Legalizacja i kalibracja tachografów to podstawowe obowiązki każdej firmy transportowej, które chcą działać zgodnie z przepisami prawa. Regularne sprawdzanie i ustawianie tachografów nie tylko chroni przed karami, ale też zapewnia bezpieczeństwo kierowców oraz przejrzystość czasu pracy. W artykule wyjaśniamy, czym różni się legalizacja od kalibracji, jak często należy je przeprowadzać i dlaczego ich zaniedbanie może kosztować firmę więcej, niż się wydaje. Zapraszamy do lektury!
W ostatnich latach w Polsce oraz innych krajach Unii Europejskiej wprowadzono istotne zmiany w przepisach regulujących branżę transportową. Nowelizacje obejmują m.in. regulacje czasu pracy i odpoczynku kierowców oraz obowiązki związane z obsługą i kalibracją tachografów.
Tachograf, podobnie jak inne elementy wyposażenia pojazdu, wymaga regularnej kontroli i właściwej obsługi. W praktyce jednak nie każdy przewoźnik czy kierowca ma świadomość, czym dokładnie różni się kalibracja od legalizacji i jakie konsekwencje grożą za zaniedbanie tych obowiązków. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę, jak prawidłowo przeprowadzić oba procesy oraz jakie sankcje przewidziano za brak legalizacji tachografu.
Tachograf: precyzyjne urządzenie wymagające kalibracji
Tachograf cyfrowy to niewielkie urządzenie, które kształtem przypomina radio. Służy do rejestrowania informacji związanych z funkcjonowaniem pojazdu, takich jak: prędkość pojazdu, przebyty dystans, tożsamość i czas pracy kierowcy, zdarzenia oraz usterki – błędy w działaniu lub próby manipulacji urządzeniem.
Tachograf montowany jest w kabinie kierowcy samochodów dostawczych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony (od 1 lipca 2026r. 2,5 tony), samochodów ciężarowych, busów przystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób (wliczając kierowcę) oraz autobusów.
Instalacja tachografu wynika z przepisów prawnych w Polsce i Unii Europejskiej i jest obowiązkowa w określonych przypadkach. Tachograf pomaga przestrzegać przepisów związanych z czasem pracy kierowcy i wpływa na poprawę bezpieczeństwa na drodze.
Więcej informacji znajdziesz na naszej stronie o tachografach cyfrowych.
Czym jest kalibracja tachografu, a czym legalizacja tachografu?
Kalibracja tachografu pozwala sprawdzić czy parametry pojazdu uległy zmianie, czy są takie, jak były przed kalibracją.
Legalizacja tachografu to potwierdzenie prawidłowego przebiegu kalibracji i umożliwienie jego legalnego stosowania.
Tachografy cyfrowe zapisują nie tylko informacje o pojeździe, ale również parametry kalibracji w czasie aktywacji urządzenia, informacje o pierwszej kalibracji oraz dane z poprzednich kalibracji.
W tachografie można więc znaleźć następujące informacje:
- rodzaj kalibracji,
- nazwę i adres warsztatu samochodowego,
- numer karty warsztatowej,
- parametry pojazdu, takie jak: numer rejestracyjny pojazdu, numer VIN, kod rejestrującego państwa, rozmiar opon, licznik kilometrów, bieżący czas UTC czy ustawienia ograniczenia prędkości.
Tachograf, który pomyślnie przeszedł przez proces legalizacji (czyli potwierdzenia prawidłowej kalibracji), jest oznaczony plombą i tablicą informacyjną z datą ważności legalizacji, która jest umieszczona na tachografie lub przy drzwiach kierowcy.
Kiedy kalibrować tachograf?
Tachograf należy skalibrować w ciągu 14 dni od daty rejestracji pojazdu. Tak wynika z obowiązujących przepisów i dotyczy to zarówno samochodów nowych, jak i pojazdów używanych.
Po pierwszej kalibracji, każda kolejna musi być powtarzana nie rzadziej niż co 24 miesiące (czyli co 2 lata). Termin ten obowiązuje niezależnie od rodzaju tachografu – cyfrowego, analogowego czy inteligentnego.
Potwierdzeniem wykonania kalibracji i legalizacji tachografu jest tzw. tabliczka instalacyjna, umieszczana przy drzwiach kierowcy lub przy tachografie, zawierająca datę ważności aktualnej legalizacji tachografu.
Niektóre sytuacje wymagają jednak przeprowadzenia kalibracji wcześniej, niż wskazuje na to termin legalizacji. Obowiązek wcześniejszej kalibracji tachografu występuje m. in. w następujących przypadkach:
- zmiana numeru rejestracyjnego pojazdu,
- wymiana opon na osi napędowej lub zmiana ich rozmiaru,
- uszkodzenie lub zerwanie plomb zabezpieczających (przy tachografie oraz przy impulsatorze w skrzyni biegów),
- awaria lub wadliwe działanie tachografu,
- utrata lub zniszczenie tabliczki instalacyjnej,
- modyfikacja systemów pojazdu wpływających na pracę tachografu (np. skrzyni biegów),
- udział pojazdu w wypadku i jego naprawa.
Kto może kalibrować tachograf?
Każda legalizacja i kalibracja tachografu może być przeprowadzona tylko przez specjalistyczne serwisy posiadające odpowiednie certyfikaty i kwalifikacje oraz przez Okręgowe Stacje Kontroli Pojazdów. Potwierdzeniem odpowiednio wykonanej legalizacji tachografu będzie specjalna plomba i tabliczka umieszczana przy drzwiach kierowcy lub przy tachografie.
Ile kosztuje legalizacja tachografu?
Kalibracja tachografu kosztuje ok 200-300 zł. Koszt ten zależy od lokalizacji warsztatu, w którym jest przeprowadzana. Serwisy zajmujące się legalizacją tachografów znajdują się w niemal każdym mieście, a cena kalibracji tachografów nie jest wysoka. Warto więc ponieść ten koszt raz na 2 lata i zabezpieczyć się przed większymi karami wynikającymi z braku odpowiedniej legalizacji tachografu.
Jakie kary grożą za brak legalizacji tachografu?
Dla kierowcy jazda pojazdem z niezalegalizowanym tachografem oznacza mandat w wysokości do 200 zł. Przedsiębiorca, który nie dopełni obowiązku kalibracji, naraża się na grzywnę w wysokości do 1000 zł, a osoba odpowiedzialna za zarządzanie transportem (np. kierownik floty) może otrzymać karę sięgającą nawet 2000 zł.
W skrajnych przypadkach, jeśli przedsiębiorstwo uchyla się od obowiązku legalizacji tachografów, mogą zostać nałożone dodatkowe sankcje administracyjne, takie jak czasowe zawieszenie licencji transportowej. Brak kalibracji może mieć również inne konsekwencje – np. utratę wiarygodności w oczach kontrahentów, problemy z ubezpieczycielem czy trudności przy dochodzeniu roszczeń po kolizji lub wypadku.
Choć zazwyczaj to kierowca zgłasza konieczność przeglądu tachografu, odpowiedzialność prawna leży przede wszystkim po stronie zarządzającego transportem w firmie i właściciela pojazdu. Koszt legalizacji tachografu (ok. 200 – 300 zł) jest więc znacznie niższy od potencjalnych kar.
Skorzystaj na zachowaniu zgodności z przepisami
Dowiedz się, jak zapewnić zgodność z przepisami w swojej flocie, znając kluczowe daty instalacji inteligentnego tachografu drugiej generacji.
Nowe przepisy związane z tachografami
Od 1 lipca 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany dla przewoźników wykonujących międzynarodowy transport drogowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony. Zgodnie z przepisami Pakietu Mobilności, wszystkie takie pojazdy będą musiały być wyposażone w inteligentne tachografy drugiej generacji.
Nowe regulacje obejmują nie tylko obowiązek montażu tachografów, ale również stosowanie się do przepisów dotyczących czasu pracy kierowców.
Zachęcamy do obejrzenia nagrania naszego webinaru, podczas którego eksperci opowiadają, jakie zmiany dotyczące tachografów wprowadza Pakiet Mobilności, jakie są kluczowe daty i przepisy dotyczące inteligentnego tachografu drugiej generacji oraz jakie funkcje i możliwości w zakresie obsługi i analizy danych z tachografów zapewniają rozwiązania telematyczne.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak Webfleet może pomóc Ci zachować zgodność z przepisami, odwiedź naszą stronę lub umów się z jednym z naszych ekspertów.
Zachęcamy także do lektury poniższych artykułów:
-> Podwójna obsada kierowców a tachograf i czas pracy – przewodnik po przepisach
-> Kary za naruszenia dotyczące tachografu – najczęściej zadawane pytania
-> Inteligentne tachografy drugiej generacji. Co powinny o nich wiedzieć floty?
-> Karty do tachografów – kompletny przewodnik po karcie kierowcy