„Als Lebensmittel-Zustellgroßhändler beliefern wir rund 1.200 Kunden,“ erzählt Michael Cames, Geschäftsführer des Unternehmens. „Unsere größte Kundengruppe und der größte Wachstumsbereich in den letzten Jahren ist das Tankstellengeschäft. Unser Fuhrpark umfasst aktuell 23 Lkw, darunter 12-, 15- und 18-Tonner.“ Das Unternehmen beschäftigt rund 120 Mitarbeiter und insgesamt 29 Fahrer.
Wer ist die Peter Cames GmbH & Co.KG?
Die Peter Cames GmbH & Co. KG wurde bereits 1920 gegründet und feierte im August 2020 hundertjähriges Bestehen. In vierter Generation berät und beliefert das Neusser Familienunternehmen selbstständige Lebensmitteleinzelhändler und Convenience-Shops.
Hierzu zählen insbesondere
- Tankstellen,
- Kioske,
- Metzgereien,
- Bäckereien,
- Bahnhofs- und Flughafen-Shops in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, im Saarland und dem deutschsprachigen Benelux-Raum.
Rund 15.000 Artikel hat die Peter Cames GmbH & Co. KG aktuell im Lager.
Optimierung und Digitalisierung der Tourenplanung
Die Peter Cames GmbH & Co. KG nutzt Webfleet bereits seit mehr als zehn Jahren erfolgreich. Begleitet wird das Unternehmen von Beginn an vom Webfleet-Partner Evertz GmbH. Initial ging es dem Unternehmen bei der Entscheidung für den Einsatz der Telematik-Lösung darum, die realisierten Touren im Nachgang zu betrachten, zu analysieren und zu bearbeiten. „Wir wollten uns ansehen können, wie die Fahrer unterwegs waren und wie sich die Touren und das Fahrverhalten weiter verbessern lassen,“ so Cames. „Dadurch sollte unsere Disposition in die Lage versetzt werden, bei Kundennachfragen schnell eine Rückmeldung zum aktuellen Standort des Fahrzeugs und zum Zeitpunkt der Lieferung zu geben.“ Nachdem in den zurückliegenden Jahren das Geschäft der Peter Cames GmbH & Co. KG weiter wuchs und der Fuhrpark erweitert wurde, stieß das Unternehmen insbesondere aufgrund der manuell getätigten Planung der Touren und des stetig steigenden internen Kommunikationsaufwands an seine Grenzen. „Bislang lief unsere Tourenplanung sehr statisch ab. Wir haben noch im letzten Jahr alles zu hundert Prozent manuell geplant und waren abhängig von den Daten, die uns unser Warenwirtschaftssystem lieferte,“ beschreibt Michael Cames die damalige Situation.
Tourenplanung bis spät in die Nacht
Die Disposition war an einem bestimmten Punkt nicht mehr in der Lage, die Touren für den nächsten Tag am Vortag durchzuplanen. „Wir haben das in die Nachtschicht gelegt,“ erzählt Cames weiter. „Wenn alle unsere temperatur- und nicht-temperaturgeführten Lagerbereiche ihre Ergebnisse geliefert hatten, war es bereits mitten in der Nacht.“ Die ersten Fahrzeuge mussten jedoch bereits ab 1 Uhr den Hof des Unternehmens verlassen. „Uns fehlte die Zeit, um die Touren noch optimal zusammenzustellen.“ Das Unternehmen sah die Notwendigkeit, den Prozess um die interne Tourenplanung noch einmal von Grund auf neu aufzustellen und zu digitalisieren. In der Vergangenheit bestand keine Möglichkeit, die Fahrzeugkapazitäten optimal zu nutzen und vorgegebene Lieferzeitfenster automatisiert zu berücksichtigen. „Wir haben gesehen: Das müssen wir anpassen und einen Schritt weitergehen.“ Ziel sollte es langfristig sein, die Lieferlogistik effizienter zu gestalten. Die besondere Herausforderung im Fall Cames lag in den kleineren Bestellmengen der Kunden, dem späten Auftragseingang und entsprechend wenig zeitlichem Spielraum in der Tourenplanung.
Großer Mehrwert durch die offenen Schnittstellen von Webfleet
Webfleet verfügt über das europaweit größte Netzwerk an Integrationspartnern. Im Bereich der digitalen Tourenplanung arbeitet Webfleet seit vielen Jahren mit gts systems and consulting zusammen. Mit der Flottenmanagementsoftware Webfleet und der Integration in die Tourenplanungssoftware TransIT von gts lassen sich Tourenabläufe nachhaltig optimieren. Der Vorteil dabei: die Schnittstelle ist sofort einsatzbereit. „Webfleet mit seinem Partner Evertz sowie GTS als Integrator konnten uns erfolgreich vermitteln, dass sie die Eigenheiten unseres Geschäfts gemeinsam sehr gut lösen können.“ Das Wichtigste: Über Webfleet lässt sich die Tourenplanungssoftware TransIT von GTS zudem gut in die vorhandenen Arbeitsprozesse integrieren.
Warenwirtschaft und Fuhrparkmanagement gehen Hand in Hand
„Im Planungsprozess“, so Dirk Tost, Projektverantwortlicher im Vertrieb der GTS Systems and Consulting GmbH, „können die relevanten Informationen aus GEVIS, dem Warenwirtschaftssystem der Peter Cames GmbH & Co. KG, jederzeit abgegriffen und in TransIT übernommen werden. Darauf basierend planen wir die Touren des Lebensmittelspediteurs, stellen sie dar und optimieren sie,“ erklärt er. Die Disponenten können zusammenfassen, Aufträge auf andere Touren packen oder automatisch von TransIT optimieren lassen.“ Über die offenen Schnittstellen gehen die Touren, deren Abfolge und alle relevanten Lieferinformationen direkt an Webfleet. Der Fahrer startet auf den PRO Driver Terminals von Webfleet seine Aufträge für den aktuellen Tag in seinem Fahrzeug. „Er hat die vollständige Transparenz über seine Touren – in der richtigen Reihenfolge, mit Start- und berechneten Ankunftszeiten,“ ergänzt Tost. „Das heißt, der Fahrer wird komplett unterstützt, kann die Tour am Display im Fahrzeug nachvollziehen, sie anwählen, starten und im Zuge des Prozesses seine Aufträge abarbeiten.“ Abschließend bestätigt der Fahrer die Ankunft beim Kunden und das Ausliefern der Ware.
Fahrzeugortung als echter Vorteil
Über die in den Fahrzeugen festverbauten LINK-Fahrzeugortungsgeräte wissen die Disponenten zu jedem Zeitpunkt, wann die Fahrzeuge ihre Ziele erreichen, und haben in TransIT einen ständigen Abgleich zwischen Soll und Ist sowie den aktuellen Auftragsstatus. Webfleet ist hier in mehrfacher Hinsicht ein wichtiger Faktor. Durch die direkte Übermittlung der benötigten Daten kann die Auftragsplanung sofort erfolgen. Gleichzeitig dient Webfleet als Übermittlungssoftware für die generierten Touren. Sowohl Disposition als auch Fahrer profitieren davon.
Touren planen auf Knopfdruck: Bis 18 Uhr ist alles fertig
Heute macht die Peter Cames GmbH & Co. KG um 15 Uhr eine automatische Vorplanung für Touren am Folgetag auf Basis von Rahmentouren. Zirka 85 bis 90 Prozent aller Aufträge sind zu diesem Zeitpunkt für den nächsten Tag im System. „18 Uhr machen wir den zweiten Planungsdurchgang, passen gegebenenfalls Touren manuell an, und alles ist fertig,“ so Cames. „Wenn gewünscht, lässt sich ein Planungsdurchgang auch einfach vorziehen. „Das ist schnell per Knopfdruck erledigt und für uns in dieser Hinsicht genau die richtige Flexibilität.“
Praxisnahe SMS-/Email-Lösung hilft Kunden, zu planen
Für Michael Cames ebenso wichtig: Die Lieferinformation für die Kunden. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für eine SMS-/Email-Lösung, die mehrstufig über den Lieferstatus und die Ankunft des Fahrers informiert.
„Im ersten Schritt erfahren Sie, dass der Lkw unterwegs und im zweiten Schritt, dass er gleich da ist,“ erklärt Cames. Zudem kann der Fahrer selbständig und eigenverantwortlich die baldige Ankunft über sein PRO Driver Terminal an den Kunden senden. Verkehrstechnische Behinderungen identifiziert Webfleet und gibt sie direkt an den Fahrer weiter. „Wenn es Probleme auf der Tour geben sollte, etwa durch einen Unfall oder Stau, können wir unsere Kunden über diese Verzögerung per SMS informieren und die Ankunftszeiten aus der Navigation der PRO Driver Terminal übermitteln.“
Zeitaufwendige Telefonate gehören der Vergangenheit an
Ein wesentlicher Mehrwert für Cames, da in den zurückliegenden Jahren hier viele zusätzliche Stunden für Telefonate aufgewendet wurden. Kunden planen sehr oft ihr Personal nach der Ankunftszeit des Lieferanten und haben deshalb ein natürliches Interesse daran, gut informiert zu sein. An dieser Stelle sind die Fahrer explizit und praxisorientiert eingebunden. Sie entscheiden selbst, ob beispielweise eine aktuelle Verzögerung sich auch auf die Folgeaufträge auswirkt und ob überhaupt eine Information an den Kunden versendet werden muss. Für die SMS-Übermittlung integrierte GTS ein SMS-Gateway, das Nachrichten in Echtzeit versendet. „Alles in allem haben wir – von den ersten Planungsgesprächen bis zur Umsetzung und Integration in unsere Arbeitsabläufe – fünf Monate benötigt,“ fasst Michael Cames zusammen. „Webfleet und TransIT greifen sehr gut ineinander. Auf unsere Bedürfnisse ausgerichtet, können wir detailliert analysieren und sukzessive unsere Lieferlogistik weiter optimieren.“
Arbeitszeiten und Dispositionsaufwand reduziert sowie auf kürzeren Strecken mehr Waren bewegt
Mit der GPS-gestützten Tourenplanung und der einfachen Integration von Webfleet und TransIT konnte Cames Strecken, Arbeitszeiten, Dispositionsaufwand deutlich reduzieren und einen zuletzt deutlich gesteigerten Auftragseingang mit den vorhandenen Ressourcen bewältigen, mögliche Fehlerquoten senken und somit die Wirtschaftlichkeit seines Fuhrparks erhöhen.
Die neue digitale Tourenplanung bedeutet vor allem für die Mitarbeiter – sowohl Fahrer als auch Disponenten – eine deutliche Vereinfachung. „Wir arbeiten schon lange mit Webfleet von daher ist die Handhabung der Geräte bereits bekannt. Für die Fahrer ist es aber ein Gewinn, dass man die Touren nicht separat runtertippen oder sich noch über deren Reihenfolge Gedanken machen muss,“ so Cames. Und die Fahrer der Peter Cames GmbH & Co. KG konzentrieren sich auf das Wesentliche: Das Fahren. Vor- und nachgelagerte Tätigkeiten fallen zum Großteil weg, etwa das Vorpacken und ‚Verdichten‘ der Ware, also das Zusammenfassen von Rollbehältern zu einer Lieferung. Cames spürt auch die Erleichterung für seine Disponenten deutlich. Ein Großteil der Arbeit konnte auf den Vortag verlagert und besser eingetaktet werden. „Unser Nachtdisponent kann sich mehr auf das Operative stürzen, wie etwa Fahrer- oder Fahrzeugausfall. Das hat sich merklich entspannt.“
So konnte die Zahl der gefahrenen Kilometer reduziert werden
Mittlerweile spart das Unternehmen 15% der gefahrenen Gesamtkilometer pro Tour. „Der Kraftstoffverbrauch ist zwar gleichgeblieben. Aber das liegt vor allem daran, dass dieses Jahr ein sehr dynamisches war und wir unsere Logistik weiter ausbauen konnten,“ freut sich Cames. „Wir bekommen mit derselben Menge an Kraftstoff mehr Waren transportiert.“ Webfleet und TransIT bieten detaillierte und auf den Kunden zugeschnittene Reports an, mit denen diese Daten übersichtlich ausgewertet werden können. Nicht zu vergessen: Besser informierte Kunden während des gesamten Lieferprozesses steigern einerseits deren Zufriedenheit und entlasten andererseits die Mitarbeiter im Service.“ Das weiß auch Guido Gorki, Abteilungsleiter Flottensteuerung und Fahrzeugortung beim Webfleet-Partner Evertz GmbH, der das Projekt und den Kunden von Beginn an betreut: „Wir versuchen mit Webfleet immer eine Lösung anzubieten, die ganzheitlich auf alle Aspekte eines Unternehmens eingeht und nicht nur die gefahrenen Kilometer reduziert. Die Firma Peter Cames GmbH & Co. KG ist für uns ein hervorragendes Beispiel dafür, wie so etwas gelingen kann.“
Digitaler Fahrzeug-Check und Leergut-Rückerfassung angedacht
Nachdem die Peter Cames GmbH & Co. KG jetzt die Einzeltouren im Blick hat, möchte das Unternehmen im nächsten Projektschritt gemeinsam mit Webfleet und der GTS Systems and Consulting GmbH die komplette Kunden- und Auftragsstruktur abbilden und Touren übergreifend optimieren. „Das ist ein Grund gewesen, warum wir uns für diese Lösung aus Webfleet und TransIT entschieden haben“, so Cames. „Technisch funktioniert alles und auch die Stammdatenvorbereitung von unserer Seite ist abgeschlossen,“ freut sich der Geschäftsführer. Sobald die unternehmenseigenen, baulichen Erweiterungen abgeschlossen sind, geht es an die Umsetzung. Dann ist für Cames sowohl der digitale Fahrzeug-Check und die Abfahrtskontrolle durch den Fahrer interessant, als auch die digitale Rückerfassung von Leergut. „Das funktioniert heute noch mit Formularen, ist Zettel-basiert und fehleranfällig. In den nächsten Monaten schauen wir uns das genauer an.“