Jeśli podjąłeś decyzję, aby w tym roku zainwestować w rozwiązanie do zarządzania flotą, możesz spodziewać się niższych kosztów, większej wydajności i większego bezpieczeństwa. Ale które rozwiązanie ostatecznie wybrać? Nasz 5-etapowy przewodnik pomoże Ci w wyborze najlepszego rozwiązania z dziedziny telematyki dla Twojej floty.
Poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania do zarządzania flotą
1. Zdecyduj, jakie cele powinna osiągnąć Twoja flota firmowa
Ułóż w odpowiedniej kolejności następujące korzyści zaczynając od tych najważniejszych dla Twojej firmy:
• Wydajniejsze planowanie i kontrola: telematyka zapewnia Ci całodobowy wgląd w lokalizację pojazdów i kierowców. Dzięki platformie do zarządzania flotą wiesz, ile czasu kierowca spędza u klienta i kto może podjąć dodatkowe zlecenie.
• Wyższa wydajność i bezpieczeństwo: optymalizując trasy i unikając korków, Twoi kierowcy mogą wykonywać więcej zadań i poruszać się po najbezpieczniejszych drogach.
• Niższe koszty paliwa i konserwacji: uzyskaj dostęp do danych dotyczących wydajności kierowców oraz otrzymuj powiadomienia, gdy wymagana jest konserwacja pojazdu. Pomaga to rozwiązywać problemy, zanim doprowadzą one do przestojów.
• Dokładne prowadzenie dokumentacji: zautomatyzuj rejestrowanie czasu pracy w celu zapewnienia zgodności z przepisami, z listą płac lub fakturowaniem. Rozwiązanie zintegrowane z systemami do obsługi kadrowo-płacowej i administracji finansowej może zredukować papierkową robotę.
2. Zaangażuj członków zespołu i kierowców
Kto w Twojej firmie będzie korzystał z rozwiązania do zarządzania flotą? Staraj się ich zaangażować na najwcześniejszym etapie.
Pamiętaj, aby na bieżąco informować swoich kierowców. Będą oni korzystać z systemu codziennie i ważne jest, aby od razu zrozumieli jego zalety. Wysłuchaj i rozwiej wszelkie obawy, jakie mogą mieć w związku z bezpieczeństwem i prywatnością.
3. Poproś dostawców o ofertę
Teraz, gdy wiesz, czego chcesz, czas rozpocząć poszukiwanie. Dotrzyj do dostawców, których znalazłeś w Internecie lub, którzy zostali Ci poleceni. Opowiedz im o swoich celach, a następnie poproś o przesłanie propozycji rozwiązania, które ich zdaniem najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie.
Oprócz tego, że jest to najprostszy sposób na uzyskanie potrzebnych informacji (zamiast przedzierania się przez kolejne strony internetowe i broszury), pozwala Ci to ocenić sposób, w jaki dostawca komunikuje się z klientem. Będzie to długoterminowa relacja, więc jakość obsługi klienta jest równie ważna, jak samo rozwiązanie oferowane przez dostawcę.
4. Dokonaj wyboru rozwiązania telematycznego dla firmy
Po zebraniu kilku ofert możesz sporządzić ich krótką listę. Po wybraniu tych wstępnie najciekawszych poproś o bardziej szczegółowe omówienie. Upewnij się, że dokładnie wyjaśnią oni możliwości poniższych funkcjonalności:
- Monitorowanie pojazdów oparte na GPS
- Analiza zachowania kierowcy, zużycia paliwa
- Profesjonalna nawigacja z planowaniem trasy
- Zarządzanie przepływem pracy
- Geofencing z powiadomieniami
- Raportowanie, zestaw raportów
- Współpraca z tachografem
- Dodatkowe funkcjonalności, aplikacje mobilne
Zaangażuj się w ten etap. Poproś o wersje demonstracyjne, przeczytaj referencje, które otrzymał dostawca i wykorzystaj każdą możliwą okazję do wypróbowania systemu. Skonsultuj to również ze swoim działem IT. Zbierz wszelkie pytania dotyczące sprzętu, oprogramowania, bezpieczeństwa, prywatności danych, aplikacji i integracji.
Kompleksowe rozwiązanie może ułatwić proces podejmowania decyzji. Na przykład Webfleet zapewnia wszystko, co jest potrzebne do prowadzenia bardziej wydajnej, bezpiecznej i zrównoważonej floty.
5. Zapoznaj się z umową
Po podjęciu decyzji, omów warunki i stawki z dostawcą rozwiązania. Będziesz także musiał ustalić kwestie dotyczące planowania, instalacji, szkolenia i serwisu. W końcu chcesz mieć pewność, że nowy system jest optymalnie wdrożony i że każdy może zacząć z niego natychmiast korzystać.
Ten etap ma decydujące znaczenie dla Twoich relacji z dostawcą. To początek długoterminowej współpracy, w której kluczem do sukcesu jest osobista uwaga, profesjonalne wsparcie i ciągłe doskonalenie.
