flotas

No importa qué tipo de flota gestiones, la única constante es que siempre habrá una alta demanda de eficiencia. La tecnología puede ayudar a lograrla.

El software de gestión de flotas, como Webfleet, puede contribuir a automatizar algunas de las tareas que más tiempo consumen y, por tanto, a simplificar el trabajo. Te ofrece ventajas como:

• Gestión de conductores
• Informes en tiempo real
• Seguimiento de vehículos
• Optimización de rutas
• Mantenimiento de vehículos proactivo
• Comunicación con los conductores
• Simplificación de tareas como el procesamiento de reclamaciones
• Gestión general de documentos

Al automatizar con Webfleet las tareas rutinarias que más tiempo consumen, como el mantenimiento de los vehículos y las actualizaciones relacionadas con el cumplimiento de las normas, y al reducir el papeleo, gozas de una mayor libertad para emprender las acciones que más beneficiarán a tu negocio.

Si quieres obtener más información sobre cómo alcanzar la excelencia operativa con Webfleet, ponte en contacto con uno de nuestros expertos hoy mismo.