Inwentaryzacja paliwa to proces pomiaru i porównania ilości paliwa faktycznie znajdującego się w zbiorniku z ilością wynikającą z ewidencji, w celu wykrycia ewentualnych niezgodności lub strat.
Paliwo to jeden z kluczowych kosztów operacyjnych, szczególnie dla firm transportowych i przedsiębiorstw zarządzających własną flotą pojazdów. Skuteczne zarządzanie jego zapasami wpływa na wyniki i możliwości firmy oraz umożliwia uzyskanie przewagi nad konkurencją.
Z tego artykułu dowiesz się między innymi, dlaczego należy przeprowadzać inwentaryzację paliwa, co to daje Twojej flocie i w jaki sposób możesz zadbać o zachowanie zgodności z przepisami przy jednoczesnym ograniczeniu nakładów pracy, czasu i kosztów.
Cele i znaczenie inwentaryzacji paliwa
Przeprowadzanie inwentaryzacji paliwa ma na celu przede wszystkim umożliwienie firmie monitorowania zużycia paliwa, jego stanu i kosztów z nim związanych oraz zapewnienie zgodności z przepisami wynikającymi z Ustawy o rachunkowości.
Art. 4 ust. 3 tej ustawy zobowiązuje przedsiębiorstwa do okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów i pasywów oraz do wyceny tych składników. Jeśli firma w swojej polityce rachunkowości wskazała paliwo jako składnik zapasów, jest zobowiązana do jego inwentaryzacji. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw prowadzących pełną księgowość, jak i tych korzystających z księgi przychodów i rozchodów.
Ustawa nie określa jednak sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji paliwa, więc każda firma flotowa powinna ustalić je samodzielnie i zapisać w swojej polityce rachunkowości.
Korzyści z dobrze przeprowadzonej inwentaryzacji paliwa
Zalety inwentaryzacji paliwa to nie tylko monitorowanie kosztów. Cały proces przynosi firmie wiele korzyści, zwłaszcza gdy jest wspierany przez nowoczesną technologię, taką jak telematyka.
Ograniczenie przestojów i optymalizacja kosztów
Jednym z największych problemów we flocie pojazdów są przestoje pojazdów flotowych. A część z nich wynika z konieczności tankowania w najmniej odpowiednim momencie. Na szczęście można uniknąć takich sytuacji dzięki odpowiednio przeprowadzonej inwentaryzacji paliwa połączonej z monitorowaniem jego stanu w czasie rzeczywistym oraz automatycznemu raportowaniu i powiadomieniom.
Większe bezpieczeństwo i ochrona środowiska
Paliwo jest substancją niebezpieczną dla środowiska i wymaga szczególnej kontroli. Inteligentne systemy zarządzania paliwem potrafią natychmiast wykryć wycieki, nieprawidłowości w działaniu filtrów czy konieczność tankowania. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na zagrożenia, a to z kolei zwiększa bezpieczeństwo pracowników i środowiska.
Zachowanie zgodności z przepisami
Firmy transportowe z każdym rokiem mają coraz więcej nowych obowiązków prawnych związanych z raportowaniem i innymi przepisami dla flot. Precyzyjne dane umożliwiają generowanie dokładnych raportów, które pomagają uniknąć kar związanych ze zgodnością z przepisami.
Zwiększenie wydajności floty
Paliwo jest jednym z kluczowych czynników wpływających na wydajność paliwową floty. Zautomatyzowany monitoring pojazdów pozwala szybko identyfikować nieefektywne zużycie paliwa i potencjalne próby kradzieży. Dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym firmy mogą podejmować trafniejsze decyzje i zwiększać wydajność jednocześnie ograniczając koszty operacyjne.
Metody inwentaryzacji paliwa
Przepisy prawne nie narzucają szczegółowego sposobu przeprowadzania inwentaryzacji, więc przedsiębiorcy mogą wybrać najkorzystniejszą dla siebie metodę. Niezależnie od wybranego sposobu, istnieją sprawdzone praktyki, które pomagają uporządkować działania i ograniczyć ryzyko błędów., pomogą zoptymalizować działanie floty firmowej.
Na początku przedsiębiorca powinien przygotować plan inwentaryzacji, określający jej zakres, przedmiot i harmonogram. Następnie należy powołać komisję inwentaryzacyjną, najlepiej złożoną z przedstawicieli różnych działów, takich jak fleet manager, księgowość, dział floty czy dział techniczny. Niezbędne jest również przeszkolenie członków komisji w zakresie procedur pomiarowych i zasad dokumentowania wyników.
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, inwentaryzację należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Możliwe jest rozpoczęcie jej wcześniej, o ile zapewniona zostanie aktualizacja stanu zapasów na dzień bilansowy.
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji, komisja może natknąć się na różnego rodzaju nieprawidłowości – różnice w ilości paliwa między stanem faktycznym a zapisanym w dokumencie. Zazwyczaj przyjmują one postać nadwyżek lub niedoborów. W tym drugim przypadku komisja ma obowiązek ustalić przyczyny powstania niedoboru oraz ocenić, czy nie doszło do niego z winy kierowcy, co może skutkować podjęciem wobec niego działań korygujących, a w skrajnych sytuacjach – wszczęciem postępowania dyscyplinarnego.
5 strategii oszczędzania paliwa
Jak decydenci flotowi w całej Europie radzą sobie z wydatkami na paliwo? Przeczytaj nasz e-book i poznaj najlepsze sposoby na obniżenie kosztów paliwa dla Twojej firmy.
Metody inwentaryzacji paliwa można najprościej podzielić na dwie kategorie: ręczną i automatyczną.
Ręczna inwentaryzacja paliwa
Tradycyjny, ręczny model polega na fizycznym dokonaniu niezbędnych pomiarów paliwa, odczytu stanu licznika kilometrów na dzień inwentaryzacji, porównaniu wyników z danymi ewidencyjnymi i sporządzeniu protokołu.
Tego typu ręczne metody inwentaryzacji paliwa są nadal powszechnie stosowane, zwłaszcza w organizacjach posiadających mniejsze floty pojazdów. Charakteryzują się jednak ograniczoną dokładnością, podatnością na błędy ludzkie oraz większym nakładem pracy i czasu. Aby uniknąć tych ograniczeń, coraz więcej organizacji decyduje się na wdrażanie automatycznych rozwiązań telematycznych, które automatyzują proces inwentaryzacji paliwa.
Automatyczna inwentaryzacja paliwa
Takie systemy opierają się na czujnikach poziomu paliwa montowanych w zbiornikach pojazdów oraz oprogramowaniu, które umożliwia monitoring zużycia paliwa w czasie rzeczywistym oraz upraszcza analizę danych. Dzięki temu floty mogą:
- monitorować poziom paliwa w czasie rzeczywistym w każdym pojeździe,
- rejestrować zużycie paliwa z dokładnością co do litra dla konkretnego przejazdu,
- identyfikować nieprawidłowości (np. ubytki mogące świadczyć o kradzieży),
- generować automatyczne raporty upraszczające kontrolę firmy i zachowanie zgodności z przepisami.
Dodatkową zaletą rozwiązań telematycznych jest archiwizacja danych. W każdym momencie możliwe jest przeprowadzenie analiz porównawczych oraz szybkie wykrywanie anomalii w zużyciu paliwa.
Jeśli interesuje Cię temat inwentaryzacji paliwa i chcesz dowiedzieć się, jak w prosty sposób możesz zautomatyzować w swojej flocie proces analizy zużycia paliwa, umów się na bezpłatną rozmowę z jednym z konsultantów Webfleet, który przedstawi Ci nasze rozwiązania.