Digitalizacja procesu zarządzania samochodami zastępczymi oraz ewidencja przebiegu pojazdów (EPP) to sposób na uproszczenie formalności, zwiększenie kontroli i oszczędność czasu w firmach flotowych. W tym artykule wyjaśniamy, jak tradycyjne metody (papier, Excel) można zastąpić zintegrowanym rozwiązaniem OMK Solution i Webfleet, które automatyzuje wydanie pojazdu, generuje dokumenty EPP i umożliwia geofencing. Dowiesz się, jak działa moduł PoolCar, jakie dane należy gromadzić dla pełnego odliczenia VAT oraz jak telematyka wspiera zgodność z przepisami.
Wiele firm nadal korzysta z tradycyjnych metod zarządzania samochodami zastępczymi czy użytku ogólnego tj. samochodami poolowymi, za pomocą kartki papieru i arkusza programu MS Excel czy MS Word.
Proces ten jest mało wydajny ze względu na czas niezbędny do przygotowania właściwych dokumentów, przeprowadzenia oględzin pojazdu przy wydaniu i zdaniu, podpisania odpowiednich protokołów, zeskanowania dokumentów i ich archiwizacji oraz finalne przekazanie pojazdu użytkownikowi. Ponadto w przypadku pojazdów z pełnym odliczeniem VAT wymaga również prowadzenia tzw. ewidencji przebiegu pojazdu (EPP).
Zarządzanie samochodami zastępczymi a kilometrówka
Dla przypomnienia Ewidencję Przebiegu Pojazdu (EPP) lub tzw. kilometrówkę są zobowiązani prowadzić przedsiębiorcy lub Fleet Managerowie, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą. W tym celu przedsiębiorca musi złożyć informację VAT-26 do urzędu skarbowego. Prowadzenie kilometrówki dla celów VAT nie jest natomiast obowiązkowe, ale w przypadku jej braku przedsiębiorca może odliczyć od kosztów eksploatacyjnych zaledwie 50% zapłaconego podatku VAT.
Dokument EPP powinien zawierać m.in. numer rejestracyjny pojazdu, markę i model, datę rozpoczęcia, jak i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika pojazdu na początku i na końcu danego okresu rozliczeniowego. Dokument taki powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami i przechowywany przez okres 5 lat.
WIĘKSZA KONTROLA NAD KOSZTAMI PALIWA TWOJEJ FLOTY
Przeczytaj nasz bezpłatny e-book, aby poznać najlepsze strategie oszczędzania paliwa.
Proces zarządzania szeroko rozumianymi pojazdami zastępczymi jak również zarządzania samochodami poolowymi można w łatwy i przystępny sposób zdigitalizować w oparciu o rozwiązanie dostarczane przez OMK Solution zintegrowane z urządzeniami telematycznymi Webfleet. Rozwiązanie jest dedykowane dla klientów flotowych, serwisów mechanicznych, serwisów blacharsko-lakierniczych, dealerów i grup dealerskich, wypożyczalni pojazdów oraz firm leasingowych i CFM. Wszędzie tam, gdzie niezbędne jest zarządzanie samochodami zastępczymi.
W Platformie Mobile Solution istnieje dedykowany moduł PoolCar, który daje następujące możliwości:
- zarządzania pojazdami dla wielu flot / lokalizacji / działów,
- zarządzania wynajmami poprzez aktywny kalendarz,
- tworzenia wzorów dokumentów i protokołów wydania i odbioru pojazdów,
- tworzenia cenników dobowych i miesięcznych dla wynajmów odpłatnych,
- przechowywania informacji o użytkownikach, parametrach rezerwacji, terminach, przebiegach, etc.
- przekazywania pojazdów użytkownikom poprzez aplikację elektronicznego protokołu wydania i odbioru pojazdu (na systemy iOS i Android) z możliwością wykonania zdjęć uszkodzeń pojazdu,
- generowania dokumentów poprzez aplikację mobilną i przechowywania ich w wersji elektronicznej,
- generowania Raportów EPP do xls,
- archiwizowania dokumentów EPP w bibliotece elektronicznej pojazdu.
Ponadto w połączeniu z rozwiązaniami telematycznymi cały proces wydania i odbioru pojazdu można zoptymalizować i skrócić do minimum poprzez automatyczne zaciąganie do aplikacji mobilnej aktualnego przebiegu pojazdu oraz stanu zużycia paliwa bezpośrednio z szyny CAN. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest możliwość zwiększenia kontroli nad pojazdami poprzez ustawienie stref wjazdu i wyjazdu (geofencing). W przypadku opuszczenia strefy przez pojazd system automatycznie weryfikuje czy na pojeździe była wygenerowana umowa wynajmu/użyczenia pojazdu, a w przypadku jej braku informuje o tym osobę zarządzającą. Podobnie ma to miejsce w przypadku powrotu pojazdu w strefę. Wówczas system weryfikuje czy pojazd wrócił zatankowany oraz czy wynajem został zamknięty, a tym samym rozliczony.
Telematyka w zarządzaniu samochodami zastępczymi
Podsumowując, integracja systemów telematycznych z rozwiązaniami takimi jak Platforma Mobile Solution umożliwia Fleet Managerom bardziej efektywną pracę, generując oszczędności czasu i kosztów przy zarządzaniu flotą aut zastępczych.
