Elektro­ni­sches Fahrtenbuch

Fahrer und Fuhrpark­ma­nager haben wichtigere Aufgaben als die manuelle Erfassung der gefahrenen Kilometer in Fahrten­bü­chern. Sie möchten also nicht viel Zeit für das Ausfüllen von Formularen oder Excel-­Ta­bellen aufwenden müssen, um die gefahrenen Kilometer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Immer mehr Unternehmen setzen daher Lösungen zur automa­ti­schen Erfassung der gefahrenen Kilometer ein. Diese Lösungen übernehmen die präzise Verwaltung der gefahrenen Kilometer für Ihre Geschäfts­fahr­zeuge, sodass der manuelle Aufwand entfällt und Sie sich ganz auf Ihre eigent­lichen Aufgaben konzen­trieren können.

Als Unternehmen müssen Sie genaue Datensätze zu den geschäftlich und privat gefahrenen Kilometern Ihrer Fahrzeuge speichern. Anderen­falls könnten Bußgelder oder andere Strafen aufgrund fehler­hafter Fahrten­buch­führung auf Sie zukommen. Mit einem elektro­ni­schen Fahrtenbuch inklusive einfach zu bedienender App mit digitalem Speicher lassen sich teure Geldstrafen vermeiden.

Nehmen wir einmal an, dass Sie Poolfahr­zeuge im Fuhrpark haben, die keinem bestimmten Fahrer zugewiesen sind. Eine hochwertige App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer erstellt für jeden einzelnen Fahrer in Ihrem Fuhrpark ein Profil. Die Fahrer erledigen ihr Fahrten­ma­nagement dann über die App auf ihrem Mobilgerät: Wichtige Daten wie der Zweck der Fahrt, das genutzte Fahrzeug, Kilome­ter­stand und so weiter lassen sich damit ganz einfach erfassen. Manche Apps geben sogar Feedback zum Fahrver­halten.

Der Kilome­ter­stand wird dann mit Echtzeit-In­for­ma­tionen aktua­li­siert, die direkt am Kilome­ter­zähler des Fahrzeugs ausgelesen werden. Alle Fahrdaten können so gespeichert werden, dass sie dem Fuhrpark­ma­nager für die Fahrt­kos­ten­ab­rechnung und den Nachweis der Korrektheit von Steuer­in­for­ma­tionen vorliegen.

Einfach gesagt: Eine hochwertige App als elektro­ni­sches Fahrtenbuch zur Erfassung der gefahrenen Kilometer erleichtert Fahrern und Fuhrpark­ma­nagern die Arbeit. Durch die Automa­ti­sierung manueller Aufgaben wird der Verwal­tungs­aufwand geringer. Fahrer und Manager können sich ganz auf ihre wesent­lichen Aufgaben konzen­trieren. Das erhöht die Effizienz und senkt den Stresspegel.

Zusätzlich haben Sie die Gewissheit, dass grund­le­gende Aufgaben von einem zuver­läs­sigen, konsis­tenten System übernommen werden. Im Fall einer Steuer­prüfung können Sie die korrekte Versteuerung geldwerter Vorteile mühelos dank ihres elektro­ni­schen Fahrten­buchs nachweisen. Die zuver­lässige Aufzeichnung aus Ihrer App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer kann zu diesem Zweck dem Finanzamt vorgelegt werden. Das ist eine enorme Erleich­terung!

Wie bereits erwähnt, geben manche Apps zur Erfassung der gefahrenen Kilometer auch Feedback zum Fahrver­halten. Webfleet Logbook verwendet dazu beispiels­weise das OptiDrive 360-System, das unter anderem Aspekte des Fahrver­haltens wie Tempo­ver­stöße, auffällige Fahrmanöver, Leerlauf, Kraft­stoff­ver­brauch, konstante Geschwin­digkeit und Ausrollen erfasst. Diese Daten helfen dem Fahrer, sicherer, kosten­güns­tiger und nachhal­tiger zu arbeiten.

Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz einer App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer ist allerdings der Datenschutz der Fahrer. Eine hochwertige App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer gibt dem Fahrer daher die Option, Tracin­gin­for­ma­tionen auszu­blenden, wenn er das Firmen­fahrzeug für eine Privatfahrt verwendet. Sie müssen auch sicher­stellen, dass der Anbieter der App Ihre gesamten Fahrt- und Fahrerdaten unter Beachtung der höchsten Sicher­heits­an­for­de­rungen speichert.

Einige Voraus­set­zungen müssen Fahrten­bücher (ob elektro­nisch oder in Papierform) erfüllen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden:

• Lückenlose Erfassung aller Daten
• Zeitnahe Dokumen­tation der Fahrten
• Daten dürfen nachträglich nicht geändert werden – das Fahrtenbuch muss also manipu­la­ti­ons­sicher sein

Es gibt einige Überprü­fungen der Aufzeich­nungen durch das Finanzamt – ganz gleich ob das Fahrtenbuch in Papierform vorliegt oder digital erfasst wurde.

• Es werden Kilome­ter­stände laut Fahrtenbuch mit denen in Werkstatt­rech­nungen abgeglichen.
• Es wird nach Mängeln in den Aufzeich­nungen gesucht (Fahrt nicht eingetragen, Fehlendes Fahrtziel, vorge­nommene Änderungen)
• Das Finanzamt liest die Teleme­trie­daten aus. Dort wird stich­pro­ben­artig nach Umwegen aus privaten Gründen gesucht, die nicht als solche gekenn­zeichnet wurden.

Jedes Unternehmen hat eigene Anfor­de­rungen an den Funkti­ons­umfang einer App zur Fahrzeu­g­ortung und Erfassung eines elektro­ni­schen Fahrten­buchs. Vielleicht müssen Sie nur grund­le­gende Fahrdaten erfassen, aber vielleicht brauchen Sie auch umfas­sendere und aussa­ge­kräf­tigere Infor­ma­tionen.

In jedem Fall sollten Sie den Hauptgrund für den Einsatz einer App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer nicht aus den Augen verlieren: Sie soll Ihnen die Arbeit erleichtern. Aus diesem Grund sollten Sie sich für eine App entscheiden, die benut­zer­freundlich ist. Suchen Sie eine App mit einem benut­zer­ori­en­tierten Layout aus, mit der Sie und Ihre Fahrer mühelos umgehen können, sodass die Bedienung keinen übermäßigen Zeitaufwand erfordert.

Webfleet hat die Webfleet Fahrten­buch-App für Unternehmen wie das Ihre entwickelt, die ihre Kilome­ter­daten effizient erfassen und verwalten möchten. Wenn Sie das Fahrten­ma­nagement verein­fachen möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter. Kontak­tieren Sie noch heute einen unserer Experten und erfahren Sie, wie wir Sie unter­stützen können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie ein digitales Fahrtenbuch wie Webfleet Logbook Ihnen helfen kann, Steuern zu sparen.

Steuerrecht in Deutschland

Der geldwerte Vorteil wird durch die private Nutzung eines Firmen­fahr­zeugs als Teil des Gehalts besteuert. Charak­te­ris­tisch für das deutsche Steuerrecht ist die Ein-Pro­zen­t-­Re-­gelung, wonach monatlich 1 Prozent des deutschen Fahrzeu­g-B­rut­to­lis­ten­preises auf das zu versteu­ernden Einkommen aufge­schlagen wird. Diese Regelung hat zur Folge, dass unabhängig vom Alter des Autos immer derselbe Sachbezug für die Berechnung des geldwerten Vorteils für die private Pkw-Nutzung berück­sichtigt wird. Dadurch kann ein Dienstwagen zu einem teuren Vergnügen werden.

Art der Nutzung entscheidend

Aus Sicht der Steuer­be­hörden gilt jede Nutzung, die nicht mit der Arbeit zusam­men-hängt, als private Nutzung. Deshalb sollte immer die potenzielle Steuer­pflicht (bzw. mögliche Steuer­ein­sparung) unter­schied­licher Nutzungs­mo­delle für Firmen­fahr­zeuge berück­sichtigt werden. In Deutschland gilt das einfache Pendeln zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte als Privatfahrt und führt damit zu zusätz­lichen Abgaben in Höhe von 0,03 % des Brutto­lis­ten­preises je einfachem Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte.

Das Führen eines ordnungs­ge­mäßen Fahrten­buchs ist eine bewährte Möglichkeit, die Steuerlast für Mitarbeiter sowie die Beitragslast zur Sozial­ver­si­cherung für Arbeitgeber und Arbeit­nehmer zu senken. Denn die genaue Aufzeichnung der gefahrenen privaten Kilometer kann zu erheblichen Einspa­rungen führen. Darüber hinaus können Arbeitgeber oft von Einspa­rungen beim Arbeit­ge­ber­anteil der Sozial­ab­gaben profitieren.

Vorteile für Arbeit­nehmer

Ein Fahrtenbuch kann sich in folgenden Fällen lohnen:

• Die private Nutzung des Firmen­wagens ist gering.
• Der deutsche Brutto­lis­ten­preis des Fahrzeugs ist hoch.
• Der Firmenwagen ist alt. Auch bei älteren Modellen wird nach der Ein-Pro­zen­t-­Re­gelung 1 % vom ursprüng­lichen Brutto­lis­ten­preis als geldwerter Vorteil angesetzt, selbst nachdem die Fahrzeuge bereits abgeschrieben worden sind.

Privat­fahr­zeuge

Gemäß deutschem Steuerrecht dürfen Angestellten im Rahmen von Dienst­reisen bis zu 0,30 Euro pro geschäftlich gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden (Arbeitswege ausge­schlossen).

Nutzen für Unternehmen und Arbeitgeber

Aus Sicht der Steuer­be­hörden sind Unternehmer berechtigt, Betriebs­aus­gaben geltend zu machen, wenn die zum Betriebs­ver­mögen gehörenden Fahrzeuge zu mind. 50 % betrieblich genutzt werden.

Folgende Kriterien werden zur Festlegung der Steuer­pflicht heran­ge­zogen:

• Sind weniger als 10 % der Fahrten Geschäfts­fahrten? In diesem Fall wird das Fahrzeug als Privat­fahrzeug behandelt und bringt keinen steuer­lichen Vorteil.
• Sind zwischen 10 % und 50 % der Fahrten Geschäfts­fahrten? In diesem Fall muss ein Fahrtenbuch verwendet werden, um den Anteil der privaten Nutzung ermitteln und versteuern zu können. Die Privat­nutzung unterliegt der Steuer, wobei hier nahezu dieselben Regeln wie für Angestellte gelten.

Einspa­rungen mit Rechen­bei­spiel

Wie groß sind die Einspa­rungen durch die Nutzung eines Fahrten­buchs? Sehen Sie sich folgende Beispiel­rechnung an.