Fleet managers zijn wettelijk verplicht om tachograafgegevens van chauffeurs regelmatig uit te lezen, op te slaan en te analyseren. Alleen zo kan worden voldaan aan de Europese rij- en rusttijdenwetgeving. In dit blog leest u hoe het uitlezen van digitale tachografen werkt, wat tachograafanalyse inhoudt, en hoe digitale oplossingen helpen om efficiënt én AVG-proof te blijven voldoen aan de regels.
Wat is een tachograaf en waarom moet u die uitlezen?
Een tachograaf is een apparaat dat automatisch registreert hoe lang een chauffeur rijdt, hoeveel pauze hij neemt en hoe snel hij rijdt. Dit is verplicht volgens Europese regelgeving om oververmoeidheid, onveilig rijgedrag en overtredingen te voorkomen.
Tachografen zijn onderverdeeld in analoge en digitale varianten. De digitale tachograaf is sinds 2006 verplicht voor nieuw geregistreerde vrachtwagens en bussen binnen de EU. De nieuwste generatie, de smart tachograaf (versie 2), is sinds augustus 2023 verplicht in nieuwe voertuigen en biedt nog meer realtime communicatie- en beveiligingsopties.
Het uitlezen van tachograafgegevens is nodig om te controleren of chauffeurs zich aan de wet houden én om boetes of reputatieschade bij controles te voorkomen. Fleet managers zijn wettelijk verplicht om deze gegevens op tijd te verzamelen, te bewaren en te kunnen overleggen bij inspecties.
Hoe werkt een tachograaf uitlezen in de praktijk?
Het uitlezen van tachograafgegevens kan op verschillende manieren, afhankelijk van het type voertuig, de gebruikte tachograaf en de grootte van uw wagenpark.
Handmatig uitlezen
Bij handmatige downloads gebruikt u draagbare apparaten of downloadkeys. U sluit deze aan op de tachograaf of chauffeurskaart en haalt de data op. Daarna uploadt u de gegevens handmatig naar uw analysetool of administratie.
Mobiele kaartlezers en depot oplossingen
Mobiele kaartlezers bieden een oplossing voor chauffeurs onderweg. Deze apparaten maken via Bluetooth of USB verbinding met een mobiel apparaat en versturen gegevens direct naar een centrale opslag.
Voor grote organisaties met een eigen depot zijn wandgemonteerde uitleesstations beschikbaar. Chauffeurs plaatsen bij aankomst hun bestuurderskaart in het apparaat, dat automatisch de gegevens ophaalt en veilig opslaat. Deze oplossingen vereenvoudigen de naleving en verkorten de tijd die nodig is voor het verwerken van data.
Tachograaf op afstand uitlezen via telematica
Steeds meer bedrijven kiezen voor geautomatiseerd uitlezen via telematicasystemen. Daarbij worden gegevens automatisch en op afstand opgehaald, opgeslagen en geanalyseerd. Dit scheelt tijd, voorkomt menselijke fouten en zorgt dat u altijd in lijn bent met de regelgeving.
Wat doet tachograafanalyse software precies?
Tachograafanalyse software helpt fleet managers bij het downloaden, opslaan en analyseren van tachograafgegevens. De software verwerkt data van voertuigen en bestuurderskaarten en controleert of de rij- en rusttijden voldoen aan de regelgeving.
Handmatig uitlezen en verwerken van grote datavolumes is tijdrovend en foutgevoelig. Analyse software verlicht deze administratieve last aanzienlijk, doordat data automatisch wordt geïnterpreteerd en vertaald naar concrete inzichten. Dit verkleint het risico op boetes en sancties.
Digitale tachograafanalyse maakt het mogelijk om in één oogopslag overtredingen te signaleren — zoals te lang achter het stuur zitten, gemiste pauzes of het overschrijden van maximale rijtijden. Dankzij heldere rapportages en automatische meldingen bespaart u veel handmatig werk én vergroot u de naleving.
Rapport: Wagenpark digitalisatie
Download nu ons rapport over de digitalisering van het wagenpark
Wanneer moet u tachograafgegevens downloaden?
Volgens de Europese regelgeving moeten bestuurderskaarten minimaal elke 28 dagen worden uitgelezen. De voertuigunit moet minimaal elke 90 dagen worden gedownload. Zo voorkomt u boetes en bent u voorbereid op controles langs de weg of bij inspecties.
Wat zijn de risico’s als u tachograafdata niet tijdig uitleest?
Niet (tijdig) uitlezen van tachograafgegevens kan leiden tot:
- Boetes en sancties tijdens inspecties, die kunnen oplopen tot duizenden euro’s
- Verlies van data door overschrijving in het geheugen van de tachograaf (gebeurt automatisch na 365 dagen of eerder bij volle opslag)
- Verlies van inzicht in het rijgedrag van chauffeurs en verstoorde rittenplanning
- Problemen met aansprakelijkheid of verzekering bij ongevallen of overtredingen
- Reputatieschade door negatieve media-aandacht of publieke audits
Het verschil tussen analoge en digitale tachograafanalyse
Veel oudere voertuigen maken nog gebruik van analoge tachografen. Deze registreren data op schijven of grafieken die handmatig moeten worden geanalyseerd. Daarbij kunnen aantekeningen of beschadigingen de uitlezing verstoren.
Digitale tachografen registreren gegevens nauwkeuriger en veiliger. Ze kunnen versleuteld worden opgeslagen, automatisch worden uitgelezen en direct worden geanalyseerd op overtredingen zoals overschrijding van rijtijden of gemiste pauzes.
Slimmer voldoen aan de wet met Webfleet Tachograph Manager
Wilt u tachograafgegevens eenvoudig en AVG-proof uitlezen én voldoen aan de Europese regelgeving rond rij- en rusttijden? Met Webfleet Tachograph Manager automatiseert u het volledige proces: de tool leest gegevens op afstand uit, slaat ze veilig op en genereert overzichtelijke rapportages. Zo voorkomt u boetes, bespaart u tijd en krijgt u direct inzicht in het rijgedrag en de prestaties van uw chauffeurs volledig in lijn met de wet.