Tradicionalmente, las empresas han utilizado software de seguimiento o sistemas basados en GPS para rastrear la ubicación de los vehículos. Sin embargo, la evolución de estos sistemas hacia soluciones robustas de gestión de flotas está permitiendo que las flotas aprovechen aún más a sus conductores y activos móviles. Ahora se puede lograr un mayor cumplimiento y control, y gestionar una flota de forma más inteligente y eficiente, al tiempo que se mejora la atención al cliente.
Pero para aprovechar una solución de gestión de flotas al máximo, es importante integrarla en los procesos de negocio. En este post vamos a repasar en qué procesos de negocio puede ser útil utilizar una solución de gestión de flotas y cómo podemos sacarle partido.
Gestión de activos
La gestión de flotas es, en última instancia, una cuestión de gestión de activos. Los vehículos, en propiedad o alquilados, representan un porcentaje significativo del valor neto y de los costes operativos de la empresa. Una gestión eficiente y eficaz de los activos de la flota puede tener un impacto significativo en la rentabilidad de la flota y en el rendimiento general del negocio. Entender cómo se manejan y mantienen esos activos de capital durante la vida útil de ese vehículo es información esencial para asegurar que la flota esté operando al máximo rendimiento y que se utilice de la mejor manera posible.
Algunas soluciones de gestión de flotas pueden ayudar a establecer programas de mantenimiento proactivos y administrar inspecciones y órdenes de trabajo. Sin mencionar que pueden incluso monitorizar cómo se conducen los vehículos día a día, capturando datos vitales sobre estilos de conducción específicos como frenazos, exceso de velocidad o giros bruscos que pueden tener implicaciones en el bienestar, el mantenimiento y la vida útil de los activos.
Gestión de la empresa
Desde el seguimiento y la gestión de las relaciones con los proveedores, hasta las políticas y procedimientos relacionados con las horas de trabajo de los conductores, pasando por el cumplimiento normativo o la administración del tacógrafo digital, los procesos que gestionan la parte «empresarial» de una flota son esenciales.
Las soluciones actuales de gestión de flotas permiten la plena participación de los conductores en estos procesos, registrando sus horas de conducción y descanso descargando las tarjetas de tacógrafo sin intrusiones y de forma automatizada. De esta forma se evita perder tiempo en trámites administrativos y se garantiza el cumplimiento normativo.
Gestión financiera
Además de ser expertos en operaciones y administración de activos, los gsetores de flotas también deben tener un alto conocimiento de las finanzas de las flotas. Deben ser capaces de navegar por las distintas vías de compra de vehículos y equipos, comprender los costes asociados a su ciclo de vida y disponer de sistemas para controlar cuidadosamente los gastos variables relacionados con el mantenimiento y el combustible. También es útil contar con sistemas de back office para gestionar y automatizar la facturación de los clientes, los cobros, etc.
Los datos y la inteligencia proporcionados por un sistema de gestión de flotas completan una parte significativa de la imagen financiera general de la flota. Permiten hacer seguimiento del uso personal de los vehículos en horas no laborables, por ejemplo. También posibilita analizar el coste total de propiedad y determinar el momento preciso en que un vehículo debe ser reemplazado. Y al proporcionar una mayor visibilidad sobre cómo se conducen los vehículos, ayudar a las flotas a reducir sus costes de combustible, servicio, mantenimiento y seguro.
Gestión de recursos humanos
Las flotas necesitan conductores, y un conductor comprometido y productivo puede ser la clave para una mayor rentabilidad y satisfacción del cliente. Hoy en día, las soluciones de gestión de flotas permiten centrarse en el conductor, facilitándole herramientas que mejoran su trabajo y su calidad de vida. Un ejemplo puede ser la navegación adaptada al tipo de vehículo o con información de tráfico en tiempo real.
Además, las flotas más grandes necesitan una solución de gestión de flotas simple, eficaz y compacta, que ayude a integrar a los conductores en los procesos de control y gestión empresarial de la flota y permita un mayor cumplimiento y control. Las nuevas soluciones disponibles en el mercado hoy en día, incluyen características tales como la identificación de conductores, feedback automático sobre estilo de conducción y datos de viaje (tiempo, distancia, consumo de combustible). Estas características ayudan a capacitar a los conductores para que sean más responsables, reduzcan costes y mejoren la seguridad.
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