Sabemos que, como gestor de flotas, tu trabajo es todo un reto. Tienes que controlar vehículos, normativa, consumos, visitas al taller, gestión de riesgos… y lidiar con muchos departamentos, desde el financiero hasta el de recursos humanos, pasando por el de responsabilidad social corporativa.
Por tanto, el sistema de gestión de flotas que elijas, que funcionará como mano derecha para ti y para tu equipo, debe ayudarte al máximo en tus tareas diarias.
Estas son las características que debe tener tu sistema de gestión de flotas para que sea una ayuda efectiva:
- Sencillez. Cuanto más sencillo sea el interfaz, mejor. Hay sistemas tan sumamente complicados que, o acaban dejándose de usar o necesitan más tiempo de aprendizaje y de uso del que ahorran.
- Ubicuidad. Los imprevistos pueden surgir en cualquier momento y en cualquier lugar. Poder gestionar la flota desde dispositivos móviles, por ejemplo, contribuye a tu tranquilidad y a la de tu equipo, ya que podréis solucionar los retos que sobrevengan desde cualquier sitio y a cualquier hora.
- Cuantos más datos mejor. El Big Data ofrece la posibilidad de tomar decisiones basadas en datos reales. Es una gran ventaja que debe aprovecharse. Por tanto, cuantos más datos recoja la solución, no sólo sobre el estado del vehículo o sobre su localización, sino sobre el estilo de conducción del mismo, consumo y emisiones, más sencillo será después tomar decisiones inteligentes.
- Informes, informes e informes. Como consecuencia del punto anterior, tal cantidad de datos deben visualizarse de una forma sencilla y práctica. A cada gestor de flotas le interesarán distintos aspectos, por lo que es necesario que la solución le pueda proporcionar informes y vistas adaptadas a sus requisitos únicos.
- Información en tiempo real. Saber dónde están los vehículos en cada momento es una gran ventaja, tanto para la empresa como para sus usuarios. Uno de nuestros clientes, por ejemplo, utiliza los datos de ubicación de sus camiones para conocer la situación exacta de los mismos y así poder avisar de que va a llegar a una hora precisa para que tengan su carga preparada, sin esperas.
- Comunicación bidireccional. Hay sistemas que solo sirven para que el gestor recopile datos, sin poner en comunicación real a éste y al equipo en carretera. Una buena solución de gestión de flotas debe permitir una comunicación en dos direcciones, para que los conductores puedan, con un solo gesto, avisar de si hay un imprevisto o del estado de una entrega, por ejemplo.
- Integración con sistemas de terceros. Hoy en día cada vez están más ligados unos departamentos con otros dentro de las empresas. Y cada departamento tiene sus propios sistemas tecnológicos, cuya integración con la solución de gestión de flotas pueden suponer enormes ventajas. Por ejemplo, para la administración de activos, para la facturación, nóminas, etc.
- Robustez. Porque de nada sirve tener un buen sistema tecnológico en la oficina, si los dispositivos instalados en los camiones se deterioran fácilmente o presentan problemas técnicos cada dos por tres.
- Navegación específica según el tipo de vehículo. Hace poco se viralizó una imagen de un tráiler encajado en un estrecho camino sin posibilidad de dar la vuelta. Fue necesario llamar a la grúa y la factura no fue pequeña. Este tipo de situaciones se puede evitar con un navegador que tenga en cuenta la tipología, dimensiones y peso del vehículo, de forma que pueda indicar la ruta más adecuada y evitar situaciones comprometidas.
- Información de tráfico. Los atascos son una de las causas que más estrés generan en los conductores profesionales. Un navegador que ofrezca información real sobre la situación del tráfico y que avise de los retrasos y de posibles rutas alternativas puede suponer la diferencia entre llegar a tiempo a destino o no, con la tranquilidad que esto conlleva.
Esperamos que estos consejos te sirvan a la hora de elegir tu sistema de gestión de flotas. Si tienes cualquier pregunta no dudes en decírnoslo en “comentarios”.
