Voor veel kleine en middelgrote bedrijven in diverse industrieën, hebben auto’s en bestelwagens een essentiële rol.
Een wagenpark van zelfs een klein aantal voertuigen verandert al de aard van uw werkproces (workflow). Specifieke uitdagingen moeten worden overwonnen en klussen moeten worden aangepakt. Zonder zorgvuldig en oplettend workflowbeheer kunnen deze problemen de productiviteit verstoren en tijd en geld kosten.
Om een beter inzicht te krijgen in de moeilijkheden waarmee midden-en kleinbedrijven die gebruik maken van voertuigen worden geconfronteerd, hebben we onlangs opdracht gegeven voor een grootschalig onderzoek in Europa en de VS. Daarin spraken we met 1350 besluitvormers over de belangrijkste pijnpunten waarmee zij te maken hebben als het gaat om het managen van hun buitendienst. De resultaten zijn interessant om te lezen.
Het draait allemaal om communicatie
Wanneer u bestuurders op de weg heeft, is duidelijke en snelle communicatie essentieel. Toch is dit een gebied waarop veel van onze respondenten hun bezorgdheid uiten.
Wanneer we de stelling ‘Ik ben gefrustreerd over de miscommunicatie en onnauwkeurigheid in de communicatie met mijn buitendienst’ voorleggen, is 20% het hier helemaal mee eens, terwijl 35% het er een enigszins mee eens is. Ondertussen zegt 44% dat het onvermogen van hun buitendienst om het toegewezen schema te volgen een enigszins negatief effect heeft op hun bedrijf, terwijl 17% van mening is dat het een zeer negatief effect heeft.
Daarnaast noemt 41% van de respondenten ‘trage communicatie tussen kantoor en buitendienst’ als een enigszins negatief effect op de business en 17% vindt dat het een zeer negatief effect heeft.
Ervoor zorgen dat uw bestuurders veilig rijden
Hoewel de waarde van heldere communicatie duidelijk is, is er nog een ander belangrijk probleem op het gebied van workflow management waar bedrijven met bestuurders op de weg mee te maken hebben: zichtbaarheid. Hoe kunt u er zeker van zijn dat de mensen die uw bedrijfsvoertuigen bedienen dit veilig en efficiënt doen?
Wanneer de stelling ‘Ik ben er niet zeker van dat mijn bestuurders zich veilig gedragen op de weg’ werd voorgelegd, is 21% van onze respondenten het hier helemaal mee eens, terwijl 32% het er enigszins mee eens is. Ook zegt 37% dat een gebrek aan zichtbaarheid over de prestaties van hun buitendienst een enigszins negatief effect heeft op hun bedrijf, terwijl 18% van mening is dat dit een zeer negatief effect heeft.
Controle van de kosten
De kosten van het gebruik van voertuigen is een ander punt van zorg voor onze respondenten. 22% is het helemaal eens dat hun voertuigkosten onnodig hoog zijn, terwijl 34% het hier enigszins mee eens is.
Een meerderheid is ook van mening dat ze meer zouden kunnen ondernemen om de brandstofkosten te verlagen. 23% is het hier namelijk helemaal mee eens, 43% is het er enigszins mee eens.
Parkeer- en snelheidsboetes worden ook genoemd als een veelvoorkomende zorg. Waarbij de meeste mkb-besluitvormers, die gebruik maken van voertuigen, zeggen dat ze een negatief effect hebben op hun bedrijf.
Verbeteren van workflow management door middel van automatisering
Dus, hoe gaan onze respondenten om met deze gedeelde pijnpunten? Velen wenden zich tot geautomatiseerde oplossingen.
Neem bijvoorbeeld het communiceren van uw dagelijkse planning met uw buitendienst. Zoals we hierboven zagen, is dit een gebied waar veel respondenten problemen hebben, met onduidelijke communicatielijnen die de productiviteit vertragen wanneer bestuurders de toegewezen planning niet kunnen halen.
Het implementeren van een digitale oplossing die dit onderdeel van het werkproces automatiseert, versnelt de communicatie en vermindert de kans op menselijke fouten.
27% van onze respondenten maakt nu gebruik van volledig geautomatiseerde processen voor het communiceren van dagelijkse schema’s, terwijl 38% de taak voornamelijk automatiseert.
Bovendien schat 36% van de respondenten die dit handmatig afhandelen, dat tenminste één van hun teamleden tussen de 1,5 tot 2 uur per dag besteedt aan dit onderdeel – over de maanden worden opgeteld een duidelijk verlies aan middelen.
Het meest opvallende is misschien wel dat de overgrote meerderheid van onze respondenten zegt dat ze het gevoel hebben productiever te kunnen zijn als ze meer van hun werkproces zouden kunnen automatiseren. 41% is het hier helemaal mee eens en 40% is het er enigszins mee eens.
Wilt u meer weten over hoe besluitvormers bij bedrijven als het uwe omgaan met deze en andere veelvoorkomende pijnpunten? Download dan ons gratis eBook Digitaliseren van het werkproces. Het zit vol met exclusieve inzichten welke u zal helpen om workflow inefficiënties aan te pakken en effectievere workflow management technieken in uw bedrijf te introduceren.
