Als verlässlicher Partner deckt die Bischof-Heizung GmbH & Co. KG für ihre Kunden ein breites Spektrum von Dienstleistungen in den Segmenten Heizungstechnik, Sanitär und Energiesparsysteme ab – und das nicht nur für Privathaushalte, sondern auch in größeren Einrichtungen wie Industrieanlagen, Kliniken oder Schulen. Um diese jederzeit vor Ort unterstützen zu können, sind für das Unternehmen sieben Kundendienstmonteure sowie, bei Bedarf, drei Meister im Kundendienst im Einsatz.
Betriebswachstum verlangt Sprung in die Digitalisierung
Wie viele mittelständische Handwerksbetriebe konnte sich auch die Bischof-Heizung GmbH & Co. KG lange auf analoge Mittel des Flottenmanagements verlassen. So verlief vor allem das Auftragsmanagement noch lange Zeit ganz klassisch: Disponenten und Kundendienstmonteure trafen sich zu einer gemeinsamen Besprechung im Betrieb, bei der jedem Monteur seine Aufträge für den Tag in Papierform ausgehändigt wurden, die er dann möglichst strikt abzuarbeiten hatte. Um auch von unterwegs mit den Kollegen in der Zentrale in Verbindung zu bleiben, nutzten die Mitarbeiter im Außendienst ein in ihren Fahrzeugen verbautes Bordfunk-System. „Dadurch haben wir in unserer Arbeit rückblickend natürlich einiges an Flexibilität und Effizienz eingebüßt“, erklärt Volker Hörning, Prokurist der Bischof-Heizung GmbH & Co. KG und verantwortlich für das Fuhrparkmanagement des Unternehmens.
Was für den damals noch kleineren Betrieb, der zu dieser Zeit nur drei ständige Kundendienstmonteure beschäftigte, noch funktionierte, verlangte mit zunehmender Betriebsgröße jedoch bald eine Anpassung der Arbeitsorganisation. Denn: Mit mehr Mitarbeitern im Außeneinsatz erhöhte sich auch der dazugehörige Verwaltungsaufwand – ob im Auftragsmanagement, durch den erhöhten Kommunikationsbedarf mit Kunden oder auch den angemessenen Umgang mit schwierigen Verkehrssituationen und Wartungen der Fahrzeuge. Hörning formuliert es so: „Wir konnten und wollten wachsen – also mussten wir uns auch digitalisieren. Analog war ein Betrieb ab einer bestimmten Größe nicht mehr zu managen.“
Automatisiertes Auftragsmanagement mit Webfleet
Das Unternehmen entschied sich dafür, mit Webfleet eine der führenden Telematik-Lösungen auf dem Markt einzuführen und so einen großen Schritt in Richtung eines digitalen Flottenmanagements anzutreten. Volker Hörning hat diese Veränderung nicht bereut. Heute funktioniert das Auftragsmanagement der Bischof-Heizung GmbH & Co. KG vollständig automatisiert. „Unsere Monteure erhalten ihre Aufträge für den Tag mit Webfleet direkt auf das Driver Terminal in ihrem Fahrzeug. Morgendliche Meetings mit den Disponenten gehören der Vergangenheit an“, so Hörning.
Telematik hilft, Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern zu erfüllen
Darüber hinaus nutzt das Handwerksunternehmen die telematische Lösung von Webfleet, um in kritischen Situationen faktenbasiert und konstruktiv mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren. Gerade, wenn es darum gehe, der Fürsorgepflicht gerecht zu werden, betont der Prokurist und Flottenmanager, sei die Telematik-Anwendung unverzichtbar: „Wir nutzen Webfleet, um regelmäßig das Fahrverhalten unserer Monteure zu reflektieren. Wir kontrollieren nicht minutiös jede Fahrt, doch wenn wir im System etwa erkennen, dass ein Mitarbeiter wiederholt zu schnell fährt, werden wir aktiv.“
Hörning legt Wert darauf, dass es nicht darum gehe, Mitarbeiter für problematisches Verhalten zu sanktionieren. „Im Gegenteil: Wir wollen sie schützen.“ Gerade Geschwindigkeitsüberschreitungen seien oft auf Arbeitsüberlastung zurückzuführen. „Darum ist es wichtig, dass wir ein Instrument haben, mit dem wir Anzeichen für eine solche Belastung erkennen– um unsererseits unseren Kollegen ein Gesprächsangebot machen zu können. Das gehört auch zu unserem Anspruch an uns selbst als guter Arbeitgeber.“
Die eigene Flotte jederzeit im Blick – dank Webfleet
Auch wenn es darum geht, kritische Anfragen von Kunden zu bearbeiten, verlässt sich die Bischof-Heizung GmbH & Co. KG auf Webfleet. So hat das Unternehmen dank GPS Tracking den Standort seiner Fahrzeuge nun jederzeit im Blick und kann Kunden unmittelbar mitteilen, wo diese sich gerade befinden und wann sie voraussichtlich am Zielort eintreffen werden. „Wir sehen nicht nur, wo unsere Fahrzeuge gerade sind, sondern können nachverfolgen, wo sie sich wann befunden haben“, so Hörning. Das sei hilfreich, wenn Kunden etwa die Arbeitszeiten von Monteuren anzweifelten und die Bezahlung von Rechnungen zurückhielten. „Dank Webfleet können wir in solchen Fällen zweifelsfrei nachweisen, wann unsere Mitarbeiter am Einsatzort eingetroffen sind und solche Themen mit unseren Kunden auf der Faktenebene klären.“
Video-Telematik: Der nächste große Schritt im Handwerk
Einen weiteren Vorteil von Webfleet sieht Hörning darin, dass es dem Unternehmen schrittweise erlaube, sich weiterzuentwickeln, ganz nach den eigenen betrieblichen Bedürfnissen. Als Beispiel nennt er Webfleet Video, die neue Video-Telematik Lösung, welche auch die Bischof-Heizung GmbH & Co. KG bald einführen will: „Wir werden schrittweise in all unseren Fahrzeugen Dashcams installieren. So möchten wir unserer Verantwortung für unsere Mitarbeiter noch besser gerecht werden.“ Bei Webfleet Video setzt Webfleet auf sein Modell CAM 50, eine Dashcam, die sowohl auf die Straße als auch auf den Fahrer gerichtet ist. Die Kamera erkennt unsicheres Fahrverhalten und sendet in Echtzeit Warnungen an den Fahrer. Eine Aufzeichnung wird dabei nur ausgelöst, falls unsicheres Fahrverhalten nicht unmittelbar korrigiert wird. Auch scharfe Brems- oder Lenkmanöver werden aufgezeichnet, um zu klären, ob Fahrer zusätzliche Trainings benötigen oder lediglich auf riskante Manöver anderer Verkehrsteilnehmer reagieren mussten. Hörning erklärt: „Wie bei unserer Prüfung des Fahrverhaltens geht es uns beim Thema Video-Telematik also nicht um Kontrolle, sondern um Sicherheit unserer Fahrer und darum, sie in kritischen Situationen vor falschen Anschuldigungen zu schützen.“
Unterm Strich, so Hörning, habe die Einführung von Webfleet das Unternehmen nicht nur moderner gemacht, sondern vor allem effizienter: „Wir haben heute unsere Flotte und damit unseren Betrieb viel besser im Blick als früher. Das ist gut für unsere Kostenstruktur und damit auch für unser Geschäft.“ Mithilfe moderner Telematik ist die Bischof Heizung GmbH & Co. KG also in der Digitalisierung angekommen – und bereit für die Zukunft.
Volker Hörning im Gespräch: Hier können Sie sich das gesamte Webinar ansehen.
