Ewidencja i monitoro­wanie przebiegów we flocie

Niezależnie od tego, czy jesteś kierowcą czy managerem floty, monitoro­wanie przebiegu zapewne nie jest Twoim jedynym obowiązkiem. W związku z tym zapewne nie chcesz poświęcać dużo czasu na wypełnianie dokumentów lub aktualizo­wanie tabel, aby zapewnić aktualność informacji.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z rozwiązań do automa­tycznego monitoro­wania przebiegu. Rozwiązania te będą dokładnie monitorować przebieg pojazdów w firmie, uwalniając Cię od ręcznej pracy i pozwalając Ci skupić się na podstawowej działalności firmy – podobnie jak inne funkcje Wefleet, takie jak: monitoro­wanie zasobów, monitoring naczep, monitoring aut dostawczych oraz monitoring ciężarówek.

Poza tym firma ma obowiązek przechowy­wania dokładnych rejestrów przebiegu pojazdów w przypadku podróży służbowych i prywatnych. Niedo­pełnienie tego obowiązku może doprowadzić do nałożenia kary podatkowej od dochodu i składek na ubezpie­czenie społeczne klasy 1 w związku z nierzetelnym rozliczaniem podróży. Używanie aplikacji mobilnej do monitoro­wania i cyfrowe zapisywanie rejestrów pomaga uniknąć wysokich kar finansowych.

Powiedzmy, że korzystasz z floty samochodów do wynajęcia. Najlepsza aplikacja do monitoro­wania przebiegu utworzy profil dla każdego kierowcy we flocie. Kierowca może następnie zarządzać swoją podróżą w aplikacji mobilnej, łatwo wprowadzać informacje, takie jak cel podróży, użyty pojazd, ustawienia drogomierza i inne. Niektóre aplikacje zapewniają nawet informacje zwrotne o wydajności jazdy i stylu jazdy kierowcy.

Dane drogomierza są następnie aktuali­zowane w czasie rzeczywistym bezpośrednio z drogomierza pojazdu. Wszystkie dane z podróży można przechowywać w pamięci aplikacji, gdzie kierownik floty może łatwo uzyskać do nich dostęp w przypadku roszczeń dotyczących przebiegu lub weryfikacji informacji w celach podatkowych.

Wysokiej jakości aplikacja do monitoro­wania przebiegu po prostu ułatwia życie kierowcom i kierownikom flot. Automaty­zacja większości ręcznych zadań znacznie upraszcza admini­strację. Oznacza to, że zarówno kierowca, jak i kierownik floty mogą w pełni skupić się na ważniejszych zadaniach, zwiększając wydajność i oszczędzając sobie stresu.

Świadomość, że ważne zadania są obsługiwane przez niezawodny, spójny system telematyczny, zapewnia spokój. Jeśli organy podatkowe poproszą o przed­stawienie rejestrów w celu sprawdzenia, czy świadczenia pracowników są prawidłowo opodatkowane, niezawodna dokładność aplikacji do monitoro­wania przebiegu bardzo się przyda. Kolejne ważne zadanie, którym aplikacja się zajmie!

Jak już wspomniano, niektóre aplikacje do monitoro­wania przebiegu zapewniają również informacje zwrotne dotyczące oceny stylu jazdy kierowcy. Webfleet Logbook, na przykład, dostarcza informacje zwrotne przez system OptiDrive 360, który rejestruje aspekty stylu jazdy, takie jak przekra­czanie prędkości, zdarzenia podczas jazdy, praca na biegu jałowym, zużycie paliwa, stała prędkość, toczenie pojazdu i inne. Dane te pomagają kierowcy jeździć bezpieczniej, ekono­miczniej i w bardziej zrównoważony sposób.

Należy jednak wziąć pod uwagę również sposób, w jaki aplikacja do monitoro­wania przebiegu zarządza prywatnością kierowcy. Na przykład, wysokiej jakości aplikacja do monitoro­wania przebiegu umożliwia kierowcy ukrycie lokalizo­wania pojazdu podczas prywatnej podróży odbywanej firmowym pojazdem. Warto też sprawdzić, czy dostawca aplikacji przechowuje wszystkie dane podróży i kierowcy w możliwie najbardziej bezpieczny sposób.

W zależności od specyfiki firmy zestaw funkcji wymaganych od mobilnej aplikacji do monitoro­wania przebiegu będzie się różnić. Niektórym potrzebne są tylko bardzo podstawowe wskazania przebiegu, innych interesują bardziej dokładne i zaawansowane dane.

Niezależnie od indywidu­alnych wymagań warto pamiętać, że głównym celem wdrożenia aplikacji do monitoro­wania przebiegu jest ułatwienie sobie życia. Ważne więc, aby wybrana aplikacja była łatwa w obsłudze. Należy wybrać aplikację o przyjaznym użytkow­nikowi układzie, którego obsługa będzie łatwa – tak dla kierownika floty, jak i dla kierowców – aby nie marnować czasu.

Firma Webfleet opracowała aplikację Webfleet Logbook, aby pomóc firmom takim jak Twoja wydajniej zarządzać danymi przebiegu. Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie przebiegiem, chętnie Ci w tym pomożemy. Skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów i dowiedz się, co możemy dla Ciebie zrobić.