Die Pitec AG mit Sitz in Oberriet (Schweiz) ist ein mittelständisches Unternehmen und der größte Gesamtanbieter von Bäckerei- und Gastrotechnik der Schweiz. Darüber hinaus bietet er spezielle Dienstleistungen, wie die Beratung und Planung von Projekten, sowie einen Reparaturservice an. Damit ist das Unternehmen das Einzige in einem solchen Marktsegment in der Schweiz. Aktuell arbeiten etwa rund 150 Mitarbeiter für die Pitec AG, 55 davon als Servicetechniker, die täglich mit dem Dienstwagen zu Kunden unterwegs sind. Der Fuhrpark besteht aus 77 Fahrzeugen, davon 52 Kleintransporter und zwei Lkw.

Schnelle und effiziente Tourenplanung

Die Techniker der Serviceabteilung der Pitec AG erhalten jeden Tag eine Vielzahl an Kundenaufträgen. „Die meisten Aufträge, die am Morgen hereinkommen, müssen bis zum Abend desselben Tages abgearbeitet sein“, erklärt Markus Enz, Leiter der Serviceabteilung Bäckereitechnik. Dies ist eine Herausforderung, die häufig mit hohem Zeitdruck verbunden ist.

Das Unternehmen stand daher vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe flüssig bleiben und unnötige Wartezeiten reduziert werden. „Eigentlich sollten die Techniker möglichst wenig unterwegs und lange beim Kunden sein, aber in der Realität war es früher genau umgekehrt der Fall“, erzählt Markus Enz. „Wir arbeiten heute jeden Tag darauf hin, unsere Service-Mitarbeiter möglichst schnell zu den Kunden zu bekommen“, führt er weiter aus. Dafür ist es besonders wichtig, die Touren optimal planen zu können und durch die Positionsbestimmung der Fahrzeuge einen Überblick zu behalten, wo sich die Techniker gerade aufhalten.

„Oftmals kommen Aufträge auch durch einen Defekt oder Notfall kurzfristig rein. Dann müssen wir schnell reagieren und abstimmen, wer gerade verfügbar und in der Nähe ist, um schnell agieren zu können.“

Papierlose Auftragsbearbeitung

Vor der Einführung von Webfleet funktionierte die Auftragsverwaltung der Pitec AG größtenteils manuell mit Stift und Papier. „Ging ein Auftrag ein, wurde dieser für gewöhnlich mit allen nötigen Details händisch notiert und dem Techniker direkt oder per Telefon durchgegeben. Das war viel koordinatorischer Aufwand und eine große Papierverschwendung.“ Nicht nur dauerte die Übermittlung eines Auftrags an den jeweiligen Techniker länger, sie nahm auch mehr Zeit des Fuhrparkverantwortlichen in Anspruch und war anfälliger für Fehler.

Mehr Sicherheit für Flotte und Fahrer von Pitec  

Für das Fuhrparkmanagement der Pitec AG ist die Sicherheit ihrer Techniker von besonderer Bedeutung. Risikoreiches Fahrverhalten, wie etwa Geschwindigkeitsüberschreitung, gefährdet die Sicherheit aller Verkehrsbeteiligten und führt über längere Dauer zum Verschleiß der Autos.

Privater Gebrauch der Fahrzeuge ist nur nach Rücksprache mit der Firma erlaubt, da der intensive Gebrauch der Fahrzeuge über den dienstlichen Rahmen hinweg ihren Verschleiß ebenfalls beschleunigt.

Mehr Aufträge durch effiziente Disposition und optimale Routenplanung

Seit 2011 nutzt die Pitec AG die Telematik-Lösung Webfleet und setzt dabei insbesondere auf die Funktionen für die Planung von Routen und Touren sowie die Positionsbestimmung von Fahrzeugen. Mit Webfleet kann das Unternehmen heute täglich etwa 30 Aufträge mehr umsetzen und hat seine Effizienz nachhaltig gesteigert.

„Die Techniker erhalten die Aufträge direkt auf das PRO 7350 Driver Terminal in ihrer Fahrerkabine und können diese so besser verwalten und abarbeiten.“

Um Techniker und Monteure möglichst bestmöglich zu unterstützen, müssen ihre Touren optimal geplant und Stresssituationen möglichst rasch behoben werden.

„Webfleet hilft uns dabei ganz entscheidend, weil die Standorte aller Fahrzeuge jederzeit für die Disponenten ersichtlich sind. Diese sind so in der Lage, den am schnellsten verfügbaren Techniker für einen Einsatz zu planen, ohne die einzelnen Mitarbeiter abzutelefonieren. Gerade in technischen Notfällen kann durch das schnelle Wissen um die aktuellen Positionen der Fahrzeuge schnell reagiert und der Schaden behoben werden.“

Pitec ist mit WEBLFEET zudem viel schneller beim Kunden. Über die intelligente Routenplanung können Staus und Sperrungen umfahren werden, und die Techniker kommen so schneller beim Kunden an.

„Wir können unsere Kunden bei ihrer Planung unterstützen, indem wir ihnen die genaue voraussichtliche Ankunftszeit nennen können, zu dieser der Techniker bei ihnen eintreffen wird.“

Das verbessert die Servicequalität und langfristig die Zufriedenheit der Kunden. Überdies werden gefahrene Kilometer eingespart, wodurch auch Kraftstoffverbrauch und -kosten in den letzten Jahren maßgeblich reduziert wurden.

Digitale Erfassung von Betriebsdaten für eine reibungslose Abrechnung

„Der Arbeitsbericht des Technikers ist bei uns ein zentrales Element der Administration“, betont Markus Enz. Über die digitale Erfassung von Arbeitsaufträgen können Fahrtzeiten und -kosten gegenüber dem Kunden transparent belegt werden. „Es gibt darum sehr wenig Diskussionen um Fahrzeiten und Kilometerkosten.“ Des Weiteren können Reportings aus Webfleet auch im Falle von Kundenreklamationen genutzt werden. „Damit haben wir dann eine Beweiskraft, sollte es zum Streitfall kommen.“ Für die Serviceleitung sind außerdem verschiedene Auswertungen wichtig, mit denen Arbeitsprozesse langfristig beschleunigt und effizienter gestaltet werden können.

Für das Schweizer Unternehmen ist im Übrigen auch das Thema Nachhaltigkeit und umweltfreundliches Fahren von großer Bedeutung. Mithilfe der OptiDrive 360-Lösung und der in Webfleet abrufbaren Reports können das Fahrverhalten der Techniker individuell betrachtet und diese für einen sicheren und effizienteren Fahrstil gecoacht werden.

Weniger Privatfahrten und Fahrverstöße

Ein großer Vorteil in der Arbeit mit Webfleet besteht darin, Fahrtmodi ändern zu können. Dies schaffe Transparenz zwischen Mitarbeitern und Unternehmen und ermögliche einen Umgang mit diesem Thema „auf Augenhöhe“: „Wir haben volles Verständnis dafür, wenn ein Techniker den Dienstwagen mal zum Transport größerer Gegenstände im Privaten nutzen möchte, schätzen es aber, wenn sie uns ehrlich hierüber unterrichten“, sagt Enz.