Seis consejos para cumplir la normativa sobre horas de conducción y descansao

Webfleet acaba de publicar los resultados de una encuesta que ha realizado a 1.200 empresas de transporte en toda Europa y que revela las preocupaciones de las compañías sobre la regulación respecto a horas de conducción y descanso así como al uso del tacógrafo. Recopilamos 6 consejos para ayudar a dichas empresas a garantizar el cumplimiento normativo.

El tacógrafo desempeña un papel vital para hacer cumplir la normativa de horas de conducción y descanso de la Unión Europea, ayudando, a su vez, a mejorar la seguridad vial al evitar la fatiga del conductor.

Aunque utilizar correctamente el tacógrafo y sus datos puede ser una de las tareas más complejas y que consumen más tiempo para las empresas, es una obligación legal, y las infracciones pueden generar sanciones costosas por parte de las autoridades.

Según el informe publicado por Webfleet, el 52% de las empresas de transporte europeas ha vivido inspecciones en sus oficinas para verificar el cumplimiento de las horas de los conductores en los últimos 12 meses. Además, para el 49%, el riesgo de tener que responder ante los tribunales es una preocupación creciente.

Puedes ver más datos en nuestra infografía sobre Transporte 2018.

Si operas vehículos comerciales de más de 3,5 toneladas o vehículos de transporte de pasajeros con más de nueve plazas (incluido el conductor), los consejos de cumplimiento que se detallan a continuación pueden ayudarte a mantenerte en el lado correcto de la ley.

Asegúrate de que los conductores conozcan sus responsabilidades

La normativa europea sobre el uso del tacógrafo ha de ser observada tanto por los conductores como por los operadores de transporte. Estos últimos deben asegurarse de que los conductores que trabajan para ellos cuentan con la formación adecuada sobre las horas de conducción y descanso y sobre el uso correcto del tacógrafo.

Los nuevos tacógrafos inteligentes se incorporarán al mercado en 2019, pero actualmente los conductores utilizan dispositivos analógicos o digitales, y sus responsabilidades variarán según cuál tengan instalado.

En ambos casos, sin embargo, los conductores son responsables de usar el tacógrafo cada día laboral para registrar el tiempo de conducción/trabajo y los descansos que toman. Además, deben poder aportar registros en la carretera para las autoridades de transporte si éstas lo solicitan.

Para obtener más información sobre cómo funciona un tacógrafo digital, puedes leer este post.

Establece un plan de formación

Un plan de capacitación formal puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las horas de descanso y de la normativa respecto al tacógrafo. La formación dentro de una organización no debe limitarse solo a los conductores, sino que también conviene incluir a la gerencia, el personal de oficina y los analistas.

Es necesario que el temario incorpore formación práctica sobre los dispositivos instalados en los camiones de la empresa en particular. También ha de contemplar la posibilidad de re-educar a aquellas personas que, pese a haber recibido capacitación, no hayan seguido las reglas.

Toma los pasos necesarios para asegurarte de que los datos están protegidos

Los tacógrafos almacenan información personal sobre los conductores, por lo que las compañías tienen la responsabilidad de asegurar que dicha información está protegida frente a accesos no autorizados. Esto está reflejado en la nueva Regulación General para la Protección de Datos de la UE (RGPD), que analizamos en este post.

Las tarjetas de empresa se pueden utilizar para ayudar a proteger los detalles de un conductor mediante el “bloqueo” de los datos antes de que se use por primera vez un vehículo.

Pero también es importante que los informes archivados se almacenen de forma segura. Si esto lo realiza otra empresa, como un proveedor de telemática, por ejemplo, asegúrate de dónde y durante cuánto tiempo los guarda. Un sistema de almacenamiento seguro debería incluir procesos de backup y recuperación ante desastres. Webfleet Tachograph Manager, de Webfleet, descarga automáticamente los datos del tacógrafo y los archiva de forma segura en un centro de datos durante dos años. Además, Webfleet cuenta con la certificación ISO 27001, que asegura la protección de la información y aporta validez legal a los datos gestionados por la compañía.

Programa las descargas para no incumplir ninguna fecha límite

Los datos de las tarjetas del conductor se deben descargar al menos cada 28 días y los del tacógrafo en sí al menos cada 90 días.

La descarga manual puede durar hasta dos horas por vehículo, lo que supone una pérdida innecesaria de recursos y de tiempo. Además, la información se suele almacenar en un PC local con acceso de red limitado, provocando retrasos a la hora de localizar la información y dificultando la creación de informes cuando se necesita.

Las soluciones de descarga remota, como las disponibles como parte de la funcionalidad de un sistema telemático avanzado, pueden programar automáticamente las descargas para garantizar que no se incumpla ningún plazo.

Ahora es posible que los sistemas de gestión del tacógrafo también se conecten y compartan datos con software de análisis de terceros. Esto también puede ayudar con el proceso de cumplimiento.

Análisis automatizado

La descarga manual de datos de manera diaria o semanal y el intento de detectar las infracciones para que puedan ser resueltas rápidamente puede resultar una tarea ardua.

Las herramientas de análisis del tacógrafo, ya sean paquetes de software independientes o como funcionalidad asociada a sistemas de gestión de flotas más amplios, pueden automatizar este proceso, generando informes que demuestren el cumplimiento o resalten las infracciones de un vistazo.

Seguimiento de actividades no registradas

No está permitido conducir un vehículo equipado con un tacógrafo digital sin una tarjeta de conductor en su lugar correspondiente. En caso de pérdida, robo o daño en una tarjeta, solo es posible conducir sin ella un plazo máximo de 15 días.

Sin embargo, existen algunas excepciones a estas reglas, como es el caso de los vehículos que se conducen fuera de las vías públicas. En estas circunstancias, se deben tomar medidas para asegurarse de contabilizar esta actividad no registrada, en caso de que las autoridades lo soliciten.

Esperamos que estas indicaciones te sean de utilidad. Te recomendamos también que eches un vistazo a Webfleet Tachograph Manager, la solución para la gestión completa del tacógrafo de Webfleet.

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