Digitale ritten­re­gi­stratie

Of u nu een bestuurder of een fleet manager bent, het bijhouden van de gereden ritten is waarschijnlijk niet uw belang­rijkste verant­woor­de­lijkheid. Daarom wilt u vast niet enorm veel tijd kwijt zijn aan het invullen van papierwerk of het bijwerken van spread­sheets om alles bij te houden.

Dat is de reden waarom steeds meer bedrijven overscha­kelen op automa­tische ritten­re­gi­stra­tie-op­los­singen. Deze oplossingen houden de ritten­ad­mi­ni­stratie voor uw bedrijfs­voer­tuigen nauwkeurig bij, zodat u minder handmatig werk hoeft te doen en u zich kunt richten op uw kerntaken.

Mobiele trackingapps behoren tot de beste soorten oplossingen die beschikbaar zijn.

Een sluitende ritten­re­gi­stratie is een overzicht van alle ritten die zijn gereden met een auto of ander voertuig, waarbij per rit de datum, begin- en eindstand van de kilome­ter­teller, de begin- en eindtijd, het vertrek- en aankom­st­adres en de gereden route worden geregi­streerd.

De belas­ting­dienst kan een sluitende ritten­re­gi­stratie opvragen om te controleren of er terecht geen bijtelling voor privé­ge­bruik van het voertuig in de aangifte inkom­sten­be­lasting is opgenomen.

Een ritten­re­gi­stratie wordt als sluitend beschouwd als deze aan de wettelijke eisen voldoet en alle ritten gedurende het gehele jaar worden bijgehouden en bewaard. Het is daarbij belangrijk dat de gegevens juist en volledig zijn en dat er geen ritten ontbreken. Een sluitende ritten­re­gi­stratie kan handmatig worden bijgehouden, maar er zijn ook verschil­lende softwa­re-op­los­singen beschikbaar die het bijhouden van de ritten­re­gi­stratie gemak­ke­lijker maken.

Een ritten­re­gi­stratie moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Datum: per dag moet de datum van de rit worden genoteerd.
• Begin- en eindstand: van de kilome­ter­teller moet het begin- en eindpunt van de rit worden genoteerd.
• Adres­ge­gevens: de begin- en eindadressen van de rit moeten worden genoteerd, evenals de eventuele tussen­lig­gende adressen als er bijvoor­beeld meerdere zakelijke afspraken op één dag zijn.
• Reisdoel: het reisdoel van de rit moet worden genoteerd. Als het om een zakelijke afspraak gaat, moet ook de naam van de relatie worden genoteerd.
• Karakter van de rit: er moet worden aangegeven of de rit zakelijk of privé was.

Als u een sluitende ritten­re­gi­stratie heeft, dan hoeft u geen bijtelling te betalen voor het privé­ge­bruik van uw auto van de zaak. Een sluitende ritten­re­gi­stratie is een gedetail­leerd overzicht van alle gereden kilometers met de auto van de zaak, inclusief de begin- en eindstanden, de adres­ge­gevens, het reisdoel en het karakter van de rit.

De belas­ting­dienst kan op verschil­lende manieren de ritad­mi­ni­stratie van een ondernemer of werknemer controleren om te bepalen of deze voldoet aan de wettelijke eisen. Hieronder staan enkele manieren waarop de belas­ting­dienst de ritad­mi­ni­stratie kan controleren:

• Steek­proefs­ge­wijze controle: de belas­ting­dienst kan willekeurig een aantal ritten­ad­mi­ni­straties selecteren en deze controleren op volle­digheid en juistheid.
• Controle via GPS-sys­temen: als een auto is uitgerust met een GPS-systeem, kan de belas­ting­dienst de gegevens van dit systeem gebruiken om de gereden ritten te controleren. Dit kan bijvoor­beeld gebeuren als de belas­ting­dienst vermoedt dat de ritten­ad­mi­ni­stratie niet correct is.
• Controle aan de hand van andere gegevens: de belas­ting­dienst kan de ritten­ad­mi­ni­stratie controleren aan de hand van andere gegevens, zoals de agenda van de ondernemer of werknemer. Als bijvoor­beeld blijkt dat een zakelijke afspraak niet in de agenda staat, kan dit aanleiding zijn voor verder onderzoek naar de betreffende rit.

Als de belas­ting­dienst tijdens de controle constateert dat de ritad­mi­ni­stratie niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan dit leiden tot correcties en boetes. Het is daarom belangrijk om de ritad­mi­ni­stratie nauwkeurig bij te houden en regelmatig te controleren op juistheid en volle­digheid.

Het Keurmerk Ritre­gi­stra­tie­sys­temen is een kwali­teits­keurmerk voor systemen die automatisch ritten­re­gi­straties bijhouden. Het keurmerk is een initiatief van de Stichting Keurmerk Ritre­gi­stra­tie­sys­temen, een onafhan­ke­lijke stichting die is opgericht om de kwaliteit en betrouw­baarheid van ritre­gi­stra­tie­sys­temen te waarborgen.

Het keurmerk is bedoeld voor leveran­ciers van ritre­gi­stra­tie­sys­temen en biedt gebruikers de zekerheid dat een systeem voldoet aan de wettelijke eisen en betrouwbaar is. Systemen die het keurmerk dragen, zijn uitvoerig getest en voldoen aan de eisen op het gebied van privacy, beveiliging en betrouw­baarheid.

Om in aanmerking te komen voor het keurmerk, moeten ritre­gi­stra­tie­sys­temen aan verschil­lende eisen voldoen. Zo moet het systeem bijvoor­beeld voldoen aan de eisen die de Belas­ting­dienst stelt aan een sluitende ritten­ad­mi­ni­stratie en moet het systeem beschikken over goede bevei­li­gings­maat­re­gelen om de privacy van de gebruiker te waarborgen.

Als een ritre­gi­stra­tie­systeem het keurmerk draagt, betekent dit dat het systeem is goedgekeurd door de Stichting Keurmerk Ritre­gi­stra­tie­sys­temen en dat de gebruiker erop kan vertrouwen dat het systeem aan de wettelijke eisen voldoet en betrouwbaar is.

Stel: u heeft een wagenpark met poolauto's. Een goede ritten­re­gi­stra­tie-app maakt een profiel voor elke bestuurder in uw wagenpark. De bestuurder kan zijn ritten­ad­mi­ni­stratie dan beheren via de mobiele app en eenvoudig belangrijke informatie registreren, zoals reisdoel, gebruikt voertuig, instelling van de kilome­ter­teller en meer. Sommige apps geven zelfs feedback op de rijpres­taties.

De kilome­ter­teller gegevens worden vervolgens in realtime bijgewerkt vanaf de kilome­ter­teller van het voertuig. Alle ritgegevens kunnen worden opgeslagen, zodat de fleet manager deze kan gebruiken voor kilome­ter­ver­goe­dingen en controles door de Belas­ting­dienst.

Dat is heel simpel: een hoogwaardige ritten­re­gi­stra­tie-app maakt het leven gemak­ke­lijker voor bestuurders en fleet managers. Het bijhouden van de admini­stratie is eenvoudiger, met minder handmatige taken. Zo blijft er voor zowel bestuurder als manager meer tijd over voor andere belangrijke taken, wat zorgt voor een hogere efficiëntie en lagere stress­ni­veaus.

Ook geeft het gemoedsrust om te weten dat belangrijke taken worden afgehandeld door een betrouwbaar en consistent systeem. Wanneer de Belas­ting­dienst uw overzichten wil controleren om te kijken of uw werkne­mers­voor­delen juist worden opgegeven, komt de betrouwbare nauwkeu­righeid van de overzichten van uw ritten­re­gi­stra­tie-app erg goed van pas. Nog een belangrijke taak uit handen!

Zoals eerder gezegd geven sommige ritten­re­gi­stra­tie-apps ook feedback op de rijpres­taties van de bestuurder. Zo geeft Webfleet Logbook bijvoor­beeld bestuur­ders­feedback via het OptiDrive 360-systeem, dat belangrijk rijgedrag bijhoudt, zoals snelheids­over­schrij­dingen, ritge­beur­te­nissen, stationair draaien, brand­stof­ver­bruik, constante snelheid, uitrollen en meer. Deze gegevens helpen de bestuurder zowel veiliger als zuiniger en duurzamer te rijden.

Het is wel belangrijk om in de gaten te houden hoe de door u gebruikte ritten­re­gi­stra­tie-app omgaat met de privacy van de bestuurder. Een hoogwaardige ritten­re­gi­stra­tie-app geeft de bestuurder de mogelijkheid om voertuig­tra­cering te verbergen wanneer hij het bedrijfs­voertuig voor een privérit gebruikt. Daarnaast wilt u er natuurlijk zeker van zijn dat de aanbieder van uw app alle rit- en bestuur­ders­ge­gevens zo veilig mogelijk opslaat.

Afhankelijk van het bedrijf zijn de eisen voor een mobiele trackingapp verschillend als het gaat om de functies en kenmerken. Wellicht heeft u alleen maar beknopte ritgegevens nodig. Maar misschien ook wel meer diepgaande gegevens.

Wat uw eisen ook zijn, de belang­rijkste reden om een ritten­re­gi­stra­tie-app te gebruiken is altijd om het leven gemak­ke­lijker te maken. Het is dus heel belangrijk dat de app die u aanschaft gebruiks­vrien­delijk is. Ga op zoek naar een app met een gebruiks­vrien­de­lijke indeling, waar zowel u als uw bestuurders goed en snel mee uit de voeten kunnen.

Webfleet heeft de Webfleet Logbook-app ontwikkeld om bedrijven zoals dat van u te helpen hun ritgegevens effectief te beheren. Wilt u minder gedoe met het bijhouden van de ritten­ad­mi­ni­stratie, dan helpen we u daar graag bij met ons ritten­re­gi­stra­tie­systeem. Neem vandaag nog contact op met een van onze experts op het gebied van ritten­re­gi­stratie en ontdek wat we voor u kunnen doen.